Antwort auf Anfrage CDU betr. Lange Wartezeiten bei der Terminvergabe im Harburger Standesamt

Mehrere Bürger berichten über sehr lange Wartezeiten für Termine im Harburger Standesamt. So haben junge Eltern im Dezember 2024 erst für April 2025 einen Termin erhalten. Doch ohne die vom Standesamt ausgestellte Geburtsurkunde und amtliche (Namens-)Angleichungserklärung gibt es für Neugeborene keinen Personalausweis und es kann weder Kindergeld noch ein Platz in Krippe oder Kindertagesstätte beantragt werden.

Das Harburger Standesamt begründet die mehrmonatige Verzögerung gegenüber den Bürgern mit „Personalengpässen und Urlaubszeiten“.

Vor diesem Hintergrund fragen wir das zuständige Dezernat:

1. Wie sind die Plan-Stellen im Harburger Standesamt aktuell besetzt?

Bitte nach Voll- und Teilzeitstellen und Vakanzen darstellen.
a) Werden Vollzeit-Stellen auch mit Teilzeitkräften besetzt? Wenn ja, in welchem Umfang?

2. Wie ist der Krankenstand in der Abteilung? Bitte für die letzten zwölf Monate darstellen.

3. Wie ist der Stand länger planbarer Abwesenheiten (Urlaube, Beurlaubungen, Schulungen, Fortbildungen u.ä.) von Mitarbeitern im Standesamt? Bitte für die letzten zwölf Monate darstellen.

4. Wird sichergestellt, dass trotz Urlaubszeiten und sonstiger längerer Abwesenheiten von Mitarbeitern die zeitnahe Bearbeitung wichtiger Bürgeranliegen gewährleistet ist?
Wenn ja, wie?

Wenn nein, warum nicht?
5. Gibt es regelmäßig wiederkehrende Zeiträume mit besonders dünner Besetzung?

6. Gibt es seitens des Standesamtes Harburg für besondere Eil-/Härtefälle die Möglichkeit, zusätzlich frühere Termine anzubieten?
Wenn ja, welche und wie werden sie dem Bürger gegenüber kommuniziert?
Wenn nein, warum nicht?

7. Verkürzt sich die Bearbeitungszeit grundsätzlich, wenn das Kind in einem Krankenhaus bzw. in einer sonstigen Einrichtung, in der Geburtshilfe geleistet wird, zur Welt kommt? Denn dort übernimmt die Einrichtung die (digitale) Geburtsanzeige.

8. Wieviele Tage soll die durchschnittliche Bearbeitungszeiten für Geburtsurkunden im Bezirk Harburg dauern?

9. Wieviele Tage dauert sie tatsächlich?

10. Das Harburger Bezirksamt bietet Kunden auch elektronische Funktionspostfächer an, zum Beispiel urkunden@harburg.hamburg.de, namen@harburg.hamburg.de Diese Kontaktmöglichkeit im Rahmen des e-Governments ist grundsätzlich zu begrüßen, wenn sie zu einer zeitnahen Bearbeitung der so eingereichten Anliegen beitragen.

Daher bitten wir zum Stichtag (= Datum dieser Anfrage)

a) alle Funktionspostfächer für den externen Kundenverkehr einzeln aufzulisten,

b) die Anzahl der noch unbeantworteten E-Mails in den unter a) genannten Postfächern zu nennen,

c) das jeweils älteste Datum des Absendens von noch unbeantworteten E-Mails in den unter a) genannten Postfächern zu nennen.

d) Bis wann werden voraussichtlich alle noch unbeantworteten E-Mails in den unter a) genannten Postfächern beantwortet sein?

Hamburg, am 30.01.2025

FREIE UND HANSESTADT HAMBURG

Bezirksamt Harburg

26. Februar 2025

Das Bezirksamt Harburg nimmt zu der Großen Anfrage der CDU-Fraktion, Drs. 22-0422, wie folgt Stellung:

1. Wie sind die Plan-Stellen im Harburger Standesamt aktuell setzt?

Antwort zu Frage 1

Das Harburger Standesamt verfügt zum Stichtag 01.02.2025 über einen Stellenpool, der temporäre Stellen inkludiert, in Höhe von 18,51 Stellen, wovon 16,27 ausgeschöpft sind. Zum 01. und 15.03.2025 werden weitere 1,77 VZÄ besetzt werden können.

