Das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS für den politischen Gebrauch verbessern Beschluss der Bezirksversammlung vom 17.12.2020 (Drs. 21-2527)

Folgender Beschluss wurde gefasst:

Die Verwaltung möge veranlassen, dass das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS die bisher nicht freigeschalteten Funktion in der aktuellen (3.9.4) und zukünftigen Version präsentiert werden und prüfen, ob folgende Dienste angeboten oder verbessert werden

können:

1. Im System sollen die Termine der Arbeitskreise, Arbeitsgemeinschaften und aller Unterausschüsse im Bereich „Terminkalender“ erfasst und eingetragen werden. Die Protokolle dieser Sitzungen sollen mit eingestellt werden.
2. Im System sollen alle Mitglieder der Arbeitskreise, Arbeitsgruppen und Unterausschüsse im Bereich „Organisation – Ausschüsse“ sichtbar sein.
3. Im System soll die Funktion der Textrecherche verbessert werden – insbesondere sollen Bauanträge der 5er und 7er Listen bei einer Suche nach einer Straße als Ergebnis für „Sitzungen“ aufgeführt werden.
4. Im System sollen bessere Filterfunktionen (nach Jahr, Drucksachenart, Fraktion, Öffentlich/nichtöffentlich) eingerichtet werden.
5. Bei der Dokumentation von Antworten auf Anfragen, Auskunftsersuchen möge die Geschäftsstelle eine einheitliche Verfahrensweise anwenden. Welche Verfahrensweise zum Zuge kommen soll, möge zuvor im Hauptausschuss beraten werden.
6. Es ist zu prüfen, warum es häufig bei ALLRIS zu langen Wartezeiten beim Laden der Seiten oder bei der Textrecherche kommt. Dieser Mangel möge behoben werden.
7. Es ist zu prüfen, ob der automatische Logout nach „Inaktivität“ von 20 Minuten auf 45 Minuten erhöht werden kann.
8. Die Abgeordneten der Bezirksversammlung sowie die Fraktionsgeschäftsstellen sollen befragt werden, ob noch weitere Funktionen benötigt werden.

Das Bezirksamt Hamburg-Nord nimmt wie folgt Stellung:

Zu 3.:

Das Bezirksamt Hamburg-Nord ist an den System-Hersteller herangetreten und hat auf Opti-mierungspotenziale der Textrecherche hingewiesen. Am 04.06.2021 hat der Hersteller ver-schiedene Anpassungen der Textrecherche zugesagt. Diese Anpassungen umfassen u. a. die Ermöglichung einer Suche nach Zahlen im Betreff von Drucksachen, eine optimierte Suche in Anlagen sowie eine neue Suchmöglichkeit. Es ist geplant, erste Anpassungen ab der 29. Kalen-derwoche zu realisieren. Das Bezirksamt wird über den Abschluss der Arbeiten informieren und Hinweise zur verbesserten Textrecherche bereitstellen.

Bezugnehmend auf den Wunsch, dass bei einer Suche nach Straßennamen Bauanträge als Ergebnis im Bereich „Sitzungen“ ausgewiesen werden sollen, kann Folgendes mitgeteilt werden: Im Bereich „Sitzungen“ werden Tagesordnungspunkte sowie Niederschriften, die den gesuchten Begriff aufweisen, angezeigt. Sollten demnach Tagesordnungspunkte oder Niederschriften den gesuchten Straßennamen beinhalten, werden diese dort ausgewiesen.

Zu 4.:

Nach einer überbezirklichen Abstimmung werden vom Bezirksamt die folgenden Änderungs-wünsche an den Hersteller kommuniziert:

Im Bereich der Textrecherche soll eine Vereinfachung des Zeitraum-Filters implementiert wer-den.

Im Bereich der Textrecherche soll ein Filtern nach der Drucksachenart sowie nach dem Öffent-lichkeitsstatus (öffentlich/nichtöffentlich) ermöglicht werden.

Zu 6.:

Der zuständige IT-Dienstleister wurde mit der Ursachenanalyse sowie mit der Behebung des Problems beauftragt. Aktuell werden seitens des IT-Dienstleisters unterschiedliche Ansätze ge-prüft und erprobt.

Zu 7.:

Am 03.05.2021 wurde eine Anpassung am Ratsinformationssystem vorgenommen, durch die ein Logout nach einer Inaktivitätszeit von 45 Minuten erfolgt. 

Das  Bezirksamt ergänzt wie folgt:

Zu 1. und 2.:

Das Ratsinformationssystem ist so ausgestaltet, dass es alle Anforderungen erfüllt, die zur Aufgabenerfüllung der Administration der Bezirksversammlung, der von ihr eingesetzten Fach-, Regional- und deren Unterausschüsse sowie ggf. eingesetzte Sonderausschüsse erfüllt. Arbeitskreise und Arbeitsgemeinschaften sind kein Bestandteil dieser Gremienstruktur und liegen außerhalb des Geschäftsbereiches der BV, dem gesetzlichen Regelungsrahmen des BezVG und damit auch außerhalb der Geschäftsführungsverantwortung von BVG / Sitzungsdienst. 

Informationen über die Inhalte und Vorgänge dieser Gremien sollten wie bisher praktiziert von den jeweiligen VertreterInnen in den zuständigen Fachausschüssen verteilt werden. Die Geschäftsführung der Formate liegt in der alleinigen Verantwortung der TeilnehmerInnen.

Der Unterausschuss AG Planung und Haushalt wurde zwischenzeitlich in ALLRIS übernommen.

Zu 5.:

Eine einheitliche Lösung wurde im Ältestenrat besprochen und wird seitens der Geschäftsstelle der Bezirksversammlung entsprechend umgesetzt.

Zu 8.:

Eine Abfrage offener Punkte erfolgt im Ältestenrat.

Die Bezirksversammlung nimmt Kenntnis.

keine Anlage/n           

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