Schwärzung von Sitzungsunterlagen Beschluss der Bezirksversammlung vom 28.02.2019 (Drs. 20-7090)

Folgender Beschluss wurde gefasst:

Die Verwaltung wird gebeten, hinsichtlich der Tagesordnung der Sitzung des ASB vom 11.2.2019 die einzelnen Schwärzungen und ihre Rechtsgründe zu erläutern sowie in die Formulare einen Passus aufzunehmen, nach dem die Antragsteller der Vorlage der ungeschwärzten Dokumente zumindest in nicht-öffentlicher Sitzung zustimmen.

Das Bezirksamt antwortet wie folgt:

Nach Aussage des Rechtsamtes,

„ gilt grundsätzlich, dass – unabhängig davon, ob die Informationen in öffentlicher oder nicht-öffentlicher Weise bekannt gemacht werden – die personenbezogenen Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein müssen (vgl. Artikel 5 (1) c) DS-GVO).

Hier ist sowohl dem Informationsrecht der Ausschussmitglieder als auch dem Recht der Betroffenen auf informationelle Selbstbestimmung Rechnung zu tragen.

Es ist zunächst der Umfang der notwendigen Vorinformation der Sitzungsteilnehmer zu prüfen. Auch bei der praktizierten Bekanntmachung an die Ausschussmitglieder in einem durch Passwort zugänglichen geschützten Bereich sind Vorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten zu treffen. Die Übermittlung von Daten hat unter Beachtung des Grundsatzes der Erforderlichkeit zu erfolgen. Nicht alle entscheidungserheblichen Daten sind aber auch gleichzeitig erforderliche Daten und an die Ausschussmitglieder weiterzuleiten. Vielmehr sind nur diejenigen Daten im Vorwege zur Verfügung zu stellen, die zur Bildung einer (vorläufigen) Meinung und gegebenenfalls zur Vorbesprechung benötigt werden beziehungsweise zu einer sachgemäßen Entscheidung unbedingt notwendig sind.

Wie viele und welche Daten für die Entscheidung erforderlich sind, hängt von der Art der zu erfüllenden Aufgabe ab.

Bei der Vorbereitung nichtöffentlicher Sitzungen beziehungsweise nichtöffentlicher Tagesordnungspunkte ist die Zusendung von vorbereitenden Unterlagen mit personenbezogenen Daten auf ein Minimum zu reduzieren. Wo die Zusendung unumgänglich erscheint, sind die in den Unterlagen enthaltenen Daten soweit wie möglich „auszudünnen“. Ferner ist der Kreis der Adressaten zu begrenzen.

Das Prinzip der Erforderlichkeit gebietet, von Sitzungsvorlagen mit sensiblen Daten keine Exemplare zu fertigen, die später ungenutzt bleiben, das heißt für eine Entscheidung nicht benötigt werden. Die Unterlagen dürfen daher nur an die tatsächlichen Sitzungsteilnehmer und nicht von vornherein auch an mögliche Vertreter der Teilnehmer, etwa bei Ausschusssitzungen, versandt werden. Ein Teilnehmer, der weiß, dass er verhindert sein wird, kann seine Unterlagen direkt an seinen Vertreter übergeben.

Generell ist bei der Unterrichtung der Ausschussmitglieder darauf zu achten, dass mit Rücksicht auf das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Betroffenen deren personenbezogene Daten nur soweit erforderlich offenbart werden und die zumutbaren Vorkehrungen zu deren Geheimhaltung getroffen werden. “

Ergänzung von D3:

Mit der Reform der EU-DSGVO vom 25. Mai 2018 wurde der Umgang mit personenbezogenen Daten dem heutigen Stand angepasst.

Um die Neuregelungen in Bezug auf den Umgang mit personenbezogenen Daten zu beachten, wurden Schwärzungen in den einzelnen Drucksachen der ASB-Einladung vom 11.02.19 vorgenommen.

Diese Schwärzungen beziehen sich auf die allgemein geltenden und zu schützenden Daten wie z.B.:

• Vor- und Nachnamen

• Anschriften

• Telefonnummern

• E-Mail-Adressen

• Bankverbindungen

• Unterschriften

Für die Fachbereiche sowie für die Sachbearbeiter im Ausschusswesen bedeutet dies eine erhebliche Sensibilisierung im Umgang mit personenbezogenen Daten, insbesondere aufgrund der Veröffentlichung in Allris. Hier kann der Aussage des Rechtsamtes entnommen werden, dass es unabhängig davon ist, ob die Daten im öffentlichen oder nichtöffentlichen Teil bekannt gemacht werden.

Ergänzend hat RA gegenüber SR mündlich darauf hingewiesen, dass die Aufnahme eines Passus in den Antragsformularen generell möglich sei und eine freiwillige Einwilligung grundsätzlich in Ordnung.

Es müsse aus dem Passus hervorgehen, dass der Antragssteller der Möglichkeit einer Veröffentlichung in Allris - im nichtöffentlichen Bereich - zustimme, um auch die schützenswerten Informationen an die Ausschussmitglieder weitergeben zu können. Es müsse aber eine klare Entkopplung geben und darauf hingewiesen werden, dass die Anträge auch ohne diese freiwillige Einwilligung, dann aber eben mit den notwendigen Schwärzungen für die Ausschussmitglieder, bearbeitet werden.

Der Hauptausschuss nimmt Kenntnis.

keine Anlage/n

Keine Orte erkannt.

Die Erkennung von Orten anhand des Textes der Drucksache kann ungenau sein. Es ist daher möglich, das Orte gar nicht oder falsch erkannt werden.