Protokoll
Sitzung des Haushalts- und Vergabeausschusses vom 07.03.2019

Frau Fredenhagen berichtet über die Stellensituation des Bezirksamtes Harburg.

1. Entwicklung Stellenbestand:
    

• Genereller Trend: Seit 2016 hat die Anzahl der Stellen und die vollzeitäquivalente (VZÄ) Beschäftigung kontinuierlich zugenommen.
  Zum Stichtag 31.12.2018 hatte das Bezirksamt Harburg 710,2 Stellen in den Fachämtern. Das entspricht einem Vollzeitäquivalent von 697,2 Stellen.
   
• Besondere Themenschwerpunkte:
   
• PS: Personalrekrutierung und Personalentwicklung
• EA: Maßnahmen bei KUZ 11 (Verstärkung im Projekt wegen Schichtbetrieb) um Wartesituation zu verbessern und Bearbeitungsgeschwindigkeiten aus Kundensicht zu erhöhen. Die Maßnahmen bei KUZ 11 sind hier weder bei Stellen noch bei VZÄ berücksichtigt, da die zusätzliche Personalressource weiterhin der Finanzbehörde zugeordnet ist.
  KUZ 12 (Ausländerabteilung) Personalverstärkung
• JA: Stellenzuwächse bei BAS, WJH und KJ  - gestiegene Fallzahlen
• GS: Flüchtlingsbedingte Aufgabenzuwächse, Gesetzesänderung UVG, Unterstützungskräfte Einführung ProSoz.
• GA: Stellenzuwachs wegen flüchtlingsbedingter Aufgabenzuwächse
• D 4: Anbindung des Projektes CleverCities
• WBZ – VS: Das Aufgabenfeld Gewerbe wechselte in 2017 vom WBZ zu VS.
• WBZ: Zusätzliche Bauprüfer im Rahmen von Hamburg wächst.
• VS: Zusätzliche Ressourcen für Veterinäramt und Wohnraumschutz
   

Anhand nachfolgender Tabellen geht Frau Fredenhagen näher auf die aktuelle Personalsituation des Bezirksamtes Harburg ein:
 

Herr Jorkisch erkundigt sich, ob Stellen nach Ausscheiden aus Altersgründen sofort nachbesetzt oder erst bewirtschaftet werden.

Frau Fredenhagen erklärt, dass die Stellen zunächst ausgeschrieben werden und das Bezirksamt Harburg dankbar sein kann, auf Grund des Fachkräftemangels jemanden rekrutiert zu bekommen. Es ist die Absicht, frei werdende Stellen möglichst sofort wieder zu besetzen.

Frau Fredenhagen berichtet, dass ein Ausschreibungsverfahren 8 Wochen bis 6 Monate dauern kann.

Herr Lohmann fragt nach der Fluktuation im ASD-Bereich. Er wüsste gerne, ob man diese Stellen nicht längerfristig besetzen könnte.

Frau Fredenhagen sagt, dass es im ASD-Bereich einen hohen Generationswechsel und viele Mutterschaften gibt. Außerdem ist der Markt mit Sozialpädagogen völlig leer gefegt. Durch die höheren Grundgehälter in Schleswig-Holstein und Niedersachsen steht Hamburg nicht gut als Konkurrent da. Der Bedarf an Sozialpädagogen ist sehr groß und die werden von anderen abgeworben.

Personalkosten

Das Bezirksamt hat bei den Personalkosten im Jahr 2018 mit einem Überschuss von ca.
8,3 Mio. € abgeschlossen. Allerdings geht die Ressourcensteuerung davon aus, dass diese hohen positiven Überschüsse in den kommenden Jahren stark abnehmen.

Aktuell werden jegliche Aufgabenzuwächse ohne finanzielle Kompensationen bestritten. Besonders deutlich wird das anhand der Mehrkosten bei den zuwanderungsbedingten Mehrbedarfen, den Verstärkungen im ASD und bei den erheblichen Kapazitätsausweitungen in den Einwohnerämtern und Ausländerdienststellen. (KUZ 11 und KUZ 12).

Erfahrungsgemäß treten die Kosteneffekte solcher Kapazitätsausweitungen immer mit einem zeitlichen Verzug ein. Beispielweise liegen zwischen der Entscheidung und der Umsetzung meist einige Monate, in denen nur geringe Personalkosten anfallen.

Bereits in 2018 war das Personalkostenbudget in einer strukturellen Unterdeckung. Die hohen Ermächtigungsüberträge (Reste) haben dennoch einen positiven Abschluss möglich gemacht.

Die Ressourcensteuerung geht für die kommenden Jahre von folgenden Abschlüssen aus:

2019: Überschuss 3,7 Mio.€

2020 Defizit

Frau Fredenhagen erklärt, dass durch die Tarifsteigerungen von 8 % bis 2021 das Polster des Bezirksamtes Harburg weiterhin schmilzt und ab 2020 mit einem Defizit zu rechnen ist.

Herr Trispel ergänzt, dass das Bezirksamt Harburg, bereits 2018 mehr Geld für Personalmittel verbraucht hat, als nach Haushaltsplan zur Verfügung steht.

Herr Lohmann fragt, wie viele offene Stellen es momentan gibt.

Herr Trispel weist darauf hin, dass nur die Stellen offen sind, die z.Z. ausgeschrieben sind und kleine Anteile für Änderungen von Arbeitszeiten. Das Bezirksamt Harburg hat derzeit mehr besetzt als ausfinanziert ist.

Frau Fredenhagen erklärt, dass das Bezirksamt Harburg nicht nur Ausgaben, sondern auch zusätzliche Einnahmen von ca. 3 Mio. € im Baubereich hat. Diese können für Personalverstärkung oder bestimmte Vorhaben eingesetzt werden.

