Durchführbarkeit digitaler Sitzungen sicherstellen Beschluss der Bezirksversammlung vom 25.02.2021 (Drs. 21-2804.1)

Folgender Beschluss wurde gefasst:

Die Bezirksaufsichtsbehörde und die Senatskanzlei werden gebeten, kurzfristig

1)      mitzuteilen, ob und welche, ggf. auch abweichende Rechtsauffassung zu derjenigen der Hamburgischen Bürgerschaft möglicherweise die Nutzung von Zoom und anderer Konferenzsoftware im Rahmen von Sitzungen gem. § 13 BezVG erschwert oder unmöglichen machen könnte;

2)      sicherzustellen, dass die Geschäftsstellen der Bezirksversammlungen und die übrige Verwaltung des Bezirksamtes

a)      an Zoom-Sitzungen teilnehmen können,

b)      zu Ausschusssitzungen und Online-Abstimmungen mit alternativen Programmen, insbesondere auch Zoom und Jitsi einladen können und hierfür die erforderlichen technischen Voraussetzungen zu schaffen;

c)      Schulungen und technischen Support zur Anwendung aller Tools erhalten.

3)      die Beschaffung und Nutzung notwendiger Lizenzen zu ermöglichen und

4)      entsprechende Hard- und Softwareinstallationen bei der Stadt oder einem von ihm beauftragten Dienstleister sicherzustellen;

5)      mindestens übergangsweise den Abgeordneten der Bezirksversammlungen und den Ausschussmitgliedern Zugänge zum Netz der FHH einzurichten, welche von Mitarbeitern der FHH genutzt werden, die von zuhause arbeiten (VPN) und welche die Nutzung von “Skype für Business” stabilisieren zu scheinen;

6)      Abgeordneten der Bezirksversammlungen und den Ausschussmitgliedern ggf. Lizenzen von “Skype for Business” zur Verfügung zu stellen;

7)      Abgeordneten eine Chat Funktion außerhalb der Konferenz Software zu ermöglichen, damit - auch wenn nur übergangsweise - die Möglichkeit geschaffen wird sich als Teilnehmer zu melden, wenn die Konferenz Software streikt.

Die Bezirksamtsleitung wird gebeten, über den zuständigen Bezirk, abzuklären,

8)      welche Erweiterungen der Hersteller der Software für den Sitzungsdienst der Bezirke (Allris) hinsichtlich der Nutzung von WebRTC-basierter Konferenzsoftware zukünftig geplant ist.

Die Senatskanzlei nimmt wie folgt Stellung:

Vorbemerkung:

Für die Nutzung von Zoom wurde vom Bezirksamt Hamburg-Nord und dem bezirkszentralen Fachamt für IT-Betrieb (N/ITB) ein Einführungsprojekt aufgesetzt, das wesentliche Aspekte der Anfrage adressiert. Das Projekt wird von SK/ITD23 unterstützt, insbesondere die datenschutzkonforme Nutzung von Zoom. Für die Detailfragen zur Ausstattung wird unten im Einzelnen Stellung genommen.

Die Senatskanzlei, Amt ITD, hat die Federführung bei der Beantwortung dieser Frage übernommen. Wesentliche Anteile der Zuständigkeit und Beantwortung liegen bei N/ITB, dem Bezirksamt Hamburg-Nord und der Bezirksaufsichtsbehörde.

Ad 1)

Zoom kann bereits jetzt auf FHH-Geräten genutzt werden. Die Nutzung erfolgt direkt im Edge-Browser (Standard WebRTC) oder über ein Browser-Plugin, dass sich von der Zoom-Anmeldeseite selbstständig installiert. Dazu wurde eine App-Ausnahme auf den FHH-Rechnern geschaltet. Dies wurde bereits 2019 veranlasst, um die aufgrund der Corona-Pandemie gestiegenen Bedarfe zu befriedigen.

Eine grundsätzliche Klärung der Belange des Datenschutzes ist bei ITD noch in Arbeit und wird im Laufe des April 2021 erwartet. Dabei wird der Fall einer generischen Videokonferenz in der Zoom-Cloud mit Schutzbedarf „normal“ betrachtet. Die Klärung des Datenschutzes hinsichtlich der speziellen Anforderungen der Bezirksversammlung betreibt das Bezirksamt Hamburg-Nord mit der Datenschutzbeauftragten der Bezirksämter.

