Digitale Bauakte und Einsichtnahme - Schritt für Schritt zur digitalen Verwaltung Dringlicher Antrag der Volt-Fraktion

Deutschlandweit zeigt sich, dass für antragspflichtige Umbauten, Erweiterungen und die Bewertung von Bestandsgebäuden in den meisten Fällen die Einsichtnahme in vorhandene Bauakten notwendig ist. Da viele Eigentümer keine vollständigen Unterlagen besitzen, erfolgt diese Einsicht in der Regel über die zuständige Behörde. Die Einsicht darf ausschließlich durch Eigentümer oder bevollmächtigte Dritte erfolgen. Gleichzeitig müssen seit Anfang 2024 alle Bauanträge einschließlich der Statikunterlagen in Hamburg digital eingereicht werden. Diese parallele Nutzung von digitalen und analogen Dokumenten erschwert die Verfahren und führt zu zusätzlichem Aufwand. Zudem besteht bei älteren Papierunterlagen die Gefahr von Beschädigungen bei wiederholter Einsichtnahme. Eine umfassende Digitalisierung würde daher sowohl die Arbeitsprozesse vereinfachen als auch zur Erhaltung wichtiger Dokumente beitragen.

Zahlreiche Kommunen – darunter auch Großstädte – befinden sich derzeit mitten im Übergang zu vollständig digitalen Verfahren oder haben diesen bereits abgeschlossen. Ein besonders fortschrittliches Beispiel ist die Freie Hansestadt Bremen, die schon 2014 mit der Digitalisierung ihrer Bauakten begonnen hat und inzwischen ein vollständig digitales System für die Einsichtnahme bereitstellt.

In Hamburg ist der Senat dennoch der Auffassung, dass bislang kein wirtschaftlich angemessenes Verfahren für die vollständige Digitalisierung aller Bauakten gefunden wurde, wie aus der Antwort auf die Anfrage Drs. 23/301 hervorgeht. Ein Austausch mit den Verwaltungen anderer Großstädte scheint hier nicht stattgefunden zu haben.

Hamburgweit zeigt sich zudem ein heterogenes Bild: Die Abläufe zur Bauakteneinsicht unterscheiden sich zwischen den sieben Bezirken und ein vollständig digitaler Prozess existiert in keinem von ihnen. Während einige Bezirke bereits erste Schritte zur Digitalisierung unternommen haben, sind die Verfahren vielerorts weiterhin analog geprägt.

Im Bezirk Altona muss die Einsichtnahme in Bauakten per E-Mail beantragt und auf demselben Weg ein Termin vereinbart werden. Dieser Termin findet vor Ort statt und erfordert stets die Vorbereitung und Begleitung durch fachkundige Mitarbeitende des Bezirksamtes, was erhebliche personelle Ressourcen bindet. Im Vergleich dazu ist der Bezirk Eimsbüttel zumindest

einen Schritt weiter: Dort erfolgt immerhin die Terminvergabe über das Online-Portal des HamburgService.

Vor diesem Hintergrund möge die Bezirksversammlung beschließen:

Das Bezirksamt Altona wird nach § 19 BezVG gebeten,

1. die Möglichkeit der Beantragung von Akteneinsichtnahme und Terminvereinbarung über das Portal des HamburgService einzurichten;

2. alle Bauakten, bei denen bereits aktenrelevante Unterlagen digital eingehen, im Zuge einer Antragstellung vollständig zu digitalisieren;

3. zu prüfen, inwieweit eine Kostenbeteiligung der Antragsteller an der Digitalisierung in die Antragsverfahren integriert werden kann;

4. zu prüfen, ob dafür auf die bisherige Praxis zurückgegriffen werden kann: Ausleihe der Bauakte und Digitalisierung über die bereits vorhandenen Vertragsservicepartner;

5. sich weiterhin beim Senat für eine zeitnahe Digitalisierung aller Bauakten einzusetzen, um personelle Ressourcen im Bezirksamt anderweitig einsetzen zu können und einen niedrigschwelligen Service für Antragstellende zu ermöglichen.

Die Bezirksversammlung wird um Zustimmung gebeten.