Personalausstattung und Personalbedarfe im Standesamt Altona Kleine Anfrage von Karsten Strasser (Fraktion DIE LINKE)

Das Standesamt beurkundet und verwaltet wichtige Lebensereignisse wie Geburten, Eheschließungen und Sterbefälle, stellt entsprechende Urkundenaus und ist zuständig für Namensänderungen und -erklärungen.

Vor dem Hintergrund anhaltender Arbeitsbelastung in verschiedenen Bereichen der Bezirksverwaltung Altona sowie wiederkehrender Hinweise auf Verzögerungen bei Verwaltungsverfahren im Standesamt bitte ich das Bezirksamt um Auskunft zu der aktuellen und mittelfristigen Personalsituation.

Vor diesem Hintergrund frage ich das Bezirksamt:

1. Wie viele Vollzeitäquivalente (VZÄ) sind jeweils für das Standesamt Altona in den Jahren 2024, 2025 und 2026 jeweils
   a) im Stellenplan vorgesehen?
   b) Wie viele Stellen davon waren tatsächlich besetzt?
   (Bitte die Zahlen differenziert nach Abteilungen des Standesamtes jeweils zum 01.01. jedes Jahres angeben)
2. Wie viele Stellen sind 01.01.2026 derzeit vakant, und seit welchem Stichtag bestehen diese Vakanzen jeweils? (Bitte bei jeder vakanten Stelle Beginn der Vakanz, ggfs. Ende der Vakanz und Zuordnung der Stelle zur jeweiligen Abteilung des Standesamtes angeben)
3. Wie stellt sich die Stellenbewirtschaftung im Standesamt Altona dar?
   a) Wie viele Stellen sind gesperrt, befristet oder mit kw-Vermerken (künftig wegfallend) versehen?
   b) Wie viele Stellen werden über Abordnungen, befristete Beschäftigungen oder Vertretungen wahrgenommen?

(Bitte zu jeder betroffenen Stelle die Zugehörigkeit zur jeweiligen Abteilung des Fachamtes

benennen)

4. In wie vielen Fällen wurden in den Jahren 2023-2025 (bitte jahresweise aufschlüsseln) Überlastungsanzeigen gestellt, und welche Maßnahmen wurden jeweils daraufhin ergriffen?

(Bitte jeweils angeben, zu welcher Abteilung der gemeldete Überlastungssachverhalt gehört

und welche Kritikpunkte geltend gemacht worden sind.)

5. Welche Personalbemessungsinstrumente wurden in den Jahren 2023-2025 angewendet, und zu welchen Ergebnissen hinsichtlich eines Mehr- oder Minderbedarfs sind diese gekommen?

a) für den Fall, dass Personalmehrbedarfe festgestellt wurden: Welche Konsequenzen sind

jeweils daraus gezogen worden?

b) Für den Fall, dass keine Personalbemessungsinstrumente angewendet wurden:

Warum ist eine Personalbemessung nicht erfolgt?

c) Unter welchen administrativen Voraussetzungen ist das Standesamt dazu

befugt, dem gesamten Amt oder den einzelnen Untergliederungen, z.B. Abteilungen, eine Personalbemessung vorzunehmen?

d) Welche zuständige Stelle der Verwaltung führt nach welchem Verfahren eine

Personalbemessung durch?

(Bitte Stichtage und Ergebnisse von durchgeführten Personalbemessungen in jedem

Einzelfall benennen)

6. Welche zusätzlichen Personalbedarfe wurden vom Bezirksamt für das Standesamt für den Doppelhaushalt 2027/28
   a) angemeldet,
   b) ggf. wieder abgemeldet oder nicht weiterverfolgt und aus welchen Gründen?

Das Bezirksamt Altona beantwortet die Fragen wie folgt:

Zu 1 – 4.:

Siehe Anlage.

Zu 5:

Die Personalbedarfserhebung orientiert sich an den Vorgaben der Stadt Hamburg zu Personalbemessung sowie dem Organisationshandbuch Bund. Bei einer Personalbemessung spielen neben der Arbeitsmenge, also den Fallzahlen, den zu betreuenden Meldungen und Anzeigen noch weitere Kriterien eine Rolle. Dazu gehören die Bearbeitungszeiten von Arbeitsschritten/Prozessen/Fällen, Verteilzeiten (Besprechungen), Urlaubsvertretungen, Dienstgängen, Fortbildungen.

Zu 5.a:

Für das Fachamt Standesamt wurde in den Jahren 2023-2025 keine Personalbemessung durchgeführt.

Ergänzender Hinweis zu 5 a, b., c. und d.:

Personalbemessungen werden grundsätzlich in dem für die Fachaufgabe federführenden Bezirksamt durch das dortige Fachamt Ressourcensteuerung in Zusammenarbeit mit dem betroffenen Fachamt und der zuständigen Fachbehörde durchgeführt. Dies erfolgt in Abhängigkeit der verfügbaren Ressourcen und unter Abstimmung mit den betroffenen Fachämtern in den Bezirksämtern.

Zu 6.a und b:

Die Planungen und Anmeldungen für den Doppelhaushalt 2027/28 sind noch nicht abgeschlossen.

Daher können noch keine Aussagen hinsichtlich möglicher zusätzlich angemeldeter Personalbedarfe getroffen werden.

:

Die Bezirksversammlung Altona wird um Kenntnisnahme gebeten.

Antwort zu den Fragen 1 - 4

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