Antwort Kleine Anfrage FDP-Fraktion: Wie hoch ist der Papierverbrauch in der Bezirksverwaltung Harburg?

Seit Jahren gibt es das Schlagwort vom „Papierlosen Büro“ und das Ziel von der digitalisierten Verwaltung, besonders aktuell auch durch die Diskussion um Arbeit im Home-Office.

In Zeiten von CO₂-Minderung und Energiesparmaßnahmen wird das Sparen von Papier, die Verminderung von Kopier- und Druckaufträgen, zu einer Notwendigkeit. Daher ist die Außerbetriebnahme von einem Teil der Drucker und Kopierer in der Verwaltung zu begrüßen.

Aber gerade der Verbrauch von Papier ist ein wichtiger Punkt, da die Papierherstellung viel Energie und Wasser verbraucht und einen großen CO₂-Fußabdruck hinterlässt (ca. 1,3 kg CO₂ für 1 kg Recycling-Papier, entspricht 200 Blatt DIN A4), auch durch den Holzverbrauch, wodurch die langfristige Fixierung von CO₂ in Holz verhindert wird.

Vor diesem Hintergrund fragen wir die Verwaltung:

1. Wie hat sich der Papierverbrauch in der Verwaltung seit 2018 entwickelt?

2. Ist der Papierverbrauch seit 2018 gesunken? Wenn nein, warum nicht?

3. Wie weit ist die Digitalisierung in der Verwaltung vorangeschritten?

4. Werden die Akten digital geführt oder werden sie vor der Bearbeitung noch ausgedruckt?

5. Welche Digitalisierungsmaßnahmen sind in den kommenden 2 Jahren geplant?

FREIE UND HANSESTADT HAMBURG

Bezirksamt Harburg 16.11.2022

Das Bezirksamt Harburg beantwortet die Anfrage der FDP-Fraktion („1-2588) wie folgt:

1. Wie hat sich der Papierverbrauch in der Verwaltung seit 2018 entwickelt?

Der Verbrauch ist insgesamt jährlich verringert worden. Seit 2018 um ca. 60 %

2. Ist der Papierverbrauch seit 2018 gesunken?

Ja, jedoch nicht in allen Bereichen

Wenn nein, warum nicht?

Bedingt durch die Coronapandemie stark erhöhter Papierbedarf im Gesundheitsamt.

Im Dezernat 4 ist das Ausdrucken von Vorgängen teilweise rechtlich vorgegeben und viele Akten sind nur in Papierform gerichtsfest und vor Gericht verwendbar. Teilweise auch hybrid, dazu gibt es entsprechende Rechtsvorschriften, die diese Arbeitsweise vorgeben.

Im Übrigen s. Antworten zu 3. und 4.

3. Wie weit ist die Digitalisierung in der Verwaltung vorangeschritten?

Die Ziele zur Digitalisierung sind in den Digitalstrategien der Behörden verankert. Dabei tragen Digitalisierungsvorhaben grundsätzlich zur Reduzierung des Papieraufkommens bei. U. a. sind Instrumente wie digitale Abstimmungs-Workflows und eine zentrale digitale Ablage etabliert. Bei der Weiterentwicklung der eingesetzten Fachverfahren in den Dienststellen sind Prozessoptimierungen ein wesentlicher Teil, um Medienbrüche in der Kommunikation intern wie extern im Papierformat zu reduzieren. Die Entwicklung in den Fachbereichen der Bezirksverwaltung ist aufgrund fachlicher, technischer und datenschutzrechtlicher Gegebenheiten sehr unterschiedlich fortgeschritten.

4. Werden die Akten digital geführt oder werden sie vor der Bearbeitung noch ausgedruckt?

Akten werden, soweit technisch möglich, digital geführt. Ausdrucke erfolgen da, wo eine revisionssichere Ablage nicht möglich ist.

5. Welche Digitalisierungsmaßnahmen sind in den kommenden 2 Jahren geplant?

Grundlegend sind die Einführungen von Onlinediensten im Zuge des OZG-Gesetzes als wesentliche Maßnahmen der Digitalisierung in der Bezirksverwaltung zu benennen.

Es sind Maßnahmen zur Nacherfassung von Papierakten geplant, um u. a. Bearbeitungszeiten zu verbessern, die Rahmenbedingungen des Homeofficearbeitens zu erweitern und Optimierungen in der Flächennutzung (Archivflächen) zu ermöglichen.

Weitere Digitalisierungsmaßnahmen werden nach Prozessuntersuchungen im Rahmen der jeweiligen Releases der Fachverfahren umgesetzt.

Fredenhagen