Aktuelle Lage der Ausländerdienststelle Altona Auskunftsersuchen von Mithat Capar, Gregor Werner, Patrick Müller-Constantin (alle SPD-Fraktion) sowie Andreas Bernau (fraktionsloses Mitglied)

Der Fachbereich Ausländerangelegenheiten im Bezirksamt Altona spielt eine entscheidende Rolle bei der Integration und Unterstützung von Migrantinnen und Migranten in unserem Bezirk. Die korrekte, zeitnahe und menschenwürdige Bearbeitung von Anträgen ist ein wesentlicher Bestandteil ihrer Arbeit. In letzter Zeit haben wir jedoch zahlreiche Berichte über lange Wartezeiten, überlastetes Personal und ineffiziente Prozesse erhalten. Diese Umstände werfen Fragen über die aktuelle Leistungsfähigkeit der Ausländerdienststelle im Bezirksamtes Altona auf. 

Die gestellten Fragen sollen dazu beitragen, ein detailliertes Bild der aktuellen Situation in der der Ausländerdienststelle Altona zu zeichnen. Sie betreffen Themen wie Personal, Arbeitsbelastung, Terminvergabe und Budget, die für die Effizienz und Effektivität der Arbeit des Fachbereichs von entscheidender Bedeutung sind. Mit diesen Informationen hoffen wir, besser zu verstehen, welche Herausforderungen die Ausländerdienststelle derzeit hat und welche Lösungen in Betracht gezogen werden könnten. 

Es ist unser gemeinsames Ziel, den Service für alle Bürgerinnen und Bürger, einschließlich der Migrantinnen und Migranten, zu verbessern und eine effiziente und effektive Verwaltung im Bezirk Altona sicherzustellen.  

 

Vor diesem Hintergrund stellen wir folgende Fragen:  

 

1. Wie viele Mitarbeiter sind derzeit im Fachbereich Ausländerangelegenheiten im Bezirksamt Altona beschäftigt? Wie setzt sich die Verteilung zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften unter den Mitarbeitern dar?
2. Wie hat sich die Personalsituation in der Ausländerbehörde in den vergangenen fünf Jahren entwickelt?
3. Gibt es aktuell offene Stellen in der Ausländerdienststelle Altona? Welche Maßnahmen werden ergriffen, um diese Stellen zu besetzen? Und wann wurden diese Maßnahmen zu welchen Zeitpunkten umgesetzt?
4. Wie hoch ist die durchschnittliche Fluktuationsrate der Mitarbeiter in der Ausländerdienststelle Altona aktuell und in den zurückliegenden fünf Jahren?
5. Wie viele Fälle der Bearbeitung von Vorgängen in diesem Zuständigkeitsbereich bearbeitet ein Mitarbeiter der Ausländerdienststelle Altona durchschnittlich pro Tag, Woche und Monat?
6. Wie hat sich die Arbeitsbelastung (Überstunden, Überlastungsanzeigen) bezüglich der Vorgänge der Mitarbeiter in den letzten fünf Jahren verändert? Welche Schritte werden unternommen, um die Arbeitsbelastung (Überstunden, Überlastungsanzeigen) zu reduzieren? Und wann wurden diese Maßnahmen zu welchen Zeitpunkten umgesetzt?
7. Wie lange beträgt die durchschnittliche Wartezeit für einen Termin in der Ausländerdienststelle Altona? Wie hat sich diese Wartezeit in den letzten fünf Jahren entwickelt?
8. Welche Initiativen werden ergriffen, um die Wartezeiten für Terminvereinbarungen zu verkürzen?
9. Wie viele Termine vergibt die Ausländerdienststelle Altona durchschnittlich pro Tag, Woche und Monat?
10. Wie hoch ist das jährliche Budget der Ausländerdienststelle Altona und wie hat es sich in den letzten fünf Jahren entwickelt? Nach welchen Kategorien wird das Budget aufgeteilt, und welche Ausgabenbereiche haben Priorität?
11. Wie verhalten sich die Personalkosten im Verhältnis zum Gesamtbudget des Bezirksamtes, unter Berücksichtigung aller Bereiche?
12. Welche Kennzahlen werden verwendet, um die Effizienz der Ausländerdienststelle Altona zu bewerten, und welche Maßnahmen sind geplant, um sie zu steigern?
13. Wie viele Überstunden werden von den Mitarbeitern der Ausländerdienststelle Altona durchschnittlich pro Woche geleistet?
14. Wie viele Mitarbeiter sind derzeit in der Ausländerdienststelle Altona in Elternzeit oder aufgrund von Langzeiterkrankungen abwesend?
15. Wie beeinflusst die derzeitige Personalsituation die Bearbeitungszeiten von Anträgen?
16. Welche Initiativen sind geplant, um die Bearbeitungszeiten von Anträgen zu verkürzen?
17. Wie wird die Qualität der Arbeit der Mitarbeiter in der Ausländerdienststelle Altona überwacht und sichergestellt?
18. Wie viele Anträge bleiben pro Woche und pro Monat unerledigt, und welche Strategien werden angewandt, um diese Rückstände zu bewältigen?
19. Wie werden Termine in der Ausländerdienststelle Altona vergeben, und existiert eine Warteliste?
20. Wie viele Personen suchen durchschnittlich pro Woche bzw. pro Monat die Ausländerdienststelle Altona ohne Termin auf? Welche Maßnahmen werden ergriffen, um auch Personen ohne Termin zu unterstützen?
21. Welche Strategien werden implementiert, um den Bedarf an Terminen in der Ausländerdienststelle Altona zu decken?
22. Wie erfolgt die Verteilung der verfügbaren Ressourcen der Ausländerdienststelle Altona auf die unterschiedlichen Aufgabenbereiche?
23. Sind zukünftige Investitionen oder Ausgaben für die Ausländerdienststelle Altona geplant?
24. Gibt es Überlegungen zur Reorganisation oder Restrukturierung der Ausländerdienststelle Altona, um Effizienz und Arbeitslastverteilung zu verbessern?

