Das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS für den politischen Gebrauch verbessern, hier: Konkretisierung der Petitumspunkte 3, 4, 5 und 8

Die Bezirksversammlung Hamburg-Mitte hat in ihrer Sitzung am 18.03.2021 den nachfolgend aufgeführten Antrag der CDU-, SPD- und FDP-Fraktion Drs. Nr. 22-1794 einstimmig beschlossen.

Mit dem Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird der gesamte Sitzungsdienst der Bezirksversammlung Hamburg-Mitte organisiert. Die Fraktionen haben dementsprechend ihre Büroorganisationen zu überwiegend papierlosen Arbeitsabläufen angepasst.

Jedoch gibt es bei der Anwendung von ALLRIS oft Probleme. Eine effektive Filter- und Sortierfunktion ist nicht vorhanden. Die Antworten von Anfragen und Auskunftsersuchen werden unterschiedlich in ALLRIS erfasst – mal in der Anfrage selbst, mal als „Antwort auf die Anfrage“. Das System hat auch oft längere Ladezeiten, wodurch zum Beispiel Suchanfragen sehr lange dauern oder gelegentlich auch wegen Überschreitung der Zeit abgebrochen werden.

Aufgrund der derzeitigen mangelnden Ausgestaltung des Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird die Arbeit der Fraktionen nicht in dem Maße wie erwartet erleichtert.

Dies vorausgeschickt beschließt die Bezirksversammlung Hamburg-Mitte wie folgt:

Der Bezirksamtsleiter wird gebeten, sich bei den zuständigen Stellen dafür einzusetzen, dass das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS folgende Dienste anbietet oder bestehende Dienste verbessert werden:

1. Im System sollen die Termine und Tagesordnungen der durch öffentliche Mittel geförderten Stadtteilbeiräte, formeller Arbeitskreise, Arbeitsgemeinschaften und ggf. auch der Sonder- oder Unterausschüsse im Bereich „Terminkalender“ erfasst und eingetragen werden. Die Protokolle dieser Sitzungen sollen dort ebenfalls eingestellt werden.

2. Im System sollen alle Mitglieder der in Ziff. 1 genannten Gruppierungen im Bereich „Organisation – Ausschüsse“ sichtbar sein.

3. Im System soll die Funktion der Textrecherche verbessert werden – insbesondere soll bei Bauanträgen auch bei einer Suche nach einer „Straße“ ein Ergebnis für „Sitzungen“ aufgeführt werden.

4. Im System sollen weitere Filterfunktionen (nach Jahr, Drucksachenart, Fraktion, Ausschuss, Öffentlich/nichtöffentlich) eingerichtet werden.

5. Im System soll der Status der einzelnen Vorgänge durch ein Ampelsystem ersichtlich sein. Hiermit soll verdeutlicht werden, ob sie sich z.B. in Bearbeitung befinden oder bereits abgeschlossen sind.

6. Es ist zu prüfen, wie hoch der Aufwand und die Kosten für die nachträgliche Erfassung im System von fehlenden Drucksachen, Mitteilungen, Vorlagen etc. seit 2006 in ALLRIS eingeschätzt werden.

7. Die ALLRIS App sollte so programmiert werden, dass sie auch auf mobilen Endgeräten mit den Betriebssystemen iOS, Windows und Android mit einer Bildschirmdiagonale unter 7 Zoll nutzbar ist.

8. Bei der Dokumentation von Antworten auf Anfragen, oder andere Auskunftsersuchen möge die Geschäftsstelle eine einheitliche Verfahrensweise anwenden. Welche Verfahrensweise zum Zuge kommen soll, möge zuvor im Hauptausschuss beraten werden.

9. Es ist zu prüfen, warum es häufig bei ALLRIS zu langen Wartezeiten beim Laden der Seiten oder bei der Textrecherche kommt. Dieser Mangel möge behoben werden.

10. Sich dafür einzusetzen, dass auch Such- und Recherchefunktionen für die ALLRIS-App implementiert werden.

Sollten die oben aufgeführten Punkte im Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS nicht behoben bzw. eingestellt werden können, möge geprüft werden, welches andere Sitzungsmanagement und Informationssystem alternativ genutzt werden kann.

Im Nachgang haben sich Konkretisierungswünsche ergeben, ohne die eine Umsetzung bzw. Prüfung nicht möglich ist.

3. Im System soll die Funktion der Textrecherche verbessert werden – insbesondere soll bei Bauanträgen auch bei einer Suche nach einer „Straße“ ein Ergebnis für „Sitzungen“ aufgeführt werden.

Der genannte Wunsch kann nicht nachvollzogen werden, da bei der Eingabe von Straßennamen Rechercheergebnisse für Drucksachen, Sitzungen und Tagesordnungspunkte - sofern vorhanden - angezeigt werden.

Daher werden konkrete Verbesserungswünsche erbeten.

4. Im System sollen weitere Filterfunktionen (nach Jahr, Drucksachenart, Fraktion, Ausschuss, Öffentlich/nichtöffentlich) eingerichtet werden.

Es ist nicht klar, auf welchen Seiten (z.B. Drucksachenübersicht? Textrecherche?) welche Filterfunktionen eingerichtet werden sollen.

5. Im System soll der Status der einzelnen Vorgänge durch ein Ampelsystem ersichtlich sein. Hier-mit soll verdeutlicht werden, ob sie sich z.B. in Bearbeitung befinden oder bereits abgeschlossen sind.

Es ist nicht klar, welche Ampelfarben mit welcher Bedeutung auf welcher Seite angezeigt werden sollen.

8. Bei der Dokumentation von Antworten auf Anfragen, oder andere Auskunftsersuchen möge die Geschäftsstelle eine einheitliche Verfahrensweise anwenden. Welche Verfahrensweise zum Zuge kommen soll, möge zuvor im Hauptausschuss beraten werden.

Es werden Anfragen der Bezirksversammlung nach § 24 und § 27 BezVG identifiziert. Diese werden frageweise bzw. einzelne Fragen zusammengefasst beantwortet.

Der Begriff der „anderen Auskunftsersuchen“ ist unklar.

Um Konkretisierung und Beschlussfassung wird gebeten.

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