Protokolle der Bezirksversammlung und Ausschüsse - Immer später?

Kleine Anfrage der BAbg. Emrich, Froh und der CDU-Fraktion

Sitzungsprotokolle sind das Gedächtnis der Bezirksversammlung und ihrer Ausschüsse. Und in Zeiten der Corona-Krise sind sie auch eine wichtige Informationsquelle der Öffentlichkeit. Insofern ist es wichtig, dass die Protokolle nicht nur inhaltlich korrekt sind, sondern auch zeitnah zur Sitzung veröffentlicht werden.

In Bergedorf ist es üblich und in der Geschäftsordnung auch so geregelt, dass die Protokolle mit der Einladung zur nächsten Sitzung, also sieben Tage vorher, versendet werden. Gerade bei Ausschüssen, die nur alle zwei Monate tagen, ist dies schon eine sehr große Zeitspanne. Deshalb hatte die CDU-Fraktion schon im Rahmen der Beratungen über eine neue Geschäftsordnung den Vorschlag gemacht, Protokolle spätestens zwei Wochen nach einer Sitzung zu verteilen. Leider wurde dieser Ansatz von der Bergedorfer Koalition abgelehnt.

Auffällig ist, dass in den letzten Monaten viele Protokolle nicht mehr mit den Einladungen versendet werden, teilweise zur Ausschusssitzung noch nicht vorliegen. Dies ist für die Abgeordneten, Ausschussmitglieder und die Öffentlichkeit ärgerlich.

Vor diesem Hintergrund fragen wir:

Das Bezirksamt beantwortet die Kleine Anfrage vom 19.04.2021wie folgt:

1. Wie viele Protokolle wurden seit Anfang 2020 von der Verwaltung gefertigt?

Zwischen Januar 2020 und März 2021 wurden 135 Protokolle gefertigt.

1. Wie viele Protokolle lagen seit Anfang 2020 nicht sieben Tage vor der nächsten BV- oder Ausschusssitzung vor? (bitte einzeln aufführen mit Datum der Sitzung, Datum der Verteilung und Datum der Folgesitzung)

Es wird statistisch nicht erfasst, wann Protokolle verschickt werden.

Protokolle, die in der Folgesitzung nicht oder zu kurzfristig vorlagen:

1. Warum werden Protokolle nicht sofort verteilt, wenn sie fertig sind?
2. Wer ist üblicher Weise an der Erstellung von Sitzungsprotokollen in der Verwaltung beteiligt und wie ist der Ablauf bis zur Fertigstellung und Versendung?

Die Sitzungen der Bezirksversammlung und deren Ausschüsse werden regelhaft in Form eines Verlaufsprotokolls erfasst. Der zugehörige Arbeitsprozess gliedert sich in mehrere Phasen: Nach Erstellung eines ersten Entwurfs durch die Geschäftsstelle der Bezirksversammlung bzw. die Gremienbetreuung erfolgt ein – je nach Sitzungsverlauf gestaffeltes – Beteiligungsverfahren der anwesenden Amtsvertreterinnen und Amtsvertreter aus den Fachämtern und Fachbehörden sowie sonstigen Referenten. Anschließend erfolgt eine Zustimmung durch den Vorsitz des jeweiligen Gremiums. Nach erfolgter Abstimmung wird das Protokoll in aller Regel zusammen mit der Einladung für die kommende Sitzung versandt. Angesichts der unterschiedlichen Anzahl an zu beteiligenden Personen variiert die Dauer der Phasen zwischen Entwurf und Veröffentlichung und kann von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten dauern. Auch die Dauer der Sitzungen variiert zum Teil erheblich und kann zu Änderungen der Reihenfolge in der Bearbeitung führen.

Aufgrund der noch andauernden Corona-Pandemie hat sich eine Vielzahl an zusätzlichen Aufgaben, wie zum Beispiel die digitale Planung und Durchführung der Sitzungen und den dazugehörigen digitalen Abstimmungsprozessen, die Erstellung von Hygienekonzepten, des Raummanagements, Erfüllung der Hygieneanforderungen, Aufbau eines BV-Streamings, Herstellung der technischen Voraussetzungen, Konzepterstellung und Durchführung von Sitzungen in Form einer Hybridveranstaltung ergeben. Dadurch und auch aufgrund der Erhöhung der Anzahl der Fraktionen auf sechs sowie der erforderlichen Neuregelungen und rechtlichen Prüfungen bedingt durch die Bildung einer Koalition ist der Arbeitsanfall im Vergleich zur vorherigen Sitzungsperiode erheblich gestiegen.

Zusätzlich ist die Bergedorfer Gremienbetreuung in diesem Jahr, neben der Organisation und Durchführung der Bezirksversammlung und deren Ausschüsse, auch für die Durchführung der Bundestagswahlen im Bezirk zuständig. Auch diese muss in diesem Jahr unter deutlich erschwerten Pandemiebedingungen organisiert werden.

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