Stellungnahme zum Antrag SPD betr. Arbeitsabläufe bei Sondermittelanträgen optimieren

In der Vergangenheit wurde wiederholt festgestellt, dass eingegangene Anträge für Sondermittel, Mittel aus dem Gestaltungsfonds und andere mehr nicht zügig an die Fraktionen zur Information weitergeleitet wurden und Stellungnahmen der Verwaltung dazu jeweils verspätet an Ausschüsse und Fraktionen gegeben wurden. Einerseits beeinträchtigt dies eine intensive inhaltliche Auseinandersetzung mit den Anträgen und andererseits kann dies zu Verzögerungen bei der Bewilligung von Anträgen führen und damit den Beginn oder gar die vollständige Durchführung des Vorhabens des Zuwendungsempfängers in Frage stellen.

Die Verwaltung wird gebeten eigehende Anträge zur Mitfinanzierung o.ä. unverzüglich den Fraktionen zur Vorabinformation zuzuleiten und Stellungnahmen dazu zeitgerecht vorzulegen.

FREIE UND HANSESTADT HAMBURG

Bezirksamt Harburg

        13.12.2019

Das Bezirksamt Harburg nimmt zu dem Antrag der SPD Fraktion (Drs. 20-4626 ) wie folgt Stellung:

Die Verwaltung beabsichtigt, die Arbeitsabläufe bei  Gestaltungsmittelanträgen wie folgt zu optimieren:

Eingehende Anträge werden immer umgehend an die Ausschussbetreuung des HWW geleitet.

(Es muss auch durch die Fraktionen sichergestellt werden, dass vereinzelt dort eingehende Anträge unmittelbar weitergeleitet werden)

Die Ausschussbetreuung des HWW gibt den Fraktionen die Anträge gleich nach Erfassung zur Kenntnis.

Gleichermaßen werden alle zuständigen Verwaltungsdienststellen (insbesondere Zuwendungssachgebiet und zuständiges Fachamt) durch die Ausschussbetreuung vom Antragseingang informiert.

Die Anträge werden auf die nächste TO des HWW gesetzt - auch bei Unvollständigkeit und noch nicht vorliegender Stellungnahme der Verwaltung.

(Der HWW kann auch ohne vollständige Unterlagen z. B. bereits die Überweisung in den zuständigen Fachausschuss veranlassen)

Die Anträge werden nach Überweisung durch den HWW sodann auf die nächste Tagesordnung des zuständigen Fachausschusses (oder des HA) gesetzt.

Der unmittelbar auf den HWW folgende JHA und der SIGI sollen im gleichen Monat nur dann angesteuert werden, wenn der HWW dies ausdrücklich so beschließt.

Die formale Antrags- und Angebotsprüfung erfolgt im Zuwendungssachgebiet und ggf. im zuständigen Fachamt.

Diese vervollständigen die Unterlagen zum Antrag schnellstmöglich und senden die freigegebene Stellungnahme der Verwaltung nebst weiteren Unterlagen an BVG.

Zeitlich sollte möglichst der Einladungsversand für den nächsten zuständigen Fachausschuss (ggf. den HA) nach der Sitzung des HWW erreichet werden.

Im jeweiligen Fachausschuss werden ausschließlich vollständige Anträge behandelt. Das bedeutet, dass Anträge nicht auf die Tagesordnungen der Fachausschüsse gesetzt werden, wenn noch Unterlagen fehlen. Bei Eingang fehlender Unterlagen nach Einladungsversand wird der Antrag bis einen Tag vor der Sitzung noch nachträglich auf die Tagesordnung gesetzt, die Unterlagen zur Verfügung gestellt und die Fraktionen gesondert informiert.

Ferienausschüsse sollen mit Gestaltungsmittelanträgen nur im Ausnahmefall befasst werden.

Grundsätzlich sollen Fachausschüsse die Gestaltungsmittelanträge beraten können. Der HWW kann im Ausnahmefall auch eine Überweisung unmittelbar an den HA veranlassen.

In eiligen Angelegenheiten, in denen der HWW nicht erreicht werden kann, kann die Verwaltung einen Gestaltungsmittelantrag auf die Tagesordnung des HA setzen lassen. Kann auch der HA nicht erreicht werden, so kann vor Versand der Einladung der BV nach Zustimmung aller Fraktionen ein Antrag als interfraktioneller Antrag auf die Tagesordnung der BV gesetzt werden.

gez. Dierk Trispel

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