Digitale Bauakte und Einsichtnahme - Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung Dringlicher Antrag der Volt-Fraktion

Deutschlandweit zeigt sich, dass für antragspflichtige Umbauten, Erweiterungen und dieBewertung von Bestandsgebäuden in den meisten Fällen die Einsichtnahme in vorhandeneBauakten notwendig ist. Da viele Eigentümer keine vollständigen Unterlagen besitzen, erfolgtdiese Einsicht in der Regel über die zuständige Behörde. Die Einsicht darf ausschließlich durchEigentümer oder bevollmächtigte Dritte erfolgen. Gleichzeitig müssen seit Anfang 2024 alleBauanträge einschließlich der Statikunterlagen in Hamburg digital eingereicht werden. Dieseparallele Nutzung von digitalen und analogen Dokumenten erschwert die Verfahren und führt zuzusätzlichem Aufwand. Zudem besteht bei älteren Papierunterlagen die Gefahr vonBeschädigungen bei wiederholter Einsichtnahme. Eine umfassende Digitalisierung würde dahersowohl die Arbeitsprozesse vereinfachen als auch zur Erhaltung wichtiger Dokumentebeitragen.

Zahlreiche Kommunen – darunter auch Großstädte – befinden sich derzeit mitten im Übergangzu vollständig digitalen Verfahren oder haben diesen bereits abgeschlossen. Ein besondersfortschrittliches Beispiel ist die Freie Hansestadt Bremen, die schon 2014 mit der Digitalisierungihrer Bauakten begonnen hat und inzwischen ein vollständig digitales System für dieEinsichtnahme bereitstellt.

In Hamburg ist der Senat dennoch der Auffassung, dass bislang kein wirtschaftlichangemessenes Verfahren für die vollständige Digitalisierung aller Bauakten gefunden wurde,wie aus der Antwort auf die Anfrage Drs. 23/301 hervorgeht. Ein Austausch mit denVerwaltungen anderer Großstädte scheint hier nicht stattgefunden zu haben.

Hamburgweit zeigt sich zudem ein heterogenes Bild: Die Abläufe zur Bauakteneinsicht unterscheiden sich zwischen den sieben Bezirken und ein vollständig digitaler Prozess existiertin keinem von ihnen. Während einige Bezirke bereits erste Schritte zur Digitalisierungunternommen haben, sind die Verfahren vielerorts weiterhin analog geprägt.

Im Bezirk Altona muss die Einsichtnahme in Bauakten per E-Mail beantragt und auf demselbenWeg ein Termin vereinbart werden. Dieser Termin findet vor Ort statt und erfordert stets dieVorbereitung und Begleitung durch fachkundige Mitarbeitende des Bezirksamtes, waserhebliche personelle Ressourcen bindet. Im Vergleich dazu ist der Bezirk Eimsbüttel zumindest

einen Schritt weiter: Dort erfolgt immerhin die Terminvergabe über das Online-Portal desHamburgService.

Vor diesem Hintergrund möge die Bezirksversammlung beschließen:

Das Bezirksamt Altona wird nach § 19 BezVG gebeten,

1. die Möglichkeit der Beantragung von Akteneinsichtnahme und Terminvereinbarung über das Portal des HamburgService einzurichten;

2. alle Bauakten, bei denen bereits aktenrelevante Unterlagen digital eingehen, im Zuge einer Antragstellung vollständig zu digitalisieren;

3. zu prüfen, inwieweit eine Kostenbeteiligung der Antragsteller an der Digitalisierung in die Antragsverfahren integriert werden kann;

4. zu prüfen, ob dafür auf die bisherige Praxis zurückgegriffen werden kann: Ausleihe der Bauakte und Digitalisierung über die bereits vorhandenen Vertragsservicepartner;

5. sich weiterhin beim Senat für eine zeitnahe Digitalisierung aller Bauakten einzusetzen, um personelle Ressourcen im Bezirksamt anderweitig einsetzen zu können und einen niedrigschwelligen Service für Antragstellende zu ermöglichen.

Die Bezirksversammlung wird um Zustimmung gebeten.

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