Antwort auf Anfrage CDU betr. Bearbeitungszeiten von Eingaben

Eingaben sind für Bürger eine niedrigschwellige Möglichkeit, sich ohne Einhaltung einer bestimmten Form mit einer Anregung, Bitte oder Beschwerde, die den Bezirk Harburg betrifft, an die Bezirksversammlung Harburg zu wenden. Wenn sie vom Vorsitzenden der Bezirksversammlung geprüft und als Eingabe gewertet worden ist, gelangt sie in den zuständigen Fachausschuss.
Bei dieser Form der Bürgerbeteiligung darf der Bürger voraussetzen, dass er zeitnah eine Antwort auf sein konkretes Anliegen erhält oder zumindest über den Stand der Bearbeitung auf dem Laufenden gehalten wird.

Genau dies ist bei einer Eingabe vom Mai 2023 nicht geschehen. Die Verfasserin erhielt seinerzeit lediglich eine Eingangsbestätigung zu ihrer Eingabe. Im zuständigen Fachausschuss wurde ihr Anliegen aber bis heute nicht behandelt.

Diesen (Einzel?-)Fall nehmen wir zum Anlass, nach dem standardisierten Umgang mit Eingaben zu fragen. Bürger erwarten eine zeitnahe Bearbeitung. Monatelanger Stillstand führt letztlich zu Enttäuschung und Politikverdrossenheit. Dem muss entgegengewirkt werden.

Dies vorausgeschickt, fragen wir die Bezirksverwaltung:

1. Binnen welcher Frist erhalten Bürger, die eine Eingabe platzieren (Brief, Fax, Mail), eine Eingangsbestätigung?
2. Wer entscheidet, wann eine Eingabe im zuständigen Fachausschuss behandelt wird?
3. Wird nach der Behandlung im zuständigen Fachausschuss der Antwort-Entwurf im nächsten erreichbaren Hauptausschuss platziert und beschieden?
4. Wie lange dauert es durchschnittlich vom Eingang einer Eingabe bis zum Versand der fachlichen Antwort darauf?
5. Gibt es nach der unter 1. genannten Antwort weitere Zwischenbescheide an den Verfasser der Eingabe
   a) wenn feststeht, welcher Ausschuss sich mit der Eingabe befasst?
   b) wann dieser Ausschuss sich mit der Eingabe befasst?
   c) wann mit einer fachlichen Antwort auf die Eingabe gerechnet werden kann?
   Wenn nein, warum nicht?
6. Wie stellt das Bezirksamt eine zügige, standardisierte Bearbeitung einer Eingabe vom Eingang des Anliegens bis zur fachlichen Antwort darauf sicher?
7. Gibt es zwischen den Bezirken einen Austausch über eine möglichst zeitnahe fachliche Bearbeitung von Eingaben?
8. Ist dem Bezirksamt bekannt, wie lang in anderen Bezirken die Bearbeitung von Eingaben dauert?
   Wenn ja, bitte Bearbeitungszeiten nach Bezirksämtern aufführen.
   Wenn nein, warum nicht?
9. Wieviele Eingaben erreichten das Bezirksamt Harburg in den vergangenen 5 Jahren jeweils?
   Bitte Fallzahlen nach Jahren mitteilen.
10. Ist bekannt, wieviele Eingaben in den anderen Bezirksämtern im selben Zeitraum eingingen?
    Wenn ja, bitte Fallzahlen nach Jahren mitteilen.

Hamburg, den 12.02.2024

FREIE UND HANSESTADT HAMBURG

Bezirksamt Harburg

16. Februar 2024

Das Bezirksamt Harburg nimmt zu der Kleinen Anfrage der CDU-Fraktion, Drs. 21-3625, wie folgt Stellung:

1. Binnen welcher Frist erhalten Bürger, die eine Eingabe platzieren (Brief, Fax, Mail), eine
Eingangsbestätigung?

Am Tag des Eingangs, spätestens am folgenden Werktag, unter Nennung des zuständigen Ausschusses und mit dem Hinweis auf mögliche Verzögerungen.

2. Wer entscheidet, wann eine Eingabe im zuständigen Fachausschuss behandelt wird?

Die Eingaben werden im zeitlich nächsten Ausschuss behandelt. Die weitere Behandlung ist davon abhängig, wann eine Antwortvorlage oder ein Zwischenergebnis durch das zuständige Fachamt oder die zuständige Fachbehörde vorgelegt wird.

3. Wird nach der Behandlung im zuständigen Fachausschuss der Antwort-Entwurf im nächsten erreichbaren Hauptausschuss platziert und beschieden?

Der Hauptausschuss wird damit nicht befasst. Nach Beschluss des Fach- oder Regionalausschusses über den Antwortentwurf erhält der Petent innerhalb von 1-2 Werktagen das Antwortschreiben.

4. Wie lange dauert es durchschnittlich vom Eingang einer Eingabe bis zum Versand der fachlichen Antwort darauf?
   
   Im Durchschnitt 5 Monate.
   
   
5. Gibt es nach der unter 1. genannten Antwort weitere Zwischenbescheide an den Verfasser der Eingabe

a) wenn feststeht, welcher Ausschuss sich mit der Eingabe befasst?

Nein. Siehe Antwort zu 1.

b) wann dieser Ausschuss sich mit der Eingabe befasst?

Nein.

c) wann mit einer fachlichen Antwort auf die Eingabe gerechnet werden kann?
Wenn nein, warum nicht?

Nein. Antwortentwürfe werden im Fachamt bzw. in der Fachbehörde erstellt und es gibt
keinen Hinweis auf den Zeitpunkt.

6. Wie stellt das Bezirksamt eine zügige, standardisierte Bearbeitung einer Eingabe vom Eingang des Anliegens bis zur fachlichen Antwort darauf sicher?

Zeitnahe Übersendung an alle beteiligten Stellen, Überwachung durch die
Gremienbetreuer z.B. im Rahmen von Vorbesprechungen mit den
Ausschussvorsitzenden oder durch direkte Nachfrage im zuständigen Fachamt ‚
bzw. der Fachbehörde.

7. Gibt es zwischen den Bezirken einen Austausch über eine möglichst zeitnahe fachliche Bearbeitung von Eingaben?

Nein

8. Ist dem Bezirksamt bekannt, wie lang in anderen Bezirken die Bearbeitung von Eingaben dauert?
   Wenn ja, bitte Bearbeitungszeiten nach Bezirksämtern aufführen.
   Wenn nein, warum nicht?

Hierzu findet kein Austausch statt.

9. Wieviele Eingaben erreichten das Bezirksamt Harburg in den vergangenen 5 Jahren jeweils? Bitte Fallzahlen nach Jahren mitteilen.

2019 – 20

2020 – 19

2021 – 42

2022 – 35

2023 – 14
2024 – 3

10. Ist bekannt, wieviele Eingaben in den anderen Bezirksämtern im selben Zeitraum eingingen?

Nein, s. Antwort zu 8.

Wenn ja, bitte Fallzahlen nach Jahren mitteilen.

i.V. Trispel