Weitere Optimierung der Bearbeitung von Anträgen auf bezirkliche Sondermittel

Das Bezirksamt schlägt vor, das Verfahren bei der Bearbeitung von Anträgen auf bezirkliche Sondermittel weiter zu optimieren und empfiehlt zur fristgerechten und sicheren Abwicklung von eingehenden Anträgen insbesondere die Antragsfrist auf 5 Monate zu verlängern.

Hintergrund:

Im Bezirksamt eingegangene Anträge auf bezirkliche Sondermittel werden nach Prüfung der Voraussetzungen zeitnah an die Fraktionen der Bezirksversammlung weitergeleitet. Die Fraktionen greifen die Anträge auf und stellen ihrerseits entsprechende Anträge an die Bezirksversammlung. Nach Beschlussfassung beginnt das eigentliche Zuwendungsverfahren gem. § 46 LHO. Der gesamte Prozess kann bis zur Erteilung des Zuwendungsbescheides mehrere Wochen bis Monate dauern. Zuwendungsempfänger dürfen gemäß der Landeshaushaltsordnung mit der Maßnahme jedoch erst beginnen, wenn sie den Zuwendungsbescheid erhalten haben.

Folgenden Punkte erschweren eine fristgerechte Bearbeitung von Anträgen:

Fachverfahren INEZ.Core

Die Bezirksversammlung ist bereits im August 2022 darüber informiert worden (Drs. 21-3604), dass es aufgrund des neuen Fachverfahrens INEZ.Core zu deutlichen Verzögerungen bei der Antragsbearbeitung kommen kann. U.a. müssen alle Anträge und Belege an die Kasse Hamburg gesendet werden, damit sie dort eingescannt werden. Nur so dürfen die Unterlagen digital weiterverarbeitet werden. Die Fraktionen sind damals bereits gebeten worden, darauf zu achten, dass zwischen einem Beschluss und dem Beginn der Maßnahme mindestens 3 Wochen liegen sollten, damit der Träger rechtzeitig einen Bescheid erhält.

Obwohl derzeit hamburgweit daran gearbeitet wird, das Fachverfahren zu optimieren, ist die Situation momentan noch unverändert.

Immer mehr kurzfristige Anträge

Seit 2022 wird sowohl auf der Internetseite als auch in den „Richtlinien zur Förderung von Initiativen im Bezirk Nord“ deutlich darauf hingewiesen, Anträge auf Sondermittel frühzeitig (mind. 3 Monate) einzureichen. Gleichwohl erreichen das Bezirksamt immer wieder sehr kurzfristige Anträge, die, wenn sie fehlerhaft oder unvollständig sind noch überarbeitet und korrigiert werden müssen, bevor sie bearbeitet werden können. Beschlüsse werden oft erst kurz vor dem Durchführungstermin der Maßnahme gefasst, so dass das anschließende formale Zuwendungsverfahren innerhalb kürzester Zeit abgewickelt werden muss.

Höhere Zahl an Anträgen

Zusätzlich gibt es seit 2023 eine höhere Zahl an Anträgen, insbesondere durch die neuen Fonds, die die BV mit Hilfe der Sondermittel gebildet hat (z.B. Faire Sportkleidung, Neustartfonds).

Begrenzte personelle Ressourcen

Dem Bezirksamt stehen nur 0,5 VZÄ für die Bearbeitung aller Anträge im Zuwendungsverfahren zur Verfügung.

Neues umfangreiches Antragsformular

2022 wurde das Antragsformular für bezirkliche Sondermittel umfangreich ergänzt und enthält nun auch zusätzlich Inhalte, die zuvor erst nach Beschlussfassung bei den Antragsteller:innen angefordert wurden. Grund hierfür war, dass sich die Träger nicht zweimal mit der Antragsstellung befassen müssen. Das führt jedoch dazu, dass die Antragstellung zu Beginn anspruchsvoller geworden ist und umfangreiche Beratungsleistung bereits vor dem eigentlichen Zuwendungsverfahren erfolgt.

Da die Anträge beim Ausschussdienst eingehen, wird dieser folglich von den Antragsteller:innen als Anlaufstelle erkannt und um Rat gefragt. Für fachliche Fragen zum Zuwendungsverfahren ist aber die Zuwendungsabteilung verantwortlich. Antragsteller:innen werden dadurch verwirrt und es werden unnötig personelle und zeitliche Kapazitäten gebunden.

Vorschlag:

Die Frist zur Abgabe eines Antrages vor Beginn der Maßnahme wird auf 5 Monate erweitert. Dies wird in den Richtlinien und auf der Internetseite noch einmal deutlich hervorgehoben. Zusätzlich werden die Fraktionen gebeten, im Kontakt mit den Antragsteller:innen auf die längere Frist hinzuweisen.

Antragsteller:innen sehr kurzfristiger Anträge werden nach Eingang des Antrags darauf hingewiesen, dass eine Bearbeitung in der Frist voraussichtlich nicht möglich sein wird. In Ausnahmefällen wird auf die Möglichkeit der Beantragung eines vorzeitigen Maßnahmenbeginns aufmerksam gemacht und dabei auch auf mögliche Konsequenzen hingewiesen.

Der Eingang der Anträge, die fachliche Beratung der Antragsteller:innen und die Bearbeitung der Anträge erfolgt bei der Zuwendungsabteilung. Der Ausschussdienst hat die Aufgabe, die Fraktionen zu informieren, die geprüften und vollständigen Anträge weiterzuleiten und die Befassung in den politischen Gremien bis zur Beschlussfassung zu überwachen.

Um Kenntnisnahme wird gebeten.

Michael Werner-Boelz

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