Herr Wolkau fragt, ob man die Einnahmen genauer darstellen kann.

Herr Trispel antwortet, dass es sich überwiegend um Gebühren für Sondernutzungen und Baugenehmigungen handelt.

1. Prognose Altersabgänge
    

Bis zum Jahr 2034 scheiden im Bezirksamt Harburg 557 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Altersgründen aus. Als Auswertungsgrundlage diente hier als Stichtag das vollendete 64. Lebensjahr der Beschäftigten (ein fester Parameter im Auswertungsprogramm).

Die ermittelte Quote beträgt 68 % bezogen auf den heutigen Status Quo

2. Maßnahmen der Personalrekrutierung
    

Das Rekrutieren von Personalressource wird unter Berücksichtigung der drohenden Altersabgänge und dem gesamtvolkswirtschaftlichen Fachkräftemangel zunehmend zu einer aufwendigeren und kostenintensiveren Aufgabe.

Die Bezirksverwaltung hat gemeinsam mit dem Personalamt bereits überbezirklich in Arbeitskreisen begonnen, gezielte Marketingmaßnahmen und Rekrutierungsstrategien neu zu erarbeiten und zu entwickeln.

Besondere Nachbesetzungsnot herrscht aktuell in den technischen und sozialen Berufsgruppen. Zusehends werden aber auch die Mitarbeiter der allgemeinen Dienste rarer.

Frau Fredenhagen weist darauf hin, dass es selbst in der allgemeinen Verwaltung schwieriger wird, geeignetes Personal zu bekommen.

Fakten zur Stellennachbesetzung

• In 2018 waren im BA Harburg 95 Stellen ausgeschrieben.
• 56 Ausschreibungen wurden auch extern veröffentlicht.
• 521 Personen haben sich beworben.
• 75 Stellen wurden mit Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern besetzt.
• Bis zum Stichtag 15.02.2019 sind 26 Bewerbungsverfahren in Arbeit.
• 12 Stellen sind derzeit auf dem Portal „hamburg.de“ veröffentlicht.
   

Ein guter Indikator für die zunehmende Komplexität sind die Kosten, die aufgewandt werden, um Stellen erfolgreich zu publizieren:

Ausbildung

200 Nachwuchskräfte (Angestellter = AzVA, Beamter im mittleren Dienst = RSA, Beamter im gehobenen Dienst = RIA) stellt die FHH seit 2018 jedes Jahr ein (davor 160); Eine weitere Erhöhung ist zu erwarten, aber noch nicht beschlossen. Das Projekt Neue Agenda Ausbildung ist gerade gestartet, um die Ausbildung in der FHH zu aktualisieren.

Jeder der 17 Ausbildungsbehörden/Ämter werden jährlich durchschnittlich 10 bis 12 Nachwuchskräfte zugeteilt (BA/H derzeit 10).

Jeder Ausbildungsjahrgang bleibt 2 (RSA) bzw. 2,5 (AzVA bzw. 3 Jahre (RIA) im System, daher hat das BA/H aktuell (Stand 02/2019) insgesamt 43 Nachwuchskräfte (Personen) in der Zuteilung.

Durch die Schulblöcke und Behördenwechsel sind zwar nicht alle in der Praxis, ab März 2019 befinden sich im BA/H 15 Auszubildende zeitgleich in der praktischen Ausbildung.

Nach dem derzeit gültigen Verteilungsschlüssel erhält jede an der Ausbildung beteiligte Behörde bzw. jedes Bezirksamt mindestens 1 AzVA, 1 RSA und 1 RIA aus jeden Ausbildungsjahrgang zur Übernahme.

Frau Fredenhagen ergänzt, dass das Bezirksamt Harburg mit 2 Hochschulen einen Modellversuch im Sozialpädagogenbereich gestartet hat, intern und dual auszubilden.

Herr Jorkisch fragt, ob alle freien Stellen intern nachbesetzt werden können oder ob sie extern ausgeschrieben werden müssen.

Frau Fredenhagen erwidert, dass die meisten Stellen von außen besetzt werden.

Herr Trispel erklärt, dass 200 Auszubildende pro Jahr für ganz Hamburg bei weitem nicht für den Verwaltungsdienst ausreichen werden.

Herr Lohmann weist darauf hin, dass der Hamburger Senat angekündigt hat, die Gehälter für den öffentlichen Dienst in den Bezirksämtern an die Fachbehörden anzupassen.

Herr Trispel gibt Auskunft, dass es sich hierbei nur um ein bürgerschaftliches Ersuchen (Anlage 1 Bürgerschafts-Drucksache 21/15368) handelt und dieses muss erst umgesetzt werden. Dies ist ein langer Prozess, der über Jahre gehen wird.

Frau Fredenhagen freut sich für das Bezirksamt Hamburg, wenn dieser Beschluss bald umgesetzt würde. Sie findet es schade, dass das Bezirksamt Harburg Kollegen/innen an Fachbehörden verliert, weil sie bei den Fachbehörden für eine ähnliche Arbeit mehr Geld verdienen.

Herr Schneider bedankt sich bei Frau Fredenhagen für die ausführliche Schilderung und regt an, über diesen TOP in der nächsten Legislaturperiode weiter zu berichten.

Frau Hentzien berichtet, dass es im bezirklichen Einzelplan Mittel für die Öffentlichkeitsarbeit der Bezirksversammlung gibt. Es sind 10.000 € in Kombination mit dem Verfügungsfonds für den Vorsitzenden veranschlagt. Es gibt einen Antrag, „Bezirke im Dialog - politische Teilhabe vor Ort stärken“. Diesem Antrag zufolge können die Bezirke bis zu 20.000 € für Öffentlichkeitsarbeