Handlungsfähigkeit der Bezirksversammlungen in der Pandemie endlich sicherstellen Beschluss der Bezirksversammlung vom 16.12.2021 (Drs. 21-4431)

 

Folgender Beschluss wurde gefasst:

 

1. Die Bezirksversammlung bekräftigt ihre o.g. Beschlüsse und fordert die Verwaltung auf, kurzfristig eine geeignete Software (z.B. Zoom oder Teams) zur Verfügung zu stellen.
2. Die weitere Nutzung von Skype for Business für Sitzungen der Bezirksversammlung bzw. ihrer Ausschüsse ist untragbar und Ausschussmitgliedern, Mitarbeiter:innen und Gästen der Bezirksversammlung nicht länger zumutbar. Die Verwaltung wird angewiesen, mit Ablauf des 31.01.2022 nicht mehr zu digitalen Sitzungen der Ausschüsse der Bezirksversammlung unter Verwendung der Softwareinstallation Skype for Business einzuladen.
3. Die Verwaltung wird gebeten,
   1. unverzüglich die technischen und (lizenz-)rechtlichen Voraussetzungen zu schaffen, um Zoom für digitale Sitzungen einzusetzen, soweit noch nicht geschehen;
   2. diejenigen staatlichen Stellen in Hamburg, die bereits Zoom einsetzen oder dies planen (insbesondere die Bürgerschaft, die Fachbehörden, die Senatskanzlei, das Bezirksamt Hamburg-Mitte und das insoweit federführende Bezirksamt Hamburg-Nord) zu ersuchen, ihre datenschutzrechtlichen Erwägungen hinsichtlich der Problemlagen bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen mit dem Bezirk zu teilen, soweit noch nicht geschehen.
   3. über die jeweiligen Schritte und Fehlanzeigen soll der Hauptausschuss zeitnah – auch zwischen den Sitzungen - informiert werden.
4. Die Verwaltung wird gebeten, mitzuteilen, welche Videokonferenzsysteme der zentrale IT-Dienstleisters für die Küstenländer, Dataport, in seinen Rechenzentren zur Verfügung stellt und in welchem Umfang und zu welchen Konditionen diese durch den Bezirk kurzfristig genutzt werden könnten.
5. Der Vorsitzende der Bezirksversammlung wird ersucht, mit dem federführenden Bezirk Nord abzuklären, in welchem Umfang von dort die datenschutzrechtliche Klärung für die Bezirke tatsächlich weiter erfolgt und geleistet werden kann.
6. Hilfsweise und soweit kurzfristig andere Lösungen nicht zur Verfügung stehen oder ausfallen, wird die Verwaltung gebeten, als Auffanglösung Serverkapazitäten mit der Open-Source-Lösung Jitsi Meet zur Verfügung zu stellen, die von der Kapazität ausreichen sollen, um die Mitwirkung von 70 Personen zu gewährleisten und die technische Möglichkeit eines Streams (Youtube) schafft. Hierbei sollen auch Angebote von Dataport, in Betracht gezogen werden, der entsprechende Server bereits betreibt.
7. Die Senatskanzlei mit dem Amt ITD, das Bezirksamt Hamburg-Nord mit dem bezirkszentralen Fachamt für IT-Betrieb (N/ITB) und die Bezirksaufsichtsbehörde werden gebeten, zum Einführungsprojekt und den Erkenntnissen der datenschutzkonformen Nutzung von Zoom zu berichten (Drs. 21-3097).

 

 

Zum Beschluss nehmen die Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke (BWFGB) und die Senatskanzlei (SK) zu den sie betreffenden Petita 1., 2., 3. sowie 6. und 7. wie folgt Stellung:

 

Vorbemerkung: Nach Kenntnis des Amtes Bezirksverwaltung (Amt B) der BWFGB wird „Skype for Business“ für die Sitzungen der Bezirksversammlung Wandsbek seit Januar 2022 nicht mehr verwendet, sondern wird „Zoom“ als Konferenztool für digitale Sitzungen der BV oder ihrer Ausschüsse eingesetzt (Antwort des Bezirksamtes auf die Beitragsbitte zur Bürgerschaftsdrucksache 22/6973).

Zoom ist gemäß der Bewertung der SK für eine Nutzung mit normalem Schutzbedarf zulässig. Die technischen und rechtlichen Voraussetzungen sind erfüllt. Ob ein im Einzelfall bestehender hoher Schutzbedarf durch Zoom erreicht werden kann, wäre im Einzelfall zu prüfen. So wird z.B. die Vertraulichkeit von Inhalten durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet. Verbleibende Restrisiken wären abzuwägen gegen die Notwendigkeit, Sitzungen der Bezirksversammlungen und der Ausschüsse in der Pandemie mit einer Übergangslösung möglich zu machen.

 

Stellungnahme:

 

Das Bezirksamt HH-Nord hat als Federführer gemeinsam mit der BWFGB Amt Bezirksverwaltung bereits in 2021 ein Vorhaben aufgesetzt, um Lösungen für die aktive, digitale Sitzungsführung der Bezirksversammlungen und ihrer Ausschüsse zu identifizieren.

Die Besonderheiten der Bezirksversammlung – u. a. die gesetzliche Forderung nach einer namentlichen Abstimmung, § 13 Abs 3 Satz 7 BezVG - bedurften einer Neuentwicklung, welche in Kooperation mit Dataport entwickelt wird. Dabei handelt es sich um die Dataportlösung dOZ (dataport Online Zusammenarbeit), welche eine Eigenentwicklung ist und auf der Open Source Lösung Jitsi basiert. Auf dieser Basis wurden die Anforderungen an die neue Lösung spezifiert.

