Digitale Sitzungen und Zulassen der Öffentlichkeit

Das zweite Gesetz zur Erleichterung der bezirklichen Gremienarbeit anlässlich der COVID-19-Pandemie ist am 17.02.2021 in Kraft getreten und beinhaltet im Wesentlichen folgende Änderungen und Regelungen:

•            Änderung des BezVG: Telefon- oder Videokonferenz-Sitzungen der Bezirksversammlung und ihrer Ausschüsse sind nunmehr grundsätzlich nicht öffentlich. Im Einzelfall kann der Öffentlichkeit Zugang über elektronische Übermittlungswege gewährt werden.

•            Änderung des AG SGB VIII: Telefon- oder Videokonferenz-Sitzungen der JHA sind grundsätzlich öffentlich und der Öffentlichkeit ist Zugang über elektronische Übermittlungswege zu gewähren.

•            Änderung des Gesetzes zur Erleichterung der bezirklichen Gremienarbeit anlässlich der COVID-19-Pandemie: Die Frist für den Bericht des Senats über die Anwendung des § 13 Abs. 3 bis 5 BezVG und die damit gemachten Erfahrungen wird auf den 31. August 2021 verlängert.

Zusätzlich wurde der Senat mit Beschluss der Bürgerschaft Drs. 22/2838 um Prüfung gebeten, ob es den Bezirksversammlungen und der Verwaltung möglich ist, mit anderen datenschutzkonformen Medien als dem in der Verwaltung verwendeten Konferenztool zu tagen.

Das Bezirksamt legt für die die Bezirksversammlung und ihre Ausschüsse betreffenden Punkte folgenden Handlungsvorschlag vor. Der Ältestenrat wurde in der Sitzung am 04.02.2021 beteiligt.

1. Beteiligung der Öffentlichkeit bei der Bezirksversammlung und den Ausschüssen

Die Öffentlichkeit soll aktiv, aber kontrolliert für öffentliche Sitzungen bzw. die öffentlichen Sitzungsteile der Bezirksversammlung und der Ausschüsse zugelassen werden. Es soll die Möglichkeit bestehen, den Teilnehmenden das Wort zu entziehen bzw. einzelne Teilnehmende von der digitalen Sitzung auszuschließen.

Organisatorisch und technisch ist es möglich, interessierte Bürgerinnen und Bürger sowie Medienvertretungen zu den digitalen Sitzungen hinzuzuholen. Hierfür wird der Skype-Link mitsamt der Anleitung zum Herunterladen der skype-for-business-Web-App in der Bekanntmachung im Bürgerinformationssystem veröffentlicht.

Die Sitzungen werden mit einer Zweierbesetzung der Gremienbetreuung begleitet. Eine Person kümmert sich vorrangig um die Ausschussinhalte, die zweite Person steht für das „Organisatorische“ zur Verfügung.

Besondere Aufmerksamkeit bedürfen Sitzungen mit einem öffentlichen und einem nicht öffentlichen Teil. Hier wird die zweite Person fortlaufend die Überwachung übernehmen, dass sich keine unberechtigte Person in nicht öffentliche Sitzungsteile einwählt bzw. eingewählt bleibt.

Das Aufzeichnen der Sitzungen durch andere Personen als die Gremienbetreuung ist nicht zulässig. Zuwiderhandlungen werden seitens des Bezirksamtes verfolgt. Dies wird von der bzw. dem Vorsitzenden allen teilnehmenden Personen deutlich mitgeteilt.

Die Zustimmung der Bezirksaufsicht zu diesem Vorgehen liegt mittlerweile vor. Allerdings wird deutlich gemacht, dass das Zulassen der Öffentlichkeit eine Einzelfallentscheidung ist, so dass für jede einzelne Sitzung eine Begründung dargelegt werden muss.

Daher könnte ein Beschluss der Bezirksversammlung bzw. des Hauptausschusses wie folgt aussehen:

„Für die nachfolgend aufgeführten Gremien / Sitzungen wird die Öffentlichkeit wie vorab beschrieben beteiligt:

2. Nutzung von Skype for business bzw. eines anderen technischen Konferenztools

Die Auswahl eines anderen technischen, datenschutzkonformen Konferenztools ist unter der Leitung der Bezirksaufsicht mit den Bezirksämtern in Prüfung. Es soll sichergestellt sein, dass die Kapazitäten des Tools die Teilnahme einer möglichst breiten Öffentlichkeit an der Sitzung zulassen, ohne dass es zu technischen Problemen oder „Abstürzen“ kommt. Darüber hinaus wird es seitens der Politik für erforderlich gehalten, dass keine Privaträume gefilmt werden, sondern dass ein neutraler Hintergrund einstellbar ist. Das Bezirksamt wird über die Prüfung fortlaufend berichten.

Bis zu einer Änderung können die Beteiligungsmöglichkeiten mit skype for business ausgeschöpft werden.

3. Gültigkeit

Das Verfahren gilt solange, bis ein anderer Beschluss gefasst wird.

4. Zusätzliche Hinweise

Die Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke / Abteilung Bezirksangelegenheiten hat am 02.03.2021 auf ihrer Internetseite https://www.hamburg.de/bwfgb/bezirksverwaltung/ FAQs hinterlegt, die für die grundsätzliche, aber auch die derzeit besondere Situation in den Sitzungen der Bezirksversammlungen und ihrer Ausschüsse wichtig sind.

Um Beschlussfassung über den Vorschlag wird gebeten.

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