Einrichtung eines zentralen SharePoint-Bereichs für die Fraktionen der Bezirksversammlung Hamburg-Mitte (Antrag der Volt-Fraktion)

Die derzeitige Praxis, aktuelle Informationen und Unterlagen ausschließlich in ALLRIS abzulegen (vgl. Drucksache 21-9999) oder per E-Mail zu versenden, entspricht nicht mehr den Anforderungen an eine moderne, digitale und interfraktionelle Zusammenarbeit.

Die Verwaltung nutzt bereits SharePoint für die interne Zusammenarbeit, weshalb die Einrichtung eines zusätzlichen, speziell für die Fraktionen zugänglichen Bereichs mit geringem Aufwand realisiert werden könnte. Ein gemeinsamer digitaler Arbeitsbereich auf Basis des bestehenden SharePoint-Systems ermöglicht eine zentrale Dokumentenablage, aktuell gepflegte Kontaktlisten und klare Übersichten über laufende Projekte. Alle Fraktionen hätten stets Zugriff auf die aktuellsten Unterlagen, was die Zusammenarbeit deutlich erleichtert.

Beschluss:

Vor diesem Hintergrund möge der Hauptausschuss beschließen:

1. Die Verwaltung wird beauftragt, einen zentralen SharePoint-Bereich einzurichten, auf den alle Fraktionen der Bezirksversammlung Hamburg-Mitte als externe Gäste datenschutzkonform zugreifen können.
2. Dieser SharePoint-Bereich soll folgende Funktionen bieten:
   1. Zentrale Dokumentbibliothek für relevante Unterlagen (vgl. Drucksache 21-9999).
   2. Gemeinsame Kontaktlisten der Fraktionen, zentral gepflegt und stets aktuell.
   3. Newsfeed (Nachrichtenübersicht) zur schnellen Information aller Fraktionen über aktuelle Ereignisse und Änderungen.
   4. Budgetübersichten der Sonderfonds, sodass alle Fraktionen jederzeit den aktuellen finanziellen Überblick behalten können.
   5. Gemeinsame Dokumentenbearbeitung mit automatischer Versionskontrolle zur Bearbeitung interfraktioneller Anträge.
   6. Optionale Benachrichtigungen per E-Mail bei neuen Einträgen.
   7. Mobiler Zugriff auf Dokumente und Informationen.
3. Die Verwaltung wird gebeten, ein Konzept für die datenschutzkonforme Umsetzung sowie die Einrichtung eines sicheren Gastzugangs mittels Microsoft Azure AD B2B zu erarbeiten.

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