Mailversand aus ALLRIS heraus, hier: Beendigung der Pilotierung für alle Bezirke

Das Bezirksamt hatte im August 2023 mitgeteilt, den Mailversand über Allris für alle Bezirke zu pilotieren. Hierfür hat es sowohl einen Versuch beim Hauptausschuss Hamburg-Mitte im „Echtbetrieb“ als auch mehrere Termine mit der Verfahrensbetreuung Hamburg-Nord gegeben.

Grundsätzlich ist es möglich, E-Mail-Texte für bis zu sechs Szenarien in Allris zu hinterlegen. Hamburg-Mitte hatte daraufhin folgende Szenarien festgelegt:

- Einladung in „Präsenz“ sieben Tage vor der Sitzung

- Einladung „hybrid“ sieben Tage vor der Sitzung

- Einladung „digital“ sieben Tage vor der Sitzung

- Information über aktualisierte Sitzungsunterlagen zwischen Einladungsversand und dem Sitzungstag

- Aktuelle Sitzungsunterlagen am Sitzungstag

- Sitzungsabsage

NACHTEILE

• Die Textfelder sind auf eine bestimmte Zeichenanzahl begrenzt. So konnten u.a. bei hybriden Sitzungsformaten keine ausführlichen Informationen zum Ablauf hinterlegt werden. Auch konnten Links für den digitalen Raum aufgrund der hohen Zeichenanzahl nicht immer eingefügt werden.
• Neben sitzungsbezogenen E-Mails sollte die Möglichkeit bestehen, den kompletten Gremienverteiler für anderweitige E-Mails (z.B. Beschlüsse im Umlaufverfahren, Ortsbegehungen) zu nutzen. Diese Funktion ist nicht bzw. nur mit starken Einschränkungen möglich und es müsste auch weiter ein separater Verteiler in Outlook gepflegt werden.

Vor diesem Hintergrund bietet der angebotene Mailversand aus Allris keine Vorteile und das Bezirksamt Hamburg-Mitte hat die Pilotierung / Einführung eingestellt.

Um Kenntnisnahme wird gebeten.