Wie ist der Sachstand bei der Digitalisierung von Bauakten?

Kleine Anfrage

des BAbg. Emrich, Wegner, Froh, Woller und der CDU-Fraktion

Einsichtnahmen in Bauakten sind ein wichtiger Bestandteil bei der Planung von Neubauprojekten, Modernisierungen und Vertrieb von Immobilien oder Nachbarschaftsanliegen. Auch neue Eigentümerinnen und Eigentümer von Immobilien sehen die Bauakte ihrer Immobilie häufig ein, um z.B. eine Erweiterung oder einen Umbau zu planen. Gerade mit Blick auf statische Prüfungen oder auch im Rahmen von energetischen Sanierungen ist ein Blick in die Bauakte als Zusammenfassung aller relevanter Unterlagen für eine Immobilie wichtig. Häufig sind diese Unterlagen beim Eigentümer nicht (mehr) vorhanden.

Die Einsichtnahme in die Bauakte ist beim Bezirksamt Bergedorf aktuell nach vorheriger Terminvereinbarung für eine befristete Zeit innerhalb der Räumlichkeiten des WBZ möglich. Während des Termins können die Akten zur weiteren Verwendung abfotografiert werden.

Eine digitale Bauakteneinsicht, mit einem entsprechenden digitalen Zugang, würde hier eine große Zeitersparnis und größere Flexibilität für die Kundinnen und Kunden des Bezirksamtes bedeuten. Neubauvorhaben und Modernisierungen könnten so beschleunigt werden. Des Weiteren kommt eine digitale Bauakte auch den Beschäftigten des Bezirksamtes zugute, die während des Homeoffice oder bei Außenterminen sofortigen Zugang auf die nötigen Unterlagen hätten, ohne die realen Akten im Vorfeld mitnehmen zu müssen. Im Sinne einer ständigen Weiterentwicklung der digitalen Infrastruktur hat auch der Senat der Freien und Hansestadt Hamburg vor über drei Jahren das Ziel einer durchgängigen Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens formuliert. Eine konsequente Digitalisierung von Bauakten ist bislang allerdings nicht erfolgt.

Durch die digitale Archivierung bleiben ältere Akten besser erhalten, die ansonsten nach Jahrzenten immer schlechter lesbar werden. Der Aufwand für die Digitalisierung aller Bauakten ist durchaus groß, aber von Bedeutung und vielfältiger Nützlichkeit. Entsprechend muss sich

das Bezirksamt Gedanken machen, wie die Digitalisierung dieser Akten sukzessive erfolgen kann.

Ein entsprechender Antrag der CDU-Fraktion aus dem September 2023, die Digitalisierung voran zu treiben, wurde zur weiteren Diskussion in den Stadtentwicklungsausschuss überwiesen, weil laut Mitteilung der Bezirksamtsleitung ein entsprechendes, Hamburg weites, Projekt, bereits angelaufen sei. Im Stadtentwicklungsausschuss sollte dann darüber berichtet werden. Bis zum heutigen Tag war dies allerdings nicht der Fall. Lediglich in der Sitzung des Stadtentwicklungsausschusses im Dezember 2023 wurde auf Nachfrage der CDU-Fraktion erläutert, dass ein entsprechendes Projekt im Bezirksamt Hamburg-Nord pilotiert würde.

Das Bezirksamt beantwortet die Anfrage wie folgt:

1. Welche Kenntnis hat das Bezirksamt Bergedorf bezüglich des Sachstands beim

genannten Pilotprojekts in Hamburg-Nord?

Es liegen keine Kenntnisse zum aktuellen Sachstand vor.

2. Wie sieht die aktuelle Planung im Bezirksamt bezüglich der Digitalisierung der Bauakten aus?

Die Digitalisierung von alten Aktenbeständen ist hochproblematisch und in den seltensten Fällen durch einzelne Behörden umsetzbar.

Im Falle der Bauakten erschweren zusätzlich Alter, verschiedenste Formate innerhalb einer Akte sowie empfindliches Material den manuellen und auch automatischen Scan-Prozess. Darüber hinaus verfügt das Bezirksamt über keine entsprechende Scan-Hardware.

Neben dem bloßen Einscannen müssen die digitalen Unterlagen aber auch eine Vielzahl an Anforderungen erfüllen, um den generellen Standards der Digitalisierung zu genügen. Die Senatskanzlei setzt mit der IT-Richtlinie zum ersetzenden Scannen klare Vorgaben -auch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik- um.

Demnach müssen:

• Unterlagen überwiegend einem sog. OCR-Scan unterzogen werden. Dabei handelt es sich vereinfacht gesagt um die Texterkennung der einzelnen Papierseiten. Dieses Verfahren ist für reguläre Schriftstücke zwar zuverlässig, für Pläne in Bauakten aber nur bedingt einsetzbar.
• die digitalen Unterlagen barrierefrei aufbereitet werden.
• Integritätssicherungsmaßnahmen getätigt werden. Die Daten dürfen also nicht nachträglich veränderbar sein.
• Qualitätskontrollen durchgeführt werden. Bei größeren Dokumenten müssen nach einer festen Anzahl an Seiten, stichprobenartige Kontrollen des Dokuments durchgeführt werden.

Bei Betrachtung dieser Vorgaben einerseits und dem Bauaktenaufbau und -Bestand andererseits, ist die Digitalisierung von Bauakten ohne Fachfirma nicht umsetzbar. Vielmehr muss ein großangelegtes Projekt von zentraler Stelle initiiert und finanziert werden.

3. Hat das Bezirksamt bereits mit der Digitalisierung der Bauakten begonnen? Wenn ja,

seit wann? Wenn nein, wann ist damit zu rechnen?

Siehe Antwort zu Frage 2.

4. Wie viele Akten sind bislang insgesamt digitalisiert?

Siehe Antwort zu Frage 2.

5. Wie viele Altakten wurden bereits digitalisiert?

Siehe Antwort zu Frage 2.

6. Wie viele Jahrgänge wurden schon komplett digitalisiert?

Siehe Antwort zu Frage 2.

7. Wie viele Akten müssen digitalisiert werden? (Schätzung reicht)

Siehe Antwort zu Frage 2.

8. Bis wann soll die digitale Archivierung abgeschlossen sein?

Siehe Antwort zu Frage 2.

9. Ist eine digitale Akteneinsicht heute schon möglich? Wenn nein, wann ist damit zu

rechnen?

Eine digitale Akteneinsicht ist bei rein digitalen Verfahren bzw. Verfahren, die ab 2023 mit der Anwendersoftware Oktagon bearbeitet wurden, möglich.

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