Das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS für den politischen Gebrauch verbessern

Die Bezirksversammlung Hamburg-Mitte hat in ihrer Sitzung am 18.03.2021 den Antrag der CDU-, SPD- und FDP-Fraktion Drs. Nr. 22-1794 einstimmig beschlossen. Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung am 01.06.2021 die Ziffern 3, 4, 5 und 8 wie folgt konkretisiert:

Mit dem Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird der gesamte Sitzungsdienst der Bezirksversammlung Hamburg-Mitte organisiert. Die Fraktionen haben dementsprechend ihre Büroorganisationen zu überwiegend papierlosen Arbeitsabläufen angepasst.

Jedoch gibt es bei der Anwendung von ALLRIS oft Probleme. Eine effektive Filter- und Sortierfunktion ist nicht vorhanden. Die Antworten von Anfragen und Auskunftsersuchen werden unterschiedlich in ALLRIS erfasst – mal in der Anfrage selbst, mal als „Antwort auf die Anfrage“. Das System hat auch oft längere Ladezeiten, wodurch zum Beispiel Suchanfragen sehr lange dauern oder gelegentlich auch wegen Überschreitung der Zeit abgebrochen werden.

Aufgrund der derzeitigen mangelnden Ausgestaltung des Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird die Arbeit der Fraktionen nicht in dem Maße wie erwartet erleichtert.

Dies vorausgeschickt beschließt die Bezirksversammlung Hamburg-Mitte wie folgt:

Der Bezirksamtsleiter wird gebeten, sich bei den zuständigen Stellen dafür einzusetzen, dass das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS folgende Dienste anbietet oder bestehende Dienste verbessert werden:

1. Im System sollen die Termine und Tagesordnungen der durch öffentliche Mittel geförderten Stadtteilbeiräte, formeller Arbeitskreise, Arbeitsgemeinschaften und ggf. auch der Sonder- oder Unterausschüsse im Bereich „Terminkalender“ erfasst und eingetragen werden. Die Protokolle dieser Sitzungen sollen dort ebenfalls eingestellt werden.

2. Im System sollen alle Mitglieder der in Ziff. 1 genannten Gruppierungen im Bereich „Organisation – Ausschüsse“ sichtbar sein.

3. Im System soll die Funktion der Textrecherche verbessert werden – insbesondere soll bei Bauanträgen auch bei einer Suche nach einer „Straße“ ein Ergebnis für „Sitzungen“ aufgeführt werden. Der Punkt ist bereits erledigt.

4. Im System sollen im Bereich der Textrecherche weitere Filterfunktionen (nach Jahr, Drucksachenart, Fraktion, Ausschuss, Öffentlich/nichtöffentlich, Ampelsystem ) eingerichtet werden.

5. Im System soll der Status der einzelnen Vorgänge Drucksachen durch ein Ampelsystem ersichtlich sein. Hiermit soll verdeutlicht werden, ob sie sich z.B. in Bearbeitung befinden oder bereits abgeschlossen sind („rot"=eingereicht, „gelb"=in Bearbeitung und „grün"=erledigt). Die Anzeige erfolgt in der Drucksachenübersicht und bei der Textrecherche und es sollte auch danach gefiltert werden können.

6. Es ist zu prüfen, wie hoch der Aufwand und die Kosten für die nachträgliche Erfassung im System von fehlenden Drucksachen, Mitteilungen, Vorlagen etc. seit 2006 in ALLRIS eingeschätzt werden.

7. Die ALLRIS App sollte so programmiert werden, dass sie auch auf mobilen Endgeräten mit den Betriebssystemen iOS, Windows und Android mit einer Bildschirmdiagonale unter 7 Zoll nutzbar ist.

8. Bei der Dokumentation von Antworten auf Anfragen, oder andere Auskunftsersuchen möge die Geschäftsstelle eine einheitliche Verfahrensweise anwenden. Welche Verfahrensweise zum Zuge kommen soll, möge zuvor im Hauptausschuss beraten werden. Beispielsweise sollen Anfragen unter TOP „Verschiedenes“ mit einem eigenen Betreff versehen werden und später eingestellte Antworten denselben Betreff aufweisen.

9. Es ist zu prüfen, warum es häufig bei ALLRIS zu langen Wartezeiten beim Laden der Seiten oder bei der Textrecherche kommt. Dieser Mangel möge behoben werden.

10. Sich dafür einzusetzen, dass auch Such- und Recherchefunktionen für die ALLRIS-App implementiert werden.

Sollten die oben aufgeführten Punkte im Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS nicht behoben bzw. eingestellt werden können, möge geprüft werden, welches andere Sitzungsmanagement und Informationssystem alternativ genutzt werden kann.