Bitte nach Voll- und Teilzeitstellen und Vakanzen darstellen.

a) Werden Vollzeit-Stellen auch mit Teilzeitkräften besetzt? Wenn ja, in welchem Umfang?

Antwort zu Frage 1a

Aufgrund der Stellenpoolbildung gleichwertiger Stellen, wird keine Unterscheidung nach Vollzeit- bzw. Teilzeitstellen vorgenommen. Der Stellenpool kann folglich flexibel besetzt werden.

2. Wie ist der Krankenstand in der Abteilung? Bitte für die letzten zwölf Monate darstellen.

Antwort zu Frage 2

Im Jahr 2024 betrug die Fehlzeitenquote im Mittel 6,49% (Quelle BASIC), aufgeteilt
auf die Monate Januar bis Dezember:

2024	Jan	Feb	Mär	Apr	Mai	Jun	Jul	Aug	Sep	Okt	Nov	Dez
Fehlzeiten-quote in Prozent	14,59	16,54	7,5	6,58	0,71	5,50	4,35	1,95	4,76	6,35	4,29	4,8

3. Wie ist der Stand länger planbarer Abwesenheiten (Urlaube, Beurlaubungen, Schulungen, Fortbildungen u.ä.) von Mitarbeitern im Standesamt? Bitte für die letzten zwölf Monate darstellen.

Antwort zu Frage 3

In den letzten 12 Monaten haben die Beschäftigten Ihren regulären Urlaub in Anspruch genommen (im Regelfall 30 Tage/Jahr).
Daneben sieht das Personenstandsgesetz vor, dass sich Kolleg:innen einarbeiten bzw. fortbilden müssen, um bestellt zu werden bzw. zu bleiben. Je nach fachlicher Notwendigkeit und Schulungsangebot sind hierfür zwischen 5-10 Arbeitstage jährlich gebunden. In den letzten 12 Monaten wurden 2 Kolleg:innen zur/zum Standesbeamt:in bestellt und haben hierfür am 14-tägigen Grundseminar in Bad Salzschlirf teilgenommen.

Die Führungskräfte stellen sich, dass die Vertretung der Fortzubildenden oder Beurlaubten Mitarbeitenden gegeben ist.

Eine differenzierte Darstellung der Abwesenheiten kann zu Rückschlüssen einzelner Mitarbeitenden führen, da das Fachamt über eine geringe Anzahl an Mitarbeitenden verfügt.

4. Wird sichergestellt, dass trotz Urlaubszeiten und sonstiger längerer Abwesenheiten von Mitarbeitern die zeitnahe Bearbeitung wichtiger Bürgeranliegen gewährleistet ist? Wenn ja, wie?

Wenn nein, warum nicht?

Antwort zu Frage 4

Ja, aufgrund der Vertretungsregelungen innerhalb der Teams und der Prioritätensetzung wird die zeitnahe Bearbeitung wichtiger Bürgeranliegen sichergestellt.

5. Gibt es regelmäßig wiederkehrende Zeiträume mit besonders dünner Besetzung?

Antwort zu Frage 5

Planmäßig gibt es diese Zeiträume nicht.

6. Gibt es seitens des Standesamtes Harburg für besondere Eil-/Härtefälle die Möglichkeit, zusätzlich frühere Termine anzubieten?

Wenn ja, welche und wie werden sie dem Bürger gegenüber kommuniziert? Wenn nein, warum nicht?

Antwort zu Frage 6

Die Einordnung, was eilbedürftig ist, behält sich das Standesamt vor. Bürger*innen haben die Möglichkeit ihr Anliegen telefonisch, schriftlich (via Mail und Brief) beim Standesamt zu platzieren und hier auf besondere Umstände hinzuweisen. In direkter Kommunikation mit den Betroffenen findet eine Einordnung in Bezug auf Eil- und Härtefall statt und bei Bedarf wird kurzfristig ein Termin anberaumt.