 

Die Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke beantwortet die Fragen wie folgt:

 

Zu dem Auskunftsersuchen Drs. 21-4251 nimmt der Hamburg Service vor Ort wie folgt Stellung:

 

In dem Standort Altona – Ausländerangelegenheiten - hat es mit Start des Hamburg Service vor Ort zum 01.04.2023 auf der Leitungsebene eine personelle Veränderung gegeben, da die langjährige Leitung zum 31.03.23 in den Ruhestand gewechselt ist. Nahezu gleichzeitig wurde auch die Stelle der stellvertretenden Leitung vakant.

 

Zur Personalsituation lässt sich grundsätzlich feststellen, dass auch die Standorte Ausländerangelegenheiten vom Fachkräftemangel betroffen sind. Dem Standort Altona sind 15 Sachbearbeitungsstellen (aktuell besetzt 9,5 VZÄ) sowie 2 Stellen für Hauptsachbearbeitungen (aktuell besetzt 1 VZÄ) und 1 Supervisor zugeordnet.

 

Eine Analyse der Arbeitsprozesse sowie die Hinweise auf lange Wartezeiten und eine hohe Beschwerdelage haben dazu geführt, dass der Hamburg Service vor Ort kurzfristig Maßnahmen ergriffen hat.

Er hat im Sinne seiner zentralen Steuerungsfunktion sehr schnell eine temporäre Lösung ergriffen, um die Situation vor Ort zügig zu verbessern und ab 04.04.23 ein erfahrenes Leitungsteam aus dem Standort Nord dort eingesetzt.

 

Durch konkrete Steuerungsmaßnahmen und in Teilen veränderte Arbeitsprozesse, wie z.B. tägliche Sichtung, Priorisierung und Kategorisierung von Anträgen, direkte Notfallbearbeitung bei der Vorsprache und effektivere Nutzung des vorhandenen Terminkontingents durch Dubletten-Bereinigung ist es gelungen, bis Mitte August erhebliche Verbesserungen zu erzielen. Im Ergebnis konnten so die Wartezeiten auf die ausländerrechtliche Entscheidung von 16 Wochen auf 6 Wochen verkürzt werden. Dauernde Warteschlangen am Serviceschalter wurden erfolgreich abgestellt. Zu Stoßzeiten (vor allem donnerstags) kann es dennoch gelegentlich auch bei erhöhten Personaleinsatz zu Wartezeiten am Serviceschalter kommen.

Zum 01.08.23 wurde die Leitungsstelle neu besetzt. Erfreulicherweise hat sich die temporär eingesetzte Leitungskraft im Auswahlverfahren durchgesetzt und somit können die erfolgreich begonnenen Veränderungsmaßnahmen bei den Arbeitsprozessen fortgeführt und stabilisiert werden.

 

In Altona gibt es seit diesem Zeitpunkt die Besonderheit, dass die Standorte Einwohnerangelegenheiten und Ausländerangelegenheiten mit einer Leitungskraft besetzt sind, die beide Bereiche leitet. Hierdurch soll in den nächsten Monaten erprobt werden, welche Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Entlastungseffekte sich unter dem Aspekt einer engeren Verzahnung der beiden Fachbereiche ergeben.

 

Überlastungsanzeigen der Mitarbeitenden liegen dem Hamburg Service nicht vor.

 

Die Dienststelle vergibt aktuell im Durchschnitt 430 Termine je Woche.

 

Der Hamburg Service vor Ort ist dabei, ein einheitliches Controlling für die Standorte Ausländerangelegenheiten analog zu den Einwohnerangelegenheiten aufzubauen, um Personalressourcen und Dienstleistungszahlen Hamburg weit zu vergleichen. Ausgehend von diesem Controlling werden auch im Standort Altona Arbeitsprozesse kontinuierlich optimiert und Ressourcen dementsprechend noch effizienter eingesetzt.

 

Im Übrigen wird auf die Beantwortung der SKA 22/11784 vom 27.04.2023 verwiesen.

 

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Die Bezirksversammlung wird um Kenntnisnahme gebeten.

 

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