Zeitverzug bei der Beschaffung und Installation einer Videokonferenzanlage für den Bürgersaal

In der Sitzung der Bezirksversammlung am 18.04.2024 wurde beschlossen, eine Videokonferenzanlage für den Bürgersaal zu beschaffen. Unverzüglich nach dieser Beschlussfassung wurde Dataport mit der Realisierung beauftragt. Die Herstellung der Leistungen wurde für die sitzungsfreie Zeit, in den Sommerferien, terminiert.

Nach mehrfachen Nachfragen zum Status des Auftrages wurde seitens Dataport am 08.08.2024 mitgeteilt, dass der vorgesehene Realisierungstermin während der Sommerferien nicht gehalten werden kann.

Das Bezirksamt hat die Verzögerung deutlich kritisiert, innerhalb von Dataport eskaliert und die Umsetzung eingefordert. Als Begründung für die Verzögerung wurde Folgendes von Dataport vorgebracht:

1)      Wahl des Elektrikers

Es gab im Projekt Schwierigkeiten, einen Elektriker zu finden, der die Verkabelungsarbeiten durchführt. Von 10 Elektrikern, haben 6 den Saal besucht und 3 haben ein Angebot abgegeben. Nur ein Angebot ist preislich und technisch akzeptabel. Daraus ergeben sich ca. 2 Monate Verzögerung.
 

2)      Wahl der genutzten Konferenzsoftware
 

Es wurde beschlossen, Zoom statt des Dataport Produkts zu verwenden.

In der Folge konnte der bereits vorbereitete Abruf des Rahmenvertrags dVideokommunikation nicht umgesetzt werden, und es musste ein Nicht-Standard-Hardware-Vertrag neu erstellt und gezeichnet werden.

Erst nach Vorliegen des neuen Vertrags können bei Dataport die Aufträge, das Budget und die Kontierungsdaten erstellt werden, die für die Beauftragung nötig sind. Der Prozess beinhaltet einige Kontrollmechanismen und Genehmigungsschritte, die Zeit benötigen.

Insgesamt kam es dadurch zu einer Verzögerung von ca. 1 Monat.

Als möglicher Realisierungszeitpunkt wurde seitens Dataport nunmehr „Ende September/ Anfang Oktober“ benannt.

Beschluss:

Der Hauptausschuss wird um Kenntnisnahme des Sachstandes gebeten.