Akteneinsicht im Bergedorfer Bezirksamt - Das ist alles?

Große Anfrage der BAbg. Mirbach, Westberg, Gruber, Heilmann, Jobs - Fraktion DIE LINKE

In der Sitzung des Hauptausschusses der Bezirksversammlung Bergedorf vom 11.03.2021 wurde die Akteneinsicht zur Planung und Evokation der Erhöhung der Baggergutmonodeponie Feldhofe beantragt. Als Antwort auf dieses Kontrollrecht der Bezirksversammlung verschickte das Bezirksamt am 14.04.2021 eine lose Sammlung von E-Mails. Diese Sammlung stellt keine Akte dar und ist zudem auch unvollständig. So fehlen Stellungnahmen, Planungsunterlagen und auch Gespräche wurden nicht protokolliert, ganz davon abgesehen, dass eine lose Sammlung von Emails keine Akte ist.

„Ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung ist Voraussetzung für ein transparentes und effizientes Verwaltungshandeln. Sie bildet damit eine wesentliche Grundlage des demokratischen Rechtsstaates.“ So steht es in der Dienstvorschrift „Aktenordnung für die Bezirksämter“. Im Bezirksamt Bergedorf aber scheinen andere Regeln zu gelten.

Das Bezirksamt beantwortet die Große Anfrage vom 03.06.2021 wie folgt:

Dazu haben wir Fragen:

1. Inwiefern decken sich die Regeln zu Aktenführung mit einer losen E-Mail-Sammlung, welche im Zuge der Akteneinsicht als „Akte“ bezeichnet und verschickt wurde?

Der Antrag auf Akteneinsicht bezog sich auf eine Beitragsbitte der BSW zum Senatsdrucksachenentwurf "Evokation Deponie Feldhofe". Aktenführende Behörde ist in diesem Fall die BSW. Antwortbeiträge des Bezirksamtes Bergedorf zu Senatsdrucksachenentwürfen werden themenunabhängig in der Sammelakte Az. 120.05-05 "Senat - Stellungnahmen zu Senatsdrucksachen-Entwürfen" archiviert. Diese Unterlangen hat das Bezirksamt zur Akteneinsicht zur Verfügung gestellt.

2. Inwiefern genügt das Verschicken einer losen E-Mail-Sammlung, bei der zudem ein Großteil der aktenwürdigen Inhalte fehlt, dem demokratischen Recht der Bezirksversammlung auf Akteneinsicht?

Siehe Antwort zu 1. Das Bezirksamt Bergedorf ist nicht aktenführende Behörde zum Sachthema und kann daher keine geordnete Akteneinsicht geben. Die Bereitstellung der losen E-Mail-Sammlung unterstreicht aber den Willen zur vollumfänglichen Information des Antragstellers, soweit es dem Bezirksamt möglich ist.

3. Aus welchem Grund fehlen die Stellungnahme der Fraktion DIE LINKE, Planungsunterlagen sowie der Hinweis auf das Gespräch zwischen dem Bezirksamtsleiter und den zuständigen Behörden, in welchem erstmals über die Evokation gesprochen wurden?

Die vom Antragsteller angesprochenen Punkte sind NICHT Teil des Vorgangs "Antwortbeitrag zum Senatsdrucksachen-Entwurf >Evokation Feldhofe<", für den der Antragsteller Akteneinsicht beantragt hat, sondern ein eigenständiger Drucksachenvorgang der Bezirksversammlung Bergedorf. Die Stellungnahme der LINKEN, der CDU und der SPD sind unter den BV-Drucksachen-Nummern 21-0778, -778.01 und -778.02 in einem gemeinsamen zurzeit papierenen Drucksachenvorgang zu finden. Anbetracht zu erwartender weiterer Nachtragsdrucksachen bleibt der Gesamtvorgang bis auf weiteres in Händen der Geschäftsstelle der Bezirksversammlung Bergedorf und wird erst nach Abschluss der BV-Drucksachen-Nummer 21-0778.xx in die elektronische Sachakte des Bezirksamtes Bergedorf überführt.

4. Mit welchem Aktenzeichen, Leitzeichen und Aktentitel wurden welche Akten zur Erhöhung der Baggergutmonodeponie Feldhofe versehen?

Aktenführende Behörde ist die Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen.

5. Mit welchem Aktenzeichen, Leitzeichen und Aktentitel wurden welche Akten zur Evokation der Erhöhung der Baggergutmonodeponie Feldhofe versehen?

Aktenführende Behörde ist die Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen.

6. In welcher Form werden informelle persönliche und telefonische Gespräche aktenkundig? Welche Gespräche werden nicht aktenkundig und warum?

Auszug aus der Dienstvorschrift "Aktenordnung für die Bezirksämter": Ziff. 1.2.3 "Aktenwürdig ist Schriftgut, das erforderlich und geeignet ist, die getroffenen Entscheidungen sowie den maßgeblichen Entscheidungsprozess einschließlich der beteiligten Stellen jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar zu machen." Informelle Gespräche erfordern somit keine nachfolgende schriftliche Aufbereitung und Ablage.

7. Wo ist der gemäß Hamburgischem Transparenzgesetz zu veröffentlichende bezirkliche Aktenplan zu finden?

https://suche.transparenz.hamburg.de/dataset/aktenplan-des-bezirksamtes-bergedorf-stand-2021?forceWeb=true

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