Ad 2)

Das Bezirksamt Hamburg-Nord hat durch N/ITB ein Einführungsprojekt für Zoom aufgesetzt. Die Einführung in allen Bezirksämtern ist geplant.

1. Für die Teilnehmer an Zoom-Konferenzen ist keine kostenpflichtige Lizenz erforderlich, die Software ist frei erhältlich und kann als Browserversion auch auf dienstlichen FHH-Geräten genutzt werden (s. Punkt 1). Für die Installation des vollen Zoom-Clients auf dienstlichen Geräten der FHH liegt bereits eine Paketierung vor, die von den Bezirksämtern übernommen wird.

1. Die Beschaffung der erforderlichen Zoom-Lizenzen wurden von N/ITB bereits veranlasst. Weitere interne Prozesse wie z.B. die Lizenzverteilung auf die zuständigen Mitarbeiter sind vorbereitet und werden im Einführungsprojekt erprobt.

Die Vorsitzenden der Bezirksversammlungen wurden bereits in einem gemeinsamen Termin mit Bezirksaufsichtsbehörde und dem Bezirksamt Hamburg-Nord über die Absicht und Zeitplanung für die Einführung von ZOOM informiert. Eine rechtzeitige Einweisung der Beschäftigten und – soweit erforderlich und machbar – der Mitglieder der Bezirksversammlungen ist vorgesehen.

Beim Einsatz von Zoom muss noch geprüft werden, ob zusätzliche Maßnahmen zum Identitätsmanagement erforderlich sind, um rechtskonforme Abstimmungen digital durchführen zu können.

Die von Dataport bereitgestellte Jitsi-Umgebung (dOnlineZusammenarbeit) erfüllt die durch die Gremienbetreuungen und die Fachbehörde definierten fachlichen Anforderungen für eine digitale Sitzungsführung nicht. Die Bezirksamtsleitungen haben auf Basis der Marktanalyse eine Einführung von Zoom beschlossen. Im Zuge des Einführungsprojekts sind daher keine Aktivitäten hinsichtlich Jitsi geplant.

1. Allgemeine Zoom-Schulungen sind in den Lizenzen enthalten. Ein Angebot des ZAFs ist in Vorbereitung. Der Support erfolgt zunächst über die von Zoom angebotenen Supportprozesse. Eine Unterstützung für FHH-Mitarbeiter wird zukünftig voraussichtlich über den UHD von Dataport erfolgen.

Ad 3)

Die Beschaffung von Zoom-Lizenzen wurde durch N/ITB bereits veranlasst

Ad 4)

N/ITB liegen keine Informationen über erforderliche Konferenztechnik in den Sitzungsräu-men einzelner Standorte oder im Homeoffice vor. Das Thema hybride Sitzungsführung und Konferenztechnik wurde aufgrund des engen Zeitplans mit Zustimmung der Bezirksamtslei-tungen als out of scope für das Einführungsprojekt definiert.

Ad 5)

Eine Nutzung von VPN ist nur möglich, wenn auch FHHNET-Geräte verwendet werden. Eine solche Ausstattung der Mitglieder der Bezirksversammlungen ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Ein Zugang zum FHHNET darf aus Gründen der IT-Sicherheit nur eingeräumt werden wenn eine dienstliche Notwendigkeit besteht. Zudem trägt diese Lösung nicht zur Verbindungsqualität bei.

Ad 6)

Die Bereitstellung von weiterer Software und Lizenzen für Skype for Business ist derzeit nicht vorgesehen, zumal die Nutzung von Zoom als zentrale Lösung vorbereitet wird.

Ad 7)

Zoom beinhaltet einen Chat, außerdem kann – auch parallel - Email oder Telefon verwendet werden. Die Einführung eines weiteren Tools wäre unwirtschaftlich und ist daher nicht vorgesehen.

Ad 8)

Eine Erweiterung von ALLRIS um eine Konferenzsoftware ist vom Hersteller nicht geplant.

Die Bezirksversammlung nimmt Kenntnis.

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