Entlastung der Verwaltung bei der Protokollerstellung Beschluss der Bezirksversammlung vom 02.03.2023 (Drs. 21-6659)
Folgender Beschluss wurde gefasst:
Die Bezirksversammlung Wandsbek begrüßt eine Digitalisierungsoffensive zur Entlastung der Verwaltung bei den Protokollaufgaben.
Die zuständige Fachbehörde wird gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Dataport gebeten:
Stellungnahme der Senatskanzlei, Amt für IT und Digitalisierung:
ITD 2 kann dem konkret vorgeschlagenen Vorgehen rollenbedingt nicht entsprechen, schlägt aber in den Ausführungen unten einen alternativen Ansatz vor.
Folgende Beschlussempfehlung der Bezirksversammlung Wandsbek wurde gem. § 27 (2) BezVG mit der Bitte um Stellungnahme bis zum 19.04.2023 gefasst:
Die Bezirksversammlung Wandsbek begrüßt eine Digitalisierungsoffensive zur Entlastung der
Verwaltung bei den Protokollaufgaben.
Die zuständige Fachbehörde wird gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Dataport gebeten:
1. Zu prüfen, welche Tools seitens der Verwaltung eingesetzt werden, mit denen eine automatisierte oder teilautomatisierte Erstellung von Sitzungsprotokollen auf Basis von Tonaufzeichnungen möglich ist.
2. Für die gefundenen Tools zu bewerten, welche unter Berücksichtigung von Datenschutz Aspekten theoretisch geeignet sind, gute Protokolle zu erstellen.
3. Die Hersteller der drei bestgeeigneten Tools bitten, diese im Hauptausschuss der Bezirksversammlung in einem Praxisbeispiel vorzustellen.
4. Mit den drei bestgeeigneten Tools in einer Testphase zu prüfen, ob diese praxistauglich sind und über die Ergebnisse im Hauptausschuss anschließend zu berichten, damit dieser über das weitere Vorgehen entscheiden kann.
ITD stimmt grundsätzlich mit der Einschätzung der Bezirksversammlung Wandsbek überein, dass in der Nutzung von KI-gestützten Tools zur teilautomatisierten Erstellung von verschiedenen Arten von Protokollierungen ein großes Potenzial zur Entlastung der Verwaltung liegt. Diese Einschätzung basiert zum einen darauf, dass das Protokoll als wichtige Arbeitstechnik der Verwaltung ein in nahezu jeder Verwaltungseinheit relevanter und damit skalierbarer Anwendungsfall ist, der zugleich in der manuellen Variante sehr viel personelle Ressourcen bindet. Zum anderen gibt es auf Basis der großen Fortschritte in den Bereichen Spracherkennung (zur Umwandlung von gesprochener Sprache in Text) und generative KI (zur ggf. notwendigen Zusammenfassung des Transkripts) aus technischer Sicht eine realistische Perspektive für eine Umsetzbarkeit.
Als zentrale Assistenz- und Steuerungseinheit des Senats nimmt ITD vorwiegend Aufgaben von politisch-strategischer Bedeutung wahr und steuert zentral den Einsatz der Informationstechnik und von E-Government-Lösungen in der Hamburger Verwaltung. In dieser Rolle erfolgt aktuell auch bereits eine Befassung mit der Frage, wie und unter welchen Bedingungen für den Anwendungsfall Protokollierung ein behördenübergreifend nutzbarer zentraler Dienst etabliert werden kann und welche vorbereitenden Maßnahmen ITD hierfür ergreifen kann. Eine Prüfung und Umsetzung individueller Lösungen für einzelne Häuser liegt hingegen nicht im Aufgabenbereich von ITD, sondern müsste im Fall der Bezirke beispielsweise durch die entsprechende CDO-Organisation oder N-ITB vorangetrieben werden.
Mit dem InnoTecHH Fonds gibt es allerdings ein Programm von ITD mit etablierten Strukturen und Verfahren für die agile und nutzerorientierte Pilotierung und Umsetzung digitaler Innovationen in der FHH, bei dem der Fokus aktuell auf der Erprobung von KI liegt. Hier gibt es mehrmals im Jahr für alle Behörden, Landesbetriebe und Bezirke die Möglichkeit im Rahmen von definierten Bewerbungsphasen Ideen einzureichen, die bei Auswahl innerhalb von kurzen Umsetzungszyklen (3-6 Monaten) als „Innosprint“ pilotiert und bei Erfolg anschließende als MVP (minimal viable product) umgesetzt werden. Hier kann auch die durch die Bezirksversammlung Wandsbek vorgebrachte, auf dem Einsatz von KI basierende Umsetzungsidee entsprechend eingereicht werden.
Im Rahmen eines solchen Innosprints würden bei erfolgreicher Bewerbung dann auch wie beim InnoTecHH Fonds üblich im Vorfeld der Erprobung verschiedene Lösungen (sowohl von Dataport als auch von externen Anbietern) evaluiert, wobei natürlich auch ggf. bereits in der FHH genutzte Anwendungen Berücksichtigung finden. Auch die Prüfung spezifischer Anforderungen, z.B. im Bereich Datenschutz ist Teil der umsetzungsvorbereitenden Phase.
Zu prüfen ist noch inwieweit das Amt ITD und der dort verortete InnoTecHH Fonds für eine Anwendung unmittelbar bei der Bezirksversammlungen zuständig ist, da diese nicht der Exekutiven Gewalt angehören und damit auch nicht für zentrale IT-Mittel vorgesehen sind. Einer Einreichung der Protokollierungsidee aus dem Bezirk Wandsbek selbst steht aber nichts entgegen.
Die Bezirksversammlung nimmt Kenntnis.