Erweiterung von ALLRIS

Mit ALLRIS wird der gesamte interne Sitzungsdienst organisiert. Der Kernbereich mit der kompletten Terminplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen wird dabei ebenso unterstützt wie die Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsgang. Alle Unterlagen werden elektronisch vorgehalten.

ALLRIS wird von den Hamburgern Bezirksämtern für die Bezirksversammlung genutzt. Mit Hilfe des Tools soll die politische Arbeit transparent dargestellt werden.

Im Gegensatz zum Tool der Hamburger Bürgerschaft (https://www.buergerschaft-hh.de/parldok/) sind bei ALLRIS für die Bezirksversammlung einige Suchprofile nicht implementiert. So sind beispielsweise folgende Suchen nicht möglich:

- Alle Anträge eines Urhebers

- Alle Anfragen eines Urhebers

- Alle Anträge einer Fraktion

- Alle Anfragen einer Fraktion

Diese Suchprofile sollten jedoch in ALLRIS einfach umsetzbar sein, da diese Parameter hinterlegt sind.

Vor diesem Hintergrund fragen wir die zuständige Behörde:

Das Bezirksamt Hamburg-Nord nimmt zusammengefasst wie folgt Stellung: 24.10.2018

1. Warum wurden für ALLRIS nicht Suchparameter wie für das Tool der Hamburger Bürgerschaft vorgesehen?

2. Wie hoch wären die Kosten und der Aufwand für die Implementierung Suchparameter wie für das Tool der Hamburger Bürgerschaft?

3. Plant die zuständige Stelle Neuerungen für ALLRIS?

4. Wie können Änderungswünsche an ALLRIS mitgeteilt werden und wer entscheidet über die Umsetzung?

5. Wie hoch wären die Kosten und der Aufwand für die Implementierung folgender Suchparameter:

- Alle Anträge eines Urhebers

- Alle Anfragen eines Urhebers

- Alle Anträge einer Fraktion

- Alle Anfragen einer Fraktion

zu den Fragen 1-5:

Bei dem Fachverfahren AIIRIS handelt es sich um eine sogenannte Standardsoftware, die unter Berücksichtigung bezirksübergreifend abgestimmter fachlicher und funktionaler Anforderungen der Bezirksämter eingeführt worden ist.

Seit Produktionsstart dieser Lösung sind kontinuierlich in bezirksübergreifenden Abstimmungen weitere Anpassungen und Erweiterungen unter der Voraussetzung der Kostenangemessenheit, technischen Umsetzbarkeit und Wahrung der Standardverträglichkeit für das Produkt AIIRIS umgesetzt worden. Die gegenwärtige Version erfüllt insoweit weitestgehend die seitens der Bezirksämter reklamierten Anforderungen.

Anforderungen entsprechend den in der Sachverhaltsdarstellung abgebildeten Suchparametern sind im laufenden Verfahrensbetrieb bislang von keinem Bezirksamt artikuliert worden.

Wünsche und Anpassungsbedarfe werden aus dem laufenden Betrieb bei den bezirklichen Ausschussdiensten bzw. Gremienbetreuungen und der Verfahrensbetreuung für IS­Fachanwendungen identifiziert oder von Bezirkspolitik, Bürgern und Verwaltungsmitarbeitern gemeldet und im Anwenderforum ALLRIS (überbezirkliche Arbeitsgruppe der dezentralen Administrationen in ca. 6-wöchigen Tagungsrhythmus) beraten. Ziel der Beratungen ist die Herstellung eines bezirksübergreifenden Konsenses über die Formulierung einer Anforderung für eine Anpassung der Standard-Software ALLRIS.

Nachdem sich auf eine Notwendigkeit einer Anpassung sowie die inhaltliche Anforderungen geeinigt worden ist, wird über das Fachamt IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung eine Anforderung an den Hersteller CC e-gov GmbH gesandt.

Der Hersteller prüft daraufhin ob eine technische Umsetzung unter Wahrung der

Standardverträglichkeit für sein Softwareprodukt ALLRIS, möglich ist und stellt den dafür

notwendigen Aufwand fest. Je nach Anpassungswunsch und dessen Umsetzungsmöglichkeit (die Entscheidung über eine Umsetzung liegt beim Hersteller) wird der Anpassungswunsch

kostenfrei in die Verbesserung des Produktes aufgenommen oder ein Angebot vom Hersteller abgegeben.

Nach Prüfung der Finanzierbarkeit des Angebotes durch das Fachamt IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung kann ggf. ein Auftrag zur Anpassung erteilt werden.

Größere Anforderungen, die mit Programmieraufwand verbunden sind, fließen in· das

Releasemanagement ein, während kleine Anforderungen (bspw. Customizing) auch unterjährig im Changemanagement berücksichtigt werden können. Zudem werden größere

Anforderungen in jährlichen Hersteller-/Kundengesprächen erörtert und als Kundenwünsche aufgenommen.

Über Aufwand und Kosten für die Implementierung der gewünschten Suchparameter kann an dieser Stelle aus den vorgenannten Gründen keine Aussage getroffen werden.

Die gewünschten Suchparameter der Anfrage werden proaktiv zur weiteren Beratung auf die Tagesordnung des nächsten Anwenderforums am 26.10.18 aufgenommen, um über eine

mögliche Anforderung zu beraten. Die Ergebnisse der Beratung können bei der zuständigen dezentralen Administration Ihrer Gremienbetreuung abgefragt werden.

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