Transparenz - DAS Ziel der Bürgerinformation! Was verrät das Bürgerinformationssytem der Bezirksversammlung Wandsbek ("Allris") im Gegensatz zu anderen Bezirken nicht? Kleine Anfrage v. 18.08.2021

Auf der Website der Hansestadt Hamburg www.hamburg.de lassen sich für alle sieben Bezirke die jeweiligen Bürgerinformationssysteme der Bezirksversammlungen („Allris“) leicht auffinden und nutzen. Neben einem aktuellen Monats-Sitzungskalender lassen sich auch die Vorjahre als umfangreiches Gremien-Archiv, Informationen zu Ausschüssen, Fraktionen, Ausschussmitgliedern und eine Text-Recherche aufrufen.

Leider verfügen die Ausschüsse in den sieben Bezirken der Stadt über recht unterschiedliche Bezeichnungen und Drucksachen über unterschiedliches Layout und Informationsgehalt.

Für den Bezirk Wandsbek:

https://www.hamburg.de/wandsbek/bezirksversammlung

https://sitzungsdienst-wandsbek.hamburg.de/bi/allris.net.asp

Es werden folgende Fragen an die Verwaltung gerichtet:
Das Bezirksamt Wandsbek antwortet wie folgt: 26.08.2021

1) Warum werden die Drucksachen der politischen Ausschüsse im Bezirk Wandsbek in der tabellarischen Übersicht sowie in der Einzelansicht/Druckversion für die Verfasser nur mit dem Namen einer Fraktion tituliert? [xxx-Fraktion, yyy-Fraktion]

2) Warum werden die Drucksachen nicht wie in vier anderen Bezirken Hamburgs und in deren Bürgerinformationssytem der jeweiligen Bezirksversammlung genau mit den Namen der Verfasser:innen d.h. Mitglieder der jeweiligen Fraktion benannt und auf der Drucksache aufgeführt? Sowohl im Drucksachen-Kopf als auch in einer Fußzeile:

[Sabine Mustermann, Peter Protofrau, Bastian Bleistift (xxx-Fraktion)]

3) Wäre diese sehr transparente Darstellung der exakten Antragsteller:innen/Urheber:innen von Anträgen nicht eine deutliche Verbesserung für Transparenz, die der Bezirk Wandsbek bzw. die Bezirksversammlung Wandsbek in ihr Bürgerinformationssystem sehr einfach übernehmen könnte?

4) Wurde diese erweiterte Darstellungsform mit Namen der Antrags-Urheber schon einmal zur Diskussion gestellt?

a) Wann?

b) in welchem Gremium?

- Verwaltung bezirksintern?

- Verwaltung bezirksübergreifend oder mit der Senatorin für die Bezirke?

- im Ältestenrat der Bezirksversammlung Wandsbek?

Bezirksamt Wandsbek zu den Fragen 1 bis 4:

Das Ratsinformationssystem ALLRIS wurde 2013 für die Gremienorganisation der Bezirke eingeführt. Das System wird durch einen privaten Anbieter zur Verfügung gestellt. Die einzelnen Kundinnen und Kunden können die Funktionen des Systems nur im gegebenen Rahmen einstellen.

Im Rahmen des Implementierungsprojektes wurden Arbeitsgruppen aus Mitgliedern der Fraktionen der Bezirksversammlung und Mitgliedern der Verwaltung zusammengestellt. Diese diskutierten den Zuschnitt des Ratsinformationssystems auf die Bezirksversammlung Wandsbek und die Darstellung von Drucksachen. Ihre Empfehlungen wurden bei der Implementierung des Ratsinformationssystems und in der Arbeit der Gremienbetreuung umgesetzt. Da die Fraktionen der unterschiedlichen Bezirke unterschiedliche Präferenzen und Prioritäten haben können, können von Bezirk zu Bezirk unterschiedliche Einstellungen und Verfahren vorgefunden werden.

Damit die Arbeitspraxis der bezirklichen Gremienbetreuung nach Möglichkeit vergleichbar bleibt, tagt regelmäßig ein Anwenderforum, in dem Vertreterinnen und Vertreter der Gremienbetreuung bezirksübergreifende Themen besprechen und einheitliche Vorgehensweisen erarbeiten.

Mit dem Beschluss „Das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS für den politischen Gebrauch verbessern“ (Drs. 21-2527) regte die Bezirksversammlung am 10.12.2020 mehrere Änderungen der implementierten Einstellungen und eine Diskussion über weitere Anpassungen an. Teile des Beschlusses wurden in Zusammenarbeit mit der Verfahrensbetreuung und dem Anwenderforum bereits umgesetzt. Neue gewünschte Funktionen können beispielsweise im Ältestenrat besprochen werden.

Bei der Erstellung von Antragsdrucksachen werden lediglich die antragstellenden Fraktionen bzw. Gruppen angegeben. Sofern es gesetzlich vorgegeben ist, wie bei Anfragen nach §§24 und 27 BezVG, werden einzelne Verfasserinnen und Verfasser aufgeführt (Beispiel: Drucksache 21-3755).

Das Ratsinformationssystem ALLRIS ist in erster Linie auf die Darstellung der Arbeit von Fraktionen ausgerichtet. Aus diesem Grund bietet das Programm beim Anlegen einer Drucksache die Möglichkeit, beliebig viele Fraktionen als Verfasserin oder Verfasser darzustellen. Sollen jedoch Personen namentlich als Verfasserin oder Verfasser genannt werden, so können lediglich drei unterschiedliche Verfasserinnen und Verfasser (Personen) über Drop-Down-Menüs ausgewählt werden. In Hamburg sind jedoch oftmals mehr als drei Personen Verfassern oder Verfasser einer Drucksache. Die Option, zusätzliche Mandatsträgerinnen und Mandatsträger als Verfasserin oder Verfasser auswählen zu können, müsste durch den Anbieter programmiert werden. Dieser meldete hierzu im Juni 2019 zurück, dass programmseitig keine Erhöhung der Anzahl der Felder vorgesehen sei. Eine manuelle Bearbeitung des Inhalts eines Verfasser-Feldes durch die Gremienbetreuung ist möglich. Jedoch ist eine manuelle Bearbeitung des Inhalts eines Verfasser-Feldes programmseitig eigentlich nicht vorgesehen, da der erweiterte Inhalt für die ALLRIS-nutzende Person nicht adäquat einsehbar ist.