Bürgersaal Kleine Anfrage vom 12.09.2019
Der Bürgersaal Wandsbek und die angrenzenden Räume wurden, wie der Name auch sagt, mit den Steuergeldern der Bürger Wandsbeks zum Nutzen der Bürger Wandsbeks errichtet. Es finden dort vielfältige Veranstaltungen statt.
Vor diesem Hintergrund fragen wir:
Das Bezirksamt antwortet wie folgt: 23.09.2019
1. Wer darf ihn zu welchen Zwecken nutzen? Bitte die Nutzungs- entgelt-ordnungen/Verträge anfügen.
Der Bürgersaal mit den dazu gehörigen Nebenräumen ist die Versammlungsstätte für die Be-zirksversammlung Wandsbek sowie ihrer Ausschüsse und Fraktionen. Er kann insgesamt oder in Teilen Dritten (gemeinnützigen Vereinen, Verbänden und Organisationen, Parteien, Privatpersonen u.a.) für künstlerische, stadtteilkulturelle, wissenschaftliche und politische Veranstaltungen zur Verfügung gestellt werden.
Die Nutzungsordnung für den Bürgersaal sowie die Dienstanweisung „Nutzungsentgelte für die Bezirksämter“ samt Anlage 1 werden der Antwort beigefügt (Anlage 1 und 2).
2. Wer hat in 2019 den Bürgersaal und die angrenzenden Räume genutzt, bitte auflisten:
Siehe anliegende Tabelle von prima events (Anlage 3).
3. Der Bürgersaal und die angrenzenden Räume werden teilweise durch die Firma „prima event“ vermietet. Gilt dies für alle Arten von Veranstaltungen im Bürgersaal und den angrenzenden Räumen?
Nein.
4. Wenn nein: Wie wird die Nutzung ansonsten organisiert: Öffnen/Schließen, Betreuung?
Der Bürgersaal wird ausschließlich über prima events GmbH betreut und gebucht.
Die Nebenräume stehen in der Zeit Montag bis Freitag bis 16 Uhr vorrangig dem Bezirksamt Wandsbek zur Verfügung. Die Betreuung innerhalb dieses Zeitrahmens für interne Nutzungen erfolgt über die Geschäftszimmer und beschränkt sich auf die reine Schlüsselausgabe. Au-ßerhalb dieser Zeiten ist prima events für die Betreuung verantwortlich; ebenso bei etwaigen erforderlichen Umbauarbeiten usw.
5. Wieso wird der Bürgersaal teilweise extern bewirtschaftet?
Die Hauptnutzungszeiten des Bürgersaals liegen außerhalb der üblichen Arbeitszeit der Mitar-beiterinnen und Mitarbeiter des Bezirksamts. Zudem stehen für die Bewirtschaftung der Räume keine ausreichenden personellen Ressourcen zur Verfügung. Ohne die Beauftragung eines externen Dienstleisters wäre die Nutzung der Räume durch Dritte somit ausgeschlossen.
6. Welcher Vertrag mit welchen Konditionen dient als Grundlage?
Grundlage ist der Vertrag über die Betreuung des Bürgersaal Wandsbeks zwischen dem Be-zirksamt Wandsbek und der Firma prima events GmbH vom April 2012. Vertragsgegenstand sind die Vermietungs-, Verwaltungs- und Kontrollaufgaben, die mit der Vermietung des Bür-gersaals in Zusammenhang stehen.
7. Wie hoch sind die Kostenbelastungen für das Bezirksamt bei eigenen Veranstaltungen?
Beispiel: Bezirksversammlungssitzungen, Sitzungen der Fraktionen
Bei bezirksamtsinternen Veranstaltungen (Bezirksversammlung, Ausschuss- und Fraktions-sitzungen) fallen keine Raummiete und keine Kosten für die Nutzung der bezirksamtseigenen Technik (Beamer, Mikrofonanlage) an. Es sind jedoch Kosten für den Auf- und Abbau, den Techniker und ggfs. ein Catering zu zahlen, die je nach Veranstaltung variieren. Unabhängig von einer konkreten Nutzung hat das Bezirksamt zudem für das Gebäude und die Räumlich-keiten (Bürgersaal, Nebenräume, sanitäre Anlagen, Teeküche, Neben- und Verkehrsflächen) die Miet- und Bewirtschaftskosten zu tragen.
8. Catering: Die Firma „prima event“ bietet über Subunternehmer Catering an. Gibt es auch andere Anbieter, die dort tätig werden? Wenn ja, wie erfolgt dort die Auftrags-vergabe?
Bei einer Anmietung der Räumlichkeiten steht es den Nutzern frei, ob und wie sie die Verpfle-gung ihrer Gäste bzw. Besucher organisieren. Somit können grundsätzlich auch andere Cate-ring-Anbieter in Anspruch genommen werden. Erkenntnisse darüber, welche Anbieter bereits tätig wurden und wie die Auftragsvergabe mit diesen erfolgte, hat das Bezirksamt nicht.
Anlage1 und 2 zu Frage 1
Anlage 3 zu Frage 2
Dienstleistervertrag und Anlagen des Dienstleistervertrages zu Frage 6