Entlastung der Verwaltung bei der Protokollerstellung Debattenantrag der SPD-Fraktion und der Fraktion Die Grünen, angemeldet zur Debatte von der SPD-Fraktion

Protokolle stellen im Rahmen der politischen Willensbildung ein wichtiges Instrument dar, um die Demokratie für die Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbar zu machen. Wie auch die Friedrich-Ebert-Stiftung auf Ihrer Homepage (🡪 Link)[1] feststellt, sind Protokolle Primärquellen und dienen als Beweisführung, um Argumente zu untermauern. Es heißt dort:

„Protokolle sind, salopp ausgedrückt, in gewisser Weise die Stars unter den verschiedenen Schriftgutgattungen – ihnen kommt eine zentrale Rolle zu.“

Protokolle können wortgetreu oder auf das wesentliche reduziert eine Sitzung, Besprechung oder Verhandlung festhalten.

In der täglichen Arbeit der politischen Gremien werden Protokolle genutzt, um Entscheidungen der Bezirksversammlung und deren Ausschüsse nachvollziehbar zu dokumentieren. Damit bilden diese Daten die Grundlage für zukünftige Entscheidungen und insbesondere auch für das Handeln der Verwaltung. Nach außen werden Protokolle genutzt, um die Willensbildung für die Gesellschaft nachvollziehbar zu machen.

Die Bedeutung eines guten Protokolls für das demokratische Gewissen der politischen Gremien ist daher wichtig. Dennoch ist der Aufwand zur Erstellung guter Protokolle hoch und führt zu einer nicht unerheblichen Belastung der Verwaltung und der Geschäftsstelle der Bezirksversammlung. Es ist auch davon auszugehen, dass in anderen Teilen der Verwaltung und in anderen parlamentarischen Gremien der Stadt eine ähnliche Situation besteht.

Inzwischen gibt es Software, wie ChatGPT (🡪Link)[2], die mit Stichworten Aufsätze schreiben kann. Die mit dieser Software erstellten Texte sind in ihrem grammatikalischen Aufbau und Inhalt nicht mehr von Texten zu unterscheiden, die ein Menschen geschriebenen hat.

Wenn inzwischen solche hochwertigen Programme am Markt sind, sollte es auch möglich sein eine Software am Markt zu finden, die auf Basis von Tonaufnahmen einerseits Wortprotokolle und andererseits Ergebnisprotokolle automatisch erstellen oder mindestens eine Rohfassung vorbereiten kann.  

Bei unserer Recherche zu diesem Antrag sind wir u.a. darauf gestoßen das DATA-Port mit der Polizei zusammen eine Software im Test hat mit der zur Zeit Vernehmungsprotokolle aufgenommen und verschriftlich werden und wir sind auf das deutsche Startup-Unternehmen SpeechMind gestoßen. Dieses bietet eine Software, die aus Tonaufnahmen Protokolle anfertigen kann. Die Unternehmensgründer stammen von der technischen Universität aus der Hamburger Partnerstadt Dresden. Die TU Dresden berichtete über die Idee im März 2022 auf ihrer Homepage (🡪 Link)[3].

Vor diesem Hintergrund möge die Bezirksversammlung Wandsbek beschließen:

Die Bezirksversammlung Wandsbek begrüßt eine Digitalisierungsoffensive zur Entlastung der Verwaltung bei den Protokollaufgaben.

Die zuständige Fachbehörde wird gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Dataport gebeten:

1. Zu prüfen, welche Tools am Markt vorhanden sind, mit denen eine automatisierte oder teilautomatisierte Erstellung von Sitzungsprotokollen auf Basis von Tonaufzeichnungen möglich ist.
2. Für die gefundenen Tools zu bewerten, welche unter Berücksichtigung von Datenschutz Aspekten theoretisch geeignet sind, gute Protokolle zu erstellen.
3. Die Hersteller der drei bestgeeigneten Tools bitten, diese im Hauptausschuss der Bezirksversammlung in einem Praxisbeispiel vorzustellen.
4. Mit den drei bestgeeigneten Tools in einer Testphase zu prüfen, ob diese praxistauglich sind und über die Ergebnisse im Hauptausschuss anschließend zu berichten, damit dieser über das weitere Vorgehen entscheiden kann.

keine Anlage/n

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