Lange Wartezeiten auf Zuwendungsbescheide – Schafft das Amt zeitnah Abhilfe? Kleine Anfrage von Karsten Strasser (Fraktion DIE LINKE)

Die Bezirksversammlung und ihre Ausschüsse entscheiden über die Vergabe zahlreicher finanzieller Zuwendungen, die z.B. von Stadtteilkulturzentren, Stadtteilbeiräten, Kulturinitiativen, Projekten und Vereinen beantragt werden. Die Bearbeitung von Zuwendungsanträgen und Erteilung von Zuwendungsbescheiden erfolgt im Bezirksamt in Zuständigkeit der Zuwendungsabteilung (SR2) des Fachamtes Sozialraummanagement. Antragstellende Projekte und Vereinen haben in zahlreichen Fällen auf die langen Bearbeitungszeiten für die Erteilung von Zuwendungsbescheiden hingewiesen. Offenbar haben sich in der Zuwendungsabteilung erhebliche Rückstände aufgestaut. Da bezirkliche Fördergelder regelhaft nicht vor Erlass eines Zuwendungsbescheids an die Antragsteller:innen zur Auszahlung kommen, stellen die langen Wartezeiten auf die Erteilung eines Bescheids die oft dem ehrenamtlichen Bereich zuzuordnenden Vereine und Projekte vor erhebliche Probleme.

Das Bezirksamt Altona beantwortet die Fragen wie folgt:

1. In welchem Umfang ist die Zuwendungsabteilung des Fachamtes Sozialraummanagement mit Personal ausgestattet und wie hat sich der Personalbestand entwickelt? Bitte nach Zahl der Stellen und Vollzeitäquivalenten in den Jahren 2019, 2020, 2021, 2022 und 2023 jeweils zum Jahresbeginn differenziert angeben.

Zu 1:

2. Wie viele Stellen waren in den Jahren 2019, 2020, 2021, 2022 und 2023 jeweils zum Jahresbeginn – z.B. wegen Stellenwechsel, Langzeiterkrankung, Elternzeit etc. - vakant? Wie viele Stellen waren zum Jahresende 2023 vakant?

Zu 2:

3. Wie viele Überlastungsanzeigen hat es in der Zuwendungsabteilung gegeben? Welche Maßnahmen zur Abhilfe sind jeweils daraufhin eingeleitet worden?

Zu 3:

Für das Jahr 2023 hat es eine Überlastungsanzeige für mehrere e gegeben. Sie basierte auf der Überlastungsanzeige aus dem Jahr 2022. Die Überlastungsanzeige bezieht sich auf die Folgen von Krankenständen, Kapazitätsbindung durch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen und auf die zunehmende Belastung für die Prüfung komplexer Bauzuwendungen. Auch die Nachbesetzung von freien Stellen mit geeignetem Personal erweist sich als immer schwieriger.

Als Maßnahme wurde zunächst die Priorisierung von Aufgaben vorgenommen. Gleichzeitig geht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen weiter voran. Im Zuge einer Dienstposten- und Stellenbewertung konnte durch eine Hebung der Tätigkeit:  Zuwendungssachbearbeitung mehr Attraktivität für diese Stellen geschaffen werden. Des Weiteren wird eine Neubewertung der Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Betreuung und Prüfung von Bauzuwendungen angestrebt.

4. Wann hat die letzte Personalbemessung in der Zuwendungsabteilung stattgefunden? Mit welcher Methode und welchem Ergebnis?

Zu 4:

Durch einen stetigen Austausch mit dem Fachbereich erfolgt intern eine regelmäßige Überprüfung der zur Verfügung stehenden Personalressourcen.

Da Personalbemessungen auch durch die jeweils federführenden Bezirksämter vorgenommen werden, kann hier keine umfassende und abschließende Übersicht erfolgen.

5. Ist aktuell eine Personalbemessung beabsichtigt? Wenn ja: Wann? Wenn nein: Warum nicht?

Zu 5:

Siehe hierzu Antwort zu 4.

6. Wie hat sich der Bearbeitungsrückstand bei Zuwendungsanträgen entwickelt? Bitte ab Januar 2023 monatlich aktuell den Bearbeitungsrückstand von Zuwendungsanträgen angeben.

Zu 6:

Eine Auswertung über PowerBI ist nicht möglich, da es keinen Bericht gibt, welcher sowohl das Antragsdatum als auch das Bewilligungsdatum berücksichtigt. Anderweitige Übersichten wurden nicht geführt.

7. Welche konkreten Maßnahmen werden ergriffen, um die Warte- und Bearbeitungszeiten im Antragsverfahren und bei der Erteilung von Bescheiden zu verkürzen?

Zu 7:

Die Nachbesetzung der aktuell unbesetzten Stelle wurde seitens des Fachamtes Sozialraummanagement (SR) im Juli 2023 angestoßen. Die Stelle ist derzeit erneut (extern) ausgeschrieben.

SR2 arbeitet weiterhin mit einer abgestimmten Prioritätenliste.

Ergänzung zu 6 und 7:

Die Zuwendungsbearbeitung erfolgt nach § 46 Landeshaushaltsordnung (LHO). Zudem erfolgt die Zuwendungsbearbeitung seit Juli 2023 mit einem neuen Fachverfahren (INEZ.Core). Die Verfahrensabläufe in der Zuwendungsabwicklung sind durch diese beiden Faktoren grundsätzlich festgeschrieben und können nicht verändert werden.

8. a) Werden die derzeit geltenden konkreten internen Verfahrensabläufe auf mögliche   Vereinfachungen überprüft?

      b) Sind bereits Ergebnisse erzielt worden? Wenn ja: Welche?

Zu 8:

Siehe hierzu auch Ergänzung zu 6 und 7.

Die Bearbeitung von Zuwendungsanträgen ist durch die rechtlichen Grundlagen und das neue Fachverfahren grundsätzlich festgeschrieben. Verfahrensabläufe können nur geringfügig verändert werden.

9. Hat es Gespräche zur Lösung der Probleme in der Zuwendungsabteilung mit Beteiligung der Bezirksamtsleitung gegeben? Wer hat außerdem teilgenommen? Welche Ergebnisse wurden erzielt? Welche konkreten Maßnahmen sind daraufhin eingeleitet worden?

Zu 9:

Am 07.02.2024 fand ein Gespräch mit der Bezirksamtsleitung statt, an dem neben der zuständigen Dezernentin und der Fachamtsleiterin auch der Dezernent für Steuerung und Service sowie die Fachamtsleitungen Ressourcensteuerung und Personalservice teilgenommen haben. In diesem Gespräch wurden alle Aspekte im Zusammenhang mit der Zuwendungsgewährung ausführlich erörtert. Als Ergebnis wurde u.a. festgehalten, dass die halbe Stelle aus Stellenresten neu ausgeschrieben werden soll. Außerdem werden weiterhin BEM-Gespräche geführt. Nicht zuletzt soll geprüft werden, inwieweit das IT-Verfahren INEZ Core so weiterentwickelt werden kann, dass es weniger Medienbrüche aufweist.

10. Besteht die Absicht für den im Aufstellungsverfahren befindlichen Doppelhaushalt 2025/2026 zusätzlichen Personalbedarf für die Zuwendungsabteilung bei der zuständigen Fachbehörde anzumelden? Wenn ja: In welchem Umfang?

Wenn nein: Warum nicht?

Falls das Amt noch keine Entscheidung getroffen hat:

Zu welchem Termin wird das Amt eine Entscheidung darüber getroffen haben?

Zu 10:

Für den Doppelhaushalt 2025/2026 wird über den Federführer für das Fachamt Sozialraummanagement bezirksweit ein Personalbedarf im Umfang von 7 x E 13 und 7 x E 9b gemeldet. Dieser Personalbedarf bezieht sich auf die zuwendungsrechtliche Abwicklung und baufachliche Begleitung im Zusammenhang mit der Maßnahme "Aktivierung nachhaltiges Wachstum der Zukunftsstadt Hamburg/Investition Infrastruktur".

11. Bis wann hat das Amt die Möglichkeit zusätzlichen Personalbedarf bei der zuständigen Fachbehörde anzumelden? Bitte das Datum des Endes dieser Frist konkret benennen.

Zu 11:

Die Beantragung zusätzlichen Personalbedarfes ist grundsätzlich jederzeit unter Berücksichtigung der hierfür geltenden haushalts- und stellenrelevanten Regelungen und Rahmenbedingungen möglich.

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Die Bezirksversammlung wird um Kenntnisnahme gebeten.

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