überarbeitete Stellungnahme des Bezirksamtes zum Antrag SPD betr. Arbeitsabläufe bei Sondermittelanträgen optimieren

FREIE UND HANSESTADT HAMBURG

Bezirksamt Harburg

09.11.2020

 

Das Bezirksamt Harburg nimmt zu dem Antrag der SPD Fraktion (Drs. 20-4626) nach erneuter Diskussion wie folgt Stellung und beabsichtigt, die Arbeitsabläufe bei Gestaltungsmittelanträgen nach folgendem Muster abzuwickeln:

 

• Im Bezirksamt eingehende Anträge werden immer umgehend an die Ausschussbetreuung des HWW geleitet. Bei Eingang in einer Fraktion wird dort ebenso verfahren.

 

• Die Ausschussbetreuung des HWW gibt die Anträge allen zuständigen Verwaltungsdienststellen zur Kenntnis (Zuwendungssachgebiet, sofern der Eingang nicht bereits dort erfolgt ist, sowie ggf. ein oder mehrere zuständige Fachämter). Außerdem werden die Fraktionen durch die Ausschussbetreuung des HWW vom Antragseingang informiert. In diesem Zeitpunkt sind Anträge häufig noch unvollständig oder inhaltlich mangelhaft. Der Versand an die Fraktionen erfolgt erst, wenn der Antrag mindestens auf dem dafür vorgesehenen Formular vorliegt.

 

• Die formale Antrags- und Angebotsprüfung erfolgt im Zuwendungssachgebiet (und ggf. ergänzend im zuständigen Fachamt). Das Zuwendungssachgebiet veranlasst soweit erforderlich die Nachbesserung oder Vervollständigung der Antragsunterlagen und berät den Antragsteller. Es wird eine Stellungnahme der Verwaltung zum Antrag gefertigt und an BVG gesandt.

 

• Die Anträge werden nach ihrem Eingang möglichst bald auf die TO des HWW gesetzt. Ab Donnerstag (Dienstschluss) vor der Sitzung des HWW sollen keine Anträge mehr nachgereicht und auf die TO genommen werden. 

Sie müssen bis dahin bereits eine erste Qualitätsprüfung durch das Zuwendungssachgebiet absolviert haben (d. h. auf dem vorgesehenen Formular erstellt, zweckentsprechend vollständig, inhaltlich plausibel und widerspruchsfrei, rechnerisch nachvollziehbar; ausgenommen ist die Prüfung von noch unvollständigen Kostenvoranschlägen). Dem Antrag auf Gestaltungsmittel soll eine aussagekräftige Projektbeschreibung des Antragstellers beigefügt sein. Diese Projektbeschreibung soll eine inhaltliche Kurzdarstellung des Projektes wiedergeben, sowie – soweit möglich – auf Durchführungsort, Kooperationen, Zielgruppen, Teilnehmerzahlen, Schwerpunkte der inhaltlichen Arbeit usw. eingehen. Das Vorliegen der Stellungnahme der Verwaltung ist zu diesem Zeitpunkt der Befassung im HWW noch nicht erforderlich.

 

• Der HWW prüft die Anträge und überweist sie an den zuständigen Fachausschuss oder an den HA - auch bei noch nicht vorliegender Stellungnahme der Verwaltung oder weiteren Nachforderungen an den Antragsteller – oder er vertagt zunächst die weitere Befassung im HWW.

 

• Grundsätzlich sollen Fachausschüsse die Gestaltungsmittelanträge beraten können. Der HWW kann im Ausnahmefall auch eine Überweisung unmittelbar an den HA veranlassen.

 

• Die Anträge werden nach Überweisung durch den HWW möglichst auf die nächste Tagesordnung des zuständigen Fachausschusses (oder des HA) gesetzt.

 

• Der unmittelbar auf den HWW folgende JHA und der SIGI sollen wegen der engen Zeitfolge nach dem HWW im gleichen Monat nur dann angesteuert werden, wenn der HWW dies ausdrücklich so beschließt.

 

• Im Fachausschuss/Hauptausschuss sollen ausschließlich vollständige Anträge behandelt werden, d. h. die Stellungnahme der Verwaltung soll vorliegen und Nachforderungen an den Antragsteller sollen bearbeitet sein. Dies ist nicht zwingend erforderlich, wenn die Überweisung durch den HWW bereits mit Empfehlung der Ablehnung des Antrages überwiesen wird.

 

• Bei Eilbedürftigkeit können auch durch den HWW überwiesene Anträge auf die Tagesordnung der Fachausschüsse (oder des Hauptausschusses) genommen werden, die noch nicht alle Voraussetzungen des vorherigen Absatzes erfüllen, u. U. auch nach bereits erfolgtem Einladungsversand. In diesem Falle sind die Fraktionen gesondert zu informieren und nach der Einladung noch eingehende Unterlagen gesondert zuzusenden.

 

• In ganz besonders eiligen Angelegenheiten, in denen der HWW nicht erreicht werden kann, kann die Verwaltung einen Gestaltungsmittelantrag auch auf die Tagesordnung des HA setzen lassen. Kann auch der HA nicht erreicht werden, so kann vor Versand der Einladung der BV nach Zustimmung aller Fraktionen ein Antrag als interfraktioneller Antrag auf die Tagesordnung der BV gesetzt werden.

 

• Die Bedarfssitzungen des Hauptausschusses in der sitzungsfreien Zeit sollen mit Gestaltungsmittelanträgen nur im Ausnahmefall befasst werden.

 

 

gez. Dierk Trispel