7. Verkürzt sich die Bearbeitungszeit grundsätzlich, wenn das Kind in einem Krankenhaus bzw. in einer sonstigen Einrichtung, in der Geburtshilfe geleistet wird, zur Welt kommt? Denn dort übernimmt die Einrichtung die (digitale) Geburtsanzeige.

Antwort zu Frage 7

Die Bearbeitungszeit steht in Abhängigkeit der Zulieferung der gesetzlich erforderlichen Unterlagen, die für die Beurkundung erforderlich sind. Die Zulieferung des Krankenhauses ist ein Teil davon. Entsprechend ist die Bearbeitungszeit unabhängig vom Geburtsort.

8. Wie viele Tage soll die durchschnittliche Bearbeitungszeiten für Geburtsurkunden im Bezirk Harburg dauern?

Antwort zu Frage 8

Die Beurkundung der Geburt kann erfolgen, wenn die Aktenlage dies billigt. Aufgrund der Diversität der Fälle kann keine durchschnittliche Bearbeitungszeit für Geburtsurkunden festgelegt werden. Eine zeitnahe Ausstellung der Geburtsurkunde ist im beidseitigem Interesse.

9. Wie viele Tage dauert sie tatsächlich?

Antwort zu Frage 9

Die Bearbeitungszeit der Geburtsurkunde beginnt mit der Beurkundungsreife (sprich Vollständigkeit der Unterlagen) und endet mit der Ausstellung der Geburtsurkunde.

In Harburg beträgt die durchschnittliche Bearbeitungszeit circa 4-5 Arbeitstagen (Quelle BASIC; Datenbasis 2024 sowie Januar 2025).

10. Das Harburger Bezirksamt bietet Kunden auch elektronische Funktionspostfächer an, zum Beispiel urkunden@harburg.hamburg.de, namen@harburg.hamburg.de Diese Kontaktmöglichkeit im Rahmen des e-Governments ist grundsätzlich zu begrüßen, wenn sie zu einer zeitnahen Bearbeitung der so eingereichten Anliegen beitragen.

Daher bitten wir zum Stichtag (= Datum dieser Anfrage)

a) alle Funktionspostfächer für den externen Kundenverkehr einzeln aufzulisten,

Antwort zu Frage 10a

Nachstehende elektronische Funktionspostfächer stehen den Bürger:innen für Anliegen aktuell zur Verfügung:

geburten@harburg.hamburg.de

heirat@harburg.hamburg.de

namen@harburg.hamburg.de

standesamt@harburg.hamburg.de

sterbefaelle@harburg.hamburg.de

urkunden@harburg.hamburg.de.

b) die Anzahl der noch unbeantworteten E-Mails in den unter a) genannten Postfächern zu nennen,

c) das jeweils älteste Datum des Absendens von noch unbeantworteten E-Mails in den unter a) genannten Postfächern zu nennen.

d) Bis wann werden voraussichtlich alle noch unbeantworteten E-Mails in den unter a) genannten Postfächern beantwortet sein?

Antwort zu Frage 10b-d

E-Mails, die in den unter 10a genannten Funktionspostfächer eingehen, erhalten standardmäßig eine Eingangsbestätigung, die aktuelle Informationen und den weiteren Ablauf enthalten. Eingehende Vorgängen werden im Anschluss den zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen, diese übernehmen die weitere Bearbeitung. Die Dauer einer für die Kunden abschließende Rückantwort ist von verschiedenen Faktoren abhängig, bspw. zur Verfügung stehender Ressource oder der Vorlage von Nachweisen seitens der Kunden:innen.

Werden in der E-Mail für die Bearbeitung alle notwendigen Informationen und ggfs. Nachweise beigefügt, ist eine weitere Korrespondenz aus verwaltungsökonomischen Gründen entbehrlich (Verweis in der Eingangsbestätigungs-Mail).

i.V. Queckenstedt