Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Niederschriften der Bezirksversammlung Hamburg-Nord verbessern Antrag der AfD-Fraktion

Ziel des Antrags ist die Einführung eines transparenten, nachvollziehbaren und qualitätsgesicherten Dokumentenmanagements für die Niederschriften der Bezirksversammlung Hamburg-Nord und ihrer Ausschüsse, ohne die bestehenden Regelungen der Geschäftsordnung zur Protokollführung zu verändern.

Sitzungsniederschriften sind wesentliche Dokumente der parlamentarischen Arbeit. Sie ermöglichen es den Mitgliedern der Bezirksversammlung und der Öffentlichkeit, Beratungen, Beschlüsse und deren Zustandekommen nachzuvollziehen.

Diese Funktion setzt jedoch voraus, dass Niederschriften nicht nur erstellt und veröffentlicht werden, sondern auch zuverlässig auffindbar, eindeutig zuordenbar und hinsichtlich ihres Bearbeitungsstandes überprüfbar sind.

In der bisherigen Praxis ist nicht immer ohne Weiteres erkennbar, welche Niederschriften bereits vorliegen, welche sich noch in Bearbeitung befinden und welche Fassungen durch das jeweilige Gremium genehmigt wurden. Auch die zeitliche Abfolge von Erstellung, Bereitstellung, Genehmigung und Veröffentlichung sowie mögliche nachträgliche Änderungen sind nicht durchgehend transparent nachvollziehbar.

Dies erschwert sowohl die parlamentarische Arbeit als auch die öffentliche Kontrolle. Insbesondere bei verzögert bereitgestellten Niederschriften fehlt eine zentrale Übersicht, anhand derer sich der aktuelle Bearbeitungsstand und die Dauer einzelner Verfahrensschritte erkennen lassen.

Ein transparentes Dokumentenmanagement sollte daher grundlegende Anforderungen an eine qualitätsgesicherte Verwaltungsorganisation erfüllen. Dazu gehören insbesondere eindeutige Zuständigkeiten, dokumentierte Bearbeitungsschritte, eine nachvollziehbare Versionsverwaltung und einheitliche Kriterien für die Veröffentlichung und Archivierung.

Solche Standards entsprechen den Grundprinzipien eines modernen Qualitätsmanagements. Sie dienen nicht der Schaffung zusätzlicher Bürokratie, sondern der Verlässlichkeit, Nachprüfbarkeit und Verbesserung bestehender Verwaltungsabläufe.

Die vorhandenen technischen Möglichkeiten des Rats- und Bürgerinformationssystems sollten hierfür möglichst umfassend genutzt werden. Ziel ist es, sowohl den Mitgliedern der Bezirksversammlung als auch der Öffentlichkeit einen einfachen, systematischen und transparenten Zugang zu den Sitzungsniederschriften und ihrem jeweiligen Bearbeitungsstand zu ermöglichen.

Die Bezirksversammlung Hamburg-Nord möge daher beschließen:

Das Bezirksamt wird gebeten, in Abstimmung mit der Geschäftsstelle der Bezirksversammlung und den zuständigen Stellen die nachfolgenden Maßnahmen zur Verbesserung der Transparenz, Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Sitzungsniederschriften zu prüfen und im Rahmen der jeweiligen Zuständigkeiten umzusetzen:

1. Zentrale Auffindbarkeit
   Im Rats- und Bürgerinformationssystem wird eine zentrale, chronologisch geordnete und nach Gremien durchsuchbare Übersicht sämtlicher Sitzungsniederschriften eingerichtet. Auch noch ausstehende Niederschriften sollen als solche erkennbar sein.

2. Eindeutiger Bearbeitungsstatus
   Jede Niederschrift erhält eine eindeutige Kennzeichnung ihres aktuellen Bearbeitungs- und Genehmigungsstatus, beispielsweise „in Bearbeitung“, „Entwurf“, „zur Genehmigung vorgelegt“ oder „genehmigt“.

3. Nachvollziehbare Versionsverwaltung
   Für Niederschriften wird eine nachvollziehbare Versionshistorie geführt. Änderungen, Ergänzungen und Berichtigungen sollen mit Datum und einer kurzen Beschreibung dokumentiert werden. Frühere Fassungen bleiben im Rahmen der geltenden rechtlichen Vorgaben nachvollziehbar.

4. Dokumentation der Verfahrensschritte
   Die wesentlichen Bearbeitungsschritte von der Sitzung über die Erstellung und Prüfung der Niederschrift bis zu ihrer Genehmigung und Veröffentlichung werden anhand einer einheitlichen Verfahrensbeschreibung dokumentiert. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sollen eindeutig geregelt sein.

5. Einheitliche Qualitätsstandards
   Für die Erstellung, Bearbeitung, Veröffentlichung und Archivierung der Niederschriften werden einheitliche Standards hinsichtlich Vollständigkeit, Aktualität, Nachvollziehbarkeit und Dokumentensicherheit festgelegt. Dabei sind bestehende organisatorische und technische Verfahren zu berücksichtigen.

6. Transparenz der Bearbeitungszeiten
   Die Zeitpunkte der Sitzung, der erstmaligen Bereitstellung, der Genehmigung und der endgültigen Veröffentlichung werden nachvollziehbar erfasst. Hierdurch sollen Verzögerungen erkennbar und organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten identifizierbar werden.

7. Wirtschaftlichkeit und technische Umsetzung
   Die Umsetzung soll vorrangig unter Nutzung der vorhandenen technischen Möglichkeiten des Rats- und Bürgerinformationssystems sowie bestehender personeller und organisatorischer Ressourcen erfolgen. Etwaige zusätzliche technische Anforderungen und Kosten sind darzustellen.

8. Berichterstattung
   Das Bezirksamt wird gebeten, der Bezirksversammlung innerhalb von drei Monaten über die Ergebnisse der Prüfung, die bestehenden technischen Möglichkeiten und die vorgesehenen Umsetzungsschritte zu berichten

AfD-Fraktion: Robert Buck, Kilian Oltrogge, Michael Schumann