Digitales Sportstätten-Management, ein Projekt für eine moderne, serviceorientierte Verwaltung Mitteilungsdrucksache zum Beschluss der Bezirksversammlung vom 23.02.2023

Die Bezirksversammlung Altona hat in ihrer Sitzung vom 23.02.2023 anliegende Drucksache 21-3834B beschlossen.

 

Die Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke (BWFGB) hat mit Schreiben vom 28.03.2023 wie folgt Stellung genommen:

 

Im Bereich der bezirklichen Sportstättenverwaltung und Sportstättenmanagement bestehen verschiedene Digitalisierungspotenziale, welche es im Rahmen der fortlaufenden Digitalisierung der Bezirksämter ebenfalls zu realisieren gilt. Zu diesem Zweck ist seitens des federführenden Bezirksamtes für den Bereich S4-Sport (BA-Harburg) der Start eines  Vorprojektes zum Erhaltungsmanagement Sport geplant, welches die Planung und Prüfung der Rahmenbedingungen zur Umsetzung eines Erhaltungsmanagements und die Prüfung weiterer Möglichkeiten zur Digitalisierung in der Sportverwaltung klären und definieren soll. Basierend auf den Ergebnisse des Vorprojektes ist die Einsetzung eines Hauptprojektes zur Professionalisierung und Digitalisierung des Belegungs-, Grundstücks- und Facility Managements der bezirklichen Sportverwaltung geplant, welches u.a. die nachfolgenden Grobziele (Konkretisierung im Vorprojekt) erfasst:

 

• Die Prozesse und das Datenmanagement der Sportverwaltung sollen aufgenommen werden und über die Einführung eines Fachverfahrens digitalisiert und standardisiert werden.
• Über das Fachverfahren soll eine digitale Vernetzung der Akteure der Sportverwaltung ermöglicht werden, gemäß eines abgestimmten Kommunikationskonzeptes.
• Das Fachverfahren soll ein Nutzer-Modul zur digitalen Buchung bzw. Belegung für Kund*innen enthalten.
• Die digitale Kommunikation zwischen der Sportverwaltung und den Kund*innen soll gesteuert und transparent über einen FHH-Webauftritt und ggf. eine App-Lösung erfolgen.
• Das Fachverfahren soll ein digitales Vertragsmanagement beinhalten.
• Das Fachverfahren soll die notwendigen Kennzahlen für das zentrale Erhaltungsmanagementmonitoring (ZME) liefern.

 

Der Start des Vorprojektes ist für Oktober 2023 vorgesehen.

 

Das Chief Digital Officer der Bezirksämter empfiehlt einen Austausch der Federführung SR4 im Bezirksamt Harburg mit dem Bezirksamt Altona um zu klären, in wie weit die im Beschluss der BV Altona dokumentierten Ziele bereits durch die oben genannten Vorhaben mit abgedeckt sind, da eine Initiierung von Parallelprojekten mit gleichen Inhalten vermieden werden muss.

 

Das Bezirksamt Altona hat mit Schreiben vom 30.05.2023 wie folgt Stellung genommen:

 

Zu 3:

Das Bezirksamt ist gerne bereit zur Mitarbeit an einem derartigen Projekt. Da es hamburgweit aber noch dauern wird, bis ein derartiges Projekt eingesetzt wird, hat das Bezirksamt bereits die Umsetzung eines eigenen Pilotprojektes eingeleitet.

 

Das Bezirksamt hat auf drei Pilotsportanlagen bereits W-LAN-Router installiert:

 

-          Sportplatz Sternschanzenpark

-          Sportplatz Dockenhuden

-          Sportplatz Memellandallee

 

Mit dieser Pilotmaßnahme können zwei Aspekte der Digitalisierung der Sportanlagen umgesetzt werden. Zum einen können die Platzwarte mit Laptops ausgestattet werden. Dadurch wird es den Platzwarten ermöglicht, nicht nur an Skype-Besprechungen mit ihren Vorgesetzten teilzunehmen, was die Kommunikation angesichts der dezentralen Arbeitsplätze deutlich erleichtern würde. Sie können auch auf die in OneNote und auf dem Sport-SharePoint abgelegten Informationen zu Änderungen in Spielplänen etc. zugreifen. Derzeit stellen noch die Vorgesetzten den Kolleg:innen ihre Informationen per Mail oder telefonisch zur Verfügung, was zusätzlich Arbeit verursacht. Die Platzwarte könnten damit außerdem die Nutzungsübersichten und Auslastung der Anlagen täglich einpflegen, was die zeitnahe Überprüfung von Belegungsanfragen ermöglichen würde. Diese Übersichten werden bisher händisch geführt, was die Aktualität mindert.

 

Zum anderen kann durch die W-LAN-Einrichtung ein Transpondersystem die gelegentlich nötige Schlüsselübergabe (siehe Drs. 21-2346) vereinfachen. Die Transponder könnten den Vereinen vorab zur Verfügung gestellt werden und bei Bedarf von den Mitarbeiter:innen des Sportreferats vom Büro oder vom Home Office aus so programmiert werden, dass sie tage- und stundengenau für den jeweiligen Verein das Platzwartbüro öffnen, in dem sich die Schlüssel für die Anlagen befinden.

 

Für die Umsetzung dieses Pilotprojekts würden folgende Mittel benötigt:

 

-          Einrichtung Router bei bestehenden Anschlüssen: 307,00 Euro pro Sportplatz

-          Sportplatz (ggf. höhere Kosten, je nach Entfernung zwischen dem Telekom-Verteiler und dem Platzwartbüro)

-          Laufende Kosten der DSL-Router (WLAN): 75,50 Euro monatlich pro Sportplatz

-          Installation Transponderöffnung an der Tür des Platzwartbüros einmalig 2.700,00 Euro pro Sportplatz (konsumtiv)

-           

Die hierfür benötigten Mittel in Höhe von einmalig 9.021,00 Euro (für die Installation der Transponder und der Router) sowie jährlich 2.718,00 Euro für die laufenden Kosten stehen dem Bezirksamt nicht zur Verfügung. Mit der Installation der Router ging das Bezirksamt in Vorleistung, der Rest des Pilotprojekts hängt von der Finanzierung ab. Projektstellen werden für die Umsetzung nicht benötigt.

 

Zu 4:

Dem zuständigen Fachausschuss wird regelmäßig berichtet.

 

:

Die Bezirksversammlung wird um Kenntnisnahme gebeten.

 

Drs. 21-3834B