Das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS für den politischen Gebrauch verbessern, hier: Konkretisierung der Petitumspunkte 3, 4, 5 und 8 (beschlossene Fassung)

Die Bezirksversammlung Hamburg-Mitte hat in ihrer Sitzung am 18.03.2021 den Antrag der CDU-, SPD- und FDP-Fraktion Drs. Nr. 22-1794 einstimmig beschlossen. Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung am 01.06.2021 die Ziffern 3, 4, 5 und 8 wie folgt konkretisiert:

Mit dem Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird der gesamte Sitzungsdienst der Bezirksversammlung Hamburg-Mitte organisiert. Die Fraktionen haben dementsprechend ihre Büroorganisationen zu überwiegend papierlosen Arbeitsabläufen angepasst.

Jedoch gibt es bei der Anwendung von ALLRIS oft Probleme. Eine effektive Filter- und Sortierfunktion ist nicht vorhanden. Die Antworten von Anfragen und Auskunftsersuchen werden unterschiedlich in ALLRIS erfasst – mal in der Anfrage selbst, mal als „Antwort auf die Anfrage“. Das System hat auch oft längere Ladezeiten, wodurch zum Beispiel Suchanfragen sehr lange dauern oder gelegentlich auch wegen Überschreitung der Zeit abgebrochen werden.

Aufgrund der derzeitigen mangelnden Ausgestaltung des Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird die Arbeit der Fraktionen nicht in dem Maße wie erwartet erleichtert.

Dies vorausgeschickt beschließt die Bezirksversammlung Hamburg-Mitte wie folgt:

Der Bezirksamtsleiter wird gebeten, sich bei den zuständigen Stellen dafür einzusetzen, dass das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS folgende Dienste anbietet oder bestehende Dienste verbessert werden:

1. Im System sollen die Termine und Tagesordnungen der durch öffentliche Mittel geförderten Stadtteilbeiräte, formeller Arbeitskreise, Arbeitsgemeinschaften und ggf. auch der Sonder- oder Unterausschüsse im Bereich „Terminkalender“ erfasst und eingetragen werden. Die Protokolle dieser Sitzungen sollen dort ebenfalls eingestellt werden.

2. Im System sollen alle Mitglieder der in Ziff. 1 genannten Gruppierungen im Bereich „Organisation – Ausschüsse“ sichtbar sein.

3. Im System soll die Funktion der Textrecherche verbessert werden – insbesondere soll bei Bauanträgen auch bei einer Suche nach einer „Straße“ ein Ergebnis für „Sitzungen“ aufgeführt werden. Der Punkt ist bereits erledigt.

4. Im System sollen im Bereich der Textrecherche weitere Filterfunktionen (nach Jahr, Drucksachenart, Fraktion, Ausschuss, Öffentlich/nichtöffentlich, Ampelsystem ) eingerichtet werden.

5. Im System soll der Status der einzelnen Vorgänge Drucksachen durch ein Ampelsystem ersichtlich sein. Hiermit soll verdeutlicht werden, ob sie sich z.B. in Bearbeitung befinden oder bereits abgeschlossen sind („rot"=eingereicht, „gelb"=in Bearbeitung und „grün"=erledigt). Die Anzeige erfolgt in der Drucksachenübersicht und bei der Textrecherche und es sollte auch danach gefiltert werden können.

6. Es ist zu prüfen, wie hoch der Aufwand und die Kosten für die nachträgliche Erfassung im System von fehlenden Drucksachen, Mitteilungen, Vorlagen etc. seit 2006 in ALLRIS eingeschätzt werden.

7. Die ALLRIS App sollte so programmiert werden, dass sie auch auf mobilen Endgeräten mit den Betriebssystemen iOS, Windows und Android mit einer Bildschirmdiagonale unter 7 Zoll nutzbar ist.

8. Bei der Dokumentation von Antworten auf Anfragen, oder andere Auskunftsersuchen möge die Geschäftsstelle eine einheitliche Verfahrensweise anwenden. Welche Verfahrensweise zum Zuge kommen soll, möge zuvor im Hauptausschuss beraten werden. Beispielsweise sollen Anfragen unter TOP „Verschiedenes“ mit einem eigenen Betreff versehen werden und später eingestellte Antworten denselben Betreff aufweisen.

9. Es ist zu prüfen, warum es häufig bei ALLRIS zu langen Wartezeiten beim Laden der Seiten oder bei der Textrecherche kommt. Dieser Mangel möge behoben werden.

10. Sich dafür einzusetzen, dass auch Such- und Recherchefunktionen für die ALLRIS-App implementiert werden.

Sollten die oben aufgeführten Punkte im Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS nicht behoben bzw. eingestellt werden können, möge geprüft werden, welches andere Sitzungsmanagement und Informationssystem alternativ genutzt werden kann.