Die Bereitstellung von dOZ inklusive der Module zur Durchführung von Abstimmungen sowie Streaming erfolgt projekthaft mit folgendem Zeitplan:

• Die technische Produktivsetzung ist für Ende März 2022 geplant.
• Im Vorfeld erfolgen Tests und Schulungen der betroffenen Mitarbeitenden und Vorsitze.

 

Ergänzend weist das Amt B erneut auf die weiteren für die BV und ihre Ausschüsse bestehenden gesetzlichen Alternativen zur Erleichterung der Durchführung von Sitzungen unter Pandemiebedingungen hin: 

• Durchführung von Sitzungen als Telefonkonferenz, § 13 Abs. 3 S. 1 BezVG
• Behandlung von Angelegenheiten der Ausschüsse im schriftlichen oder elektronischen Beschlussverfahren, § 13 Abs. 4 S. 1 BezVG
• Möglich ist auch die Abhaltung von Sitzungen mit verringerter Teilnehmerzahl im sog. Pairing-Verfahren, soweit auf die Rüge der Beschlussunfähigkeit seitens der Teilnehmenden verzichtet wird, § 13 Abs. 2 Satz 2 BezVG

 

 

Zulieferung von Dataport zu Punkt 4:

 

Vorbemerkung:

Generell werden in Hamburg IT-Leistungen rund um Videokommunikation zentral über die Senatskanzlei beauftragt. Sollten Leistungen darüber hinaus benötigt werden, müsste eine Regelung in Zusammenarbeit mit der SK gefunden werden. Diese würden ggf. einen eigenständigen Vertrag zur Folge haben.

 

Dataport bietet für Nutzer der Freien und Hansestadt Hamburg folgende Video Konferenz Dienste aus den Rechenzentren von Dataport an.

 

1. dVideokommunikation auf Basis von Cisco

dVideokommunikation bietet Konferenzen mit bis zu 10 garantierten Teilnehmern über den Browser, Raumsysteme mit intern sowie externen Teilnehmern. Eine Einwahl aus Skype for Business in die Cisco Konferenzen ist ebenso möglich. Neben Video-Übertragungen ist das Teilen eines Desktops möglich. Voraussetzung zum Organisieren/Einrichten von Meetings ist ein FHHnet-Account. Die Teilnahmen ist auch ohne FHHnet über einen Link (ohne Software-Installation) möglich. Der Dienst bietet zusätzlich einen Übergang zum „Netz des Bundes“ (NdB).

 

2. Skype for Business auf Basis von Microsoft

Skype for Business (SfB) bietet Konferenzen mit bis zu 15 garantierten Teilnehmern. Es ist sowohl eine Teilnahme über die Microsoft SfB Software also auch über den Browser möglich (Software Installation notwendig). Die Kommunikation kann nur innerhalb der SfB-Umgebung erfolgen. Neben der Übertragung von Sprache und Video ist das Teilen von Bildschirminhalten möglich. Die Option zur Einwahl zum NdB ist zusätzlich gegeben. Für die Organisation von Meeting wird ein FHHnet Account vorausgesetzt. Ein Skype for Business Account ist vorteilhaft für externe Teilnehmer.

 

3. dOnlineZusammenarbeit (dOZ) auf Basis von Jitsi

dOZ basiert auf der OpenSource Software Jitsi. Eine Einwahl ist über den Browser von FHHNET-Geräten sowie allen anderen externen Geräten möglich. Alternativ kann auf sonstigen Geräten die Jitsi Meet Software für Windows installiert werden.  Es können zwischen 10 und 50 Nutzer je nach Vertrag den Dienst nutzen. Voraussetzung ist, dass der Organisator einen dOZ-Account besitzt. Es können Video als Sprache sowie der Desktop geteilt werden.

 

Alle Dienste sind in diversen Ausprägungen verfügbar, Details können den Leistungsbeschreibungen entnommen werden. Die Leistungsbeschreibung sowie Preislisten sind Anhang dieses Schreibens. Alle Dienste könnten nach Vertragsschluss sehr kurzfristig zur Verfügung stellen. 

 

Eine Übersicht sowie Anleitungen befinden sich im Kundenportal von Dataport unter folgendem Link: https://kundenportal.dataport.de/services/video/SitePages/Home.aspx (Videoservices – Homepage auf dataport.de, für alle Mitarbeiter der FHH zugänglich)

 

 

N/DSB (Datenschutzbeauftragte der Bezirke) nimmt zu 5. Wie folgt Stellung:

 

Bei der D1-S. am 09.09.2021 wurde bereits festgestellt, dass N/DSB eine zusätzliche halbe Stelle benötigt, um den derzeitigen datenschutzrechtlichen Beratungsbedarf der Bezirksämter nachkommen zu können. Dies ist ihr allein und mangels einer Stellvertretung mit einem Stellenanteil für den Datenschutz derzeit nicht möglich. Bei der damaligen Beurteilung war eine Beratung der Bezirksversammlung(en) nicht Bestandteil der Betrachtung. Sofern eine Beratung und Unterstützung der Bezirksversammlung(en) erfolgen soll, wäre eine zusätzliche Stelle erforderlich. Nach Genehmigung und Besetzung der dann insgesamt offenen 1,5 Stellen wäre eine datenschutzrechtliche Beratung auch der Bezirksversammlung(en) nach vorheriger förmlicher Bestellung möglich (vgl. Art. 37 DSGVO).

 

Die Bezirksversammlung nimmt Kenntnis.

 

keine Anlage/n