Digitale Sitzungen durch geeignete Software unterstützen Beschluss der Bezirksversammlung vom 12.10.2023 (Drs. 21-7805)

 

Folgender Beschluss wurde gefasst:

 

Die zuständige Fachbehörde wird gebeten, mitzuteilen,

1. wie sie die Bedarfe und Interessen der sieben Bezirksversammlungen konkret ermittelt, um deren Interessen bei der Digitalisierung ihrer Arbeit hinreichend zu berücksichtigen;

2. ob nunmehr weiterhin konkrete rechtliche Bedenken bestehen, wenn Bezirksämter und Bezirksversammlungen andere Softwareprodukte als dOZ – insbesondere Zoom – einsetzen, wie dies in Verfassungsorganen und anderen Dienststellen der FHH auch aktuell laufend erfolgt (Bürgerschaft, Senat, Senatskanzlei, Fachbehörden)? Soweit solche bestehen wird darum ersucht,

a. diese präzise darzulegen und vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung und dem Stand der Technik zu erläutern und

b. darzulegen, warum eine andere Behandlung von Bezirken und Bezirksversammlungen gegenüber den o.g. anderen Stellen aus Sicht der Fachbehörde geboten und verhältnismäßig sein könnte;

3. wie sie den Entwicklungsstand von dOZ konkret fachlich bewertet, welche Fehler sie selbst bisher identifiziert hat, ob diese Software zur Einsatzreife weiterentwickelt werden soll und mit welchen einmaligen und dauerhaften Kosten hierbei zu rechnen ist und welcher Zeitplan hierfür jeweils vorgesehen ist.

 

 

Stellungnahme der Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke (BWFGB):

 

Zu 1.

Bedarfe hinsichtlich der Digitalisierung können von Gremienmitgliedern jederzeit bei ihrer jeweiligen Gremienbetreuung gemeldet werden.

Bedarfe hinsichtlich des Konferenztool dOZ können von Gremienmitgliedern bei der Service-Hotline für dOZ gemeldet werden.

Beispiel für eine aktive Einbindung ist das Projekt „Bezirksversammlung Digital“, in welchem die  Anforderungen in mehreren Workshops ermittelt wurden. Teil der Projektgruppe waren ausgewählte Gremienvertreter:innen aus den Bezirksämtern (Altona, Nord, Eimsbüttel) um eine hinreichende Berücksichtigung der entsprechenden Interessen sicherzustellen. Die endgültige Anforderungsliste wurde am 30.09.2021 erstellt und dem Dienstleister Dataport übermittelt. Während des gesamten Projekts fanden verschiedene Informationsveranstaltungen über die Anforderungen und deren Umsetzung statt. Zu diesen Veranstaltungen waren alle Gremienbetreuer, Digitalisierungsbeauftragte (RSX) und IT-Stellen (RS22) der Bezirke eingeladen.

Neben zahlreichen Schulungsvideos und Unterlagen, die den Gremienbetreuern, für die Ausschussmitglieder zur Verfügung gestellt wurden (Link Sharepoint und Dataport Anleitungen), wurde im Projekt zahlreiche Veranstaltungen (Technik-Checks) angeboten, um die Anwender bei der erstmaligen Anwendung und Einstellungen zu unterstützen. Die Weitergabe der Informationen erfolgte durch die Gremienbetreuer.

 

Zu 2.

Zur Beantwortung der Frage Nr. 2 hat die Senatskanzlei wie folgt Stellung genommen:

 

Es bestehen keine rechtlichen Bedenken Zoom einzusetzen.

 

Zu 3.

dOZ wurde nach einer erfolgreichen Anforderungsklärung und Pilotierungsphase mit den Bezirksämtern durch das Projekt in Betrieb genommen, in der alle Sitzungen erfolgreich durchgeführt werden konnten. Eine Einarbeitung in den Betrieb wurde durch das Projekt durchgeführt.

Im Rahmen der Inbetriebnahme wurden Konferenzen erfolgreich getestet. Die Pilotierung in Altona konnte erfolgreich abgeschlossen werden.

Im Jahr 2023 gibt es bis heute 22 Ticket (Störung oder Bedarfsmeldung) im Ticketsystem von Dataport. Es handelte sich bei den Störungen um temporäre Störungen, die inzwischen alle behoben wurden. In diesem Zusammenhang ist bei Fehlern und Störungen eine entsprechende Meldung an den Phönix-UHD-Support über die Gremienbetreuungen vorgesehen.

Als Kunde von Dataport werden Lizenzgebühren fällig (5€ pro Benutzer). Produktentwicklungskosten fallen nicht an. Diese werden von Dataport als Produktentwickler getragen. In diesem Zusammenhang ist Dataport auch für die Weiterentwicklung verantwortlich. Diesbezüglich liegen dem Projekt keine Entwicklungs- und Zeitpläne vor.

 

Die Stellungnahme von Dataport zum Thema „Weiterentwicklung“ lautet wie folgt:

 

dOZ ist bereits in der Verwaltung im Einsatz und wird derzeit von 30.000 Nutzern als Videokonferenzsystem genutzt. Zwischenzeitlich wird dOZ von Dataport BSI-grundschutzkonform betrieben. dOZ wird laufend fortentwickelt.

 

Die Bezirksversammlung nimmt Kenntnis.

keine Anlage/n