Das Bezirksamt Hamburg-Mitte nimmt gemeinsam mit dem für Allris federführend zuständigen Bezirksamt Hamburg-Nord wie folgt Stellung:

Zu 1 und 2:

Das Ratsinformationssystem ist so ausgestaltet, dass es alle Anforderungen erfüllt, die zur Aufgabenerfüllung der Administration der Bezirksversammlung, der von ihr eingesetzten Fach-, Regional- und deren Unterausschüsse sowie ggf. eingesetzte Sonderausschüsse erfüllt. Arbeitskreise und Arbeitsgemeinschaften sind kein Bestandteil dieser Gremienstruktur und liegen außerhalb des Geschäftsbereiches der Bezirksversammlung, dem gesetzlichen Regelungsrahmen des BezVG und damit auch außerhalb der Geschäftsführungsverantwortung der Geschäftsstelle der Bezirksversammlung und der Gremienbetreuung.

Zu 4:

Nach einer überbezirklichen Abstimmung werden vom Bezirksamt die folgenden Änderungswünsche an den Hersteller kommuniziert:

•         Im Bereich der Textrecherche soll eine Vereinfachung des Zeitraum-Filters implementiert werden.

•         Im Bereich der Textrecherche soll ein Filtern nach der Drucksachenart sowie nach dem Öffentlichkeitsstatus (öffentlich/nichtöffentlich) ermöglicht werden.

Das Filtern nach einem Ausschuss ist bereits möglich.

Zum Ampelsystem sind die Ausführungen unter Ziff. 5 zu berücksichtigen.

Zu 5:

Drucksachen werden in Allris erstellt und für die Politik und/oder die Öffentlichkeit freigegeben. Nach einer Sitzung und einem erfolgten Beschluss geht dieser an ein Fachamt zur Prüfung / Umsetzung bzw. eine Fachbehörde mit der Bitte, diesen umzusetzen.

Beide Stellen werden um eine Mitteilung zu dem Beschluss gebeten, die dann in einer neuen Drucksache, allerdings mit einem Bezug zur Ursprungsdrucksache, erstellt wird. Bis zur Erstellung einer Mitteilung befindet sich die Umsetzung / Prüfung des Beschlusses in Arbeit. Bei längeren Zeitspannen sorgt die Gremienbetreuung zusammen mit dem Fachamt dafür, eine Zwischeninformation abzugeben.

Sobald die Mitteilung in einer sog. Bezugsdrucksache erstellt und vom Gremium zur Kenntnis genommen wurde, ist der Vorgang abgeschlossen.

Ein Ampelsystem kann nur für die jeweilige Drucksache vorgenommen werden. Das würde bedeuten, dass die Ursprungsdrucksache parallel zur Mitteilung ebenfalls fortgeschrieben und damit doppelt gearbeitet werden müsste. Diese Doppelarbeit ist nicht leistbar und würde zudem zu Fehlern führen. Außerdem muss die Aktualisierung stets unmittelbar erfolgen, um Unmut und Verwirrung vorzubeugen. Diese unmittelbare Umsetzung ist ebenfalls nicht leistbar.

Eine technische Lösung ist nicht vorgesehen.

Zu 6:

Die Aufbewahrungspflicht besteht gemäß Aktenordnung für Haupt- und Unterakten 10 Jahre. Die Gremienbetreuung hat ältere Drucksachen bis 2011 bereits eingestellt.

Frühere Drucksachen sind im Staatsarchiv einsehbar.

Zu 7:

Das Bezirksamt hat den Beschluss Ende März 2021 an den Hersteller weitergeleitet und um Stellungnahme gebeten. Nach einer internen Klärung seitens des Herstellers hat dieser gegenüber dem Bezirksamt kommuniziert, dass derzeit keine Planungen für eine Bereitstellung der ALLRIS App auf Mobiltelefonen existieren.

Zu 8:

Die Geschäftsstelle der Bezirksversammlung und die Gremienbetreuung setzen diesen Punkt seit Beschlussfassung über den Antrag 22-1794.1 um.

Zu 9:

Der zuständige IT-Dienstleister wurde mit der Ursachenanalyse sowie mit der Behebung des Problems beauftragt. Aktuell werden seitens des IT-Dienstleisters unterschiedliche Ansätze geprüft und erprobt.

Zu 10:

In der ALLRIS App ist es bereits möglich, nach Inhalten zu suchen und zu recherchieren. Detaillierte Informationen hierzu können den Anwenderhandbüchern des Herstellers in der ALLRIS App entnommen werden.

Eine separate Lösung für nur einen Bezirk ist mindestens mit dem Bürgerschaftsbeschluss 17/1555, der Grundlage für die Anschaffung eines Sitzungsmanagements war, ausgeschlossen.

Um Kenntnisnahme wird gebeten.

Keine Orte erkannt.

Die Erkennung von Orten anhand des Textes der Drucksache kann ungenau sein. Es ist daher möglich, das Orte gar nicht oder falsch erkannt werden.