Herausforderung durch die Umstellung von PROSA auf PROSOZ im Fachamt für Grundsicherung und Soziales – ist die Versorgung der betroffenen Bürger gesichert? Kleine Anfrage von Katarina Blume (FDP-Fraktion)

In der Sitzung des Ausschusses für Soziales, Integration, Gleichstellung und Senioren am 04.03.2019 hat das Fachamt für Grundsicherung und Soziales darüber informiert, dass in den kommenden Monaten von April bis ca. November 2019 eine besondere Herausforderung zu bewältigen ist: Die Umstellung des bisher verwendeten IT-Verfahrens PROSA auf ein komplett neues mit dem Namen PROSOZ. Betroffen sind 9 Abteilungen. Es wird mit „deutlicher Mehrbelastung“ in den SDZs gerechnet und ein nur eingeschränkter Regelbetrieb in Aussicht gestellt. Selbst Schließungen aufgrund personeller Engpässe z.B. in der Urlaubszeit schließt das Fachamt nicht aus. Weitere Probleme könnten entstehen aufgrund der offenbar nur händisch möglichen Datenmigration vom einen ins andere Verfahren, aufgrund eines Parallelbetriebs beider Systeme von ca. Juni bis Oktober und dann, wenn Zahlungen schließlich nur noch aus PROSOZ erfolgen können.

 

Vor diesem Hintergrund fragen wir das Bezirksamt Altona:

 

1. Wie viele Mitarbeiter sind in den betroffenen Abteilungen tätig? Wie viele davon werden für die Umstellung eingesetzt?

 

1. Sind alle 7 Bezirke von dieser Umstellung betroffen? Wenn ja: soll diese Zeitgleich stattfinden?

 

1. Wann genau beginnt die Umstellung und wann genau wird sie abgeschlossen sein?

 

1. Bitte definieren Sie „eingeschränkter Regelbetrieb“. Von wann bis wann wird dieser jeweils erwartet?

 

1. Sind tatsächlich Schließungen und geplant? Wenn ja: bitte definieren Sie den Umfang und die betroffenen Abteilungen.

 

1. Wie ließen sich Schließungen oder Einschränkungen des Regelbetriebs vermeiden?

 

1. Hätte es zur händischen Übertragung der Datensätze alternative Möglichkeiten gegeben? Wenn ja: warum wurden diese nicht umgesetzt?

 

1. Wie wird bei dem händischen Verfahren sichergestellt, dass Ungenauigkeiten vermieden werden, durch die z.B. Datensätze „vergessen“ oder unvollständig übertragen werden könnten?

 

1. Ist die Aussage korrekt, dass bei der Übertragung der hochsensiblen Daten auch Praktikanten und Trainees eingesetzt werden?

 

1. Wie wird der Datenschutz bei der händischen Datenmigration sichergestellt?

 

1. Sind alle Auszahlungen an die betroffenen Bürger zu jeder Zeit und unter allen Umständen sichergestellt? Gibt es ein Notfallprotokoll, wenn das System/die Systeme versagen? Wenn ja, welches?

 

 

Das Bezirksamt beantwortet die Kleine Anfrage wie folgt:

 

Zu 1.

Insgesamt wird mit dem Fachverfahren in 9 Abteilungen gearbeitet. In Summe sind von der Umstellung 100 VZÄ betroffen, das entspricht derzeit etwa 113 Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter.

 

Alle Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter werden insofern für die Umstellung eingesetzt, als dass sie jene Fälle, für die sie zuständig sind, in dem neuen Verfahren fortführen. Es werden keine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter für die Umstellungsmaßnahmen freigestellt. Alle führen ihre Regelaufgabe fort und haben in unterschiedlichem Ausmaß darüber hinaus die Aufgabe, dafür Sorge zu tragen, dass ihre Fälle richtig in das neue Fachverfahren übertragen werden (siehe auch Frage 7).

 

Zu 2.

Ja, von der Umstellung sind alle 7 Bezirke sowie das Fachamt für Eingliederungshilfe (W/EH) betroffen.

Die Umstellung erfolgt für alle Anwender zeitgleich.

 

Zu3.

Die Umstellung beginnt phasenweise:

Ab 15.05.2019 beginnen die Schulungen für das neue IT-Programm.

Ab 22.07.2019 steht das neue IT-Programm parallel zum alten Programm zur Verfügung (Beginn des Parallelbetriebs und Zeitraum für ggf. notwendige manuelle Übertragungen).

Ab 01.10.2019 wird das alte IT-Programm still gelegt, es ist ab dann nur noch ein lesender Zugriff möglich. Alle relevanten Tätigkeiten können dann nur noch aus dem neuen IT-Programm heraus erbracht werden. Ab Oktober 2019 werden entsprechend die Leistungen für die Klientinnen/Klienten ausschließlich aus dem neuen IT-Programm erfolgen.

 

Zu 4.

Der eingeschränkte Regelbetrieb wird in Altona mit Beginn der Schulungen starten, da dann kontinuierlich ein Teil der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter in Schulungen ist, Urlaubsansprüche und krankheitsbedingte Vakanzen zudem abgefedert werden müssen. Der eingeschränkte Regelbetrieb ist bis Mitte Oktober vorgesehen.

 

Konkret bedeutet dies für die Bürgerinnen/Bürger im Bezirk Altona, dass ihre Leistungen weiterhin bearbeitet werden. Jene Aufgaben, die zurückgestellt werden können, werden nicht prioritär behandelt. Die Öffnungszeiten des SDZs bleiben wie gehabt. Allerdings werden die Terminfenster für Vorsprachen in der zuständigen Sachbearbeitung deutlich reduziert. Dies kann dazu führen, dass Termine mit Zeitverzug vergeben werden (müssen) und für die Bürgerinnen/Bürger ungewohnte Wartezeiten entstehen.

Wir empfehlen den Bürgerinnen/Bürgern so viel wie möglich auf dem Postwege zu erledigen.

 

In folgenden Zeitfenstern bleiben beide Dienststellen des SDZ geschlossen:

04.07. - 09.07.2019

22.07. - 02.08.2019

 

Zu 5.

Ja, siehe Frage 4. Betroffen sind dann beide Standorte mit jeweils allen Abteilungen.

 

Zu 6.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt lassen sich die Schließungen nicht vermeiden. Die anstehenden Tätigkeiten im Rahmen der Umstellung können nur von qualifizierten Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeitern übernommen werden.

Die Einstellung temporärer Hilfskräfte kann nur weniger qualifizierte Tätigkeiten, z.B. Archivarbeiten abfedern. Alle Aufgaben, die mit dem direkten Kundenkontakt verbunden sind, bedürfen eines Mindestmaßes an Fachlichkeit, die mit einer entsprechenden Einarbeitung oder Schulung verbunden sind. Die übliche Einarbeitung für Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter dauert ca. 1 Jahr bis das Sachgebiet vollständig und eigenständig übernommen werden kann.

 

Zu 7.

Diese Frage kann abschließend nur von der Projektleitung beantwortet werden.

 

Grundsätzlich werden die Daten technisch migriert.

In definierten Fallkonstellationen ist dies jedoch nicht vollumfänglich möglich oder das Risiko für Übertragungsfehler zu hoch, was in der Folge zu Fehlzahlungen führen kann. Somit werden in diesen definierten Fallkonstellationen die zuständigen und qualifizierten Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter anhand eines Migrationsleitfadens die relevanten Daten in den Fall einpflegen. Nur so ist gewährleistet, dass die Bürgerinnen/Bürger ihre Leistungen im richtigen Umfang erhalten können.

 

Zu 8.

Wie in Frage 7 beschrieben, werden alle Fälle technisch migriert.

Nur definierte Fallkonstellationen bedürfen einer manuellen Nachpflege von Daten aus dem alten IT-Programm.

Bereits seit Monaten werden die Fälle in dem alten IT-Programm für die Migration vorbereitet, so dass die technische Migration durchgeführt werden kann.

 

Ferner ist seitens der Projektleitung geplant, Listen bereit zu stellen, aus denen die Fälle hervorgehen, die manuell ergänzt werden müssen.

 

Der eingeschränkte Regelbetrieb wird auch eingeführt, um den Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeitern ausreichend Möglichkeiten zu geben, sich auf die Umstellung und richtige Eingabe der Daten zu konzentrieren. Dies ist insbesondere bei komplexen Leistungsverknüpfungen sehr wichtig. Somit tragen die Dienststellen ihren Teil dazu bei, dass die Fehlerquote minimiert werden kann. Zudem werden zusätzliche Zeitfenster für die Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter eingeräumt, beispielsweise die Möglichkeit mehr Überstunden zu leisten oder an Samstagen zu arbeiten.

 

Zu 9.

Nein.

Die Übertragung erfolgt technisch. Die manuelle Nachpflege („manueller Migrationsaufwand“) kann aufgrund der fachlichen Kenntnisse ausschließlich von den zuständigen Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeitern erfolgen.

 

Praktikantinnen/Praktikanten und andere Hilfskräfte können nur in Bereichen eingesetzt werden, die im Hintergrund die Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter unterstützen. Hierzu zählen beispielsweise notwendige Archivarbeiten oder Postverteilung. Also Tätigkeiten, die in der Regel von den Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeitern durchgeführt werden, aber keine inhaltlich-fachlichen Qualifikationen erfordern.

Trainees können zudem die Leitungen in ihren Aufgaben unterstützen, z.B. Vorbereiten und Protokollieren von Dienstbesprechungen, Aufbereitung von Informationen für die Abteilungsleitungen und/oder Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter oder die übergeordnete Leitungsebene.

 

Zu 10.

Die Datenmigration erfolgt durch die zuständigen Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter, die ohnehin befugt sind, die Daten einzusehen und zu bearbeiten.

 

Zu 11.

Bis Oktober werden alle Leistungen für die Bürgerinnen/Bürger aus dem bestehenden IT-Programm angewiesen. Ab Oktober sollen die Leistungen aus dem neuen IT-Programm erfolgen. Hierzu werden alle oben beschriebenen Maßnahmen erfolgen, um dieses Ziel möglich zu machen.

 

Für die Bereitstellung des Notfallprotokolls ist das Projekt zuständig. Organisatorisch ist dieses Projekt an der zuständigen Fachbehörde (BASFI/SI) anhängig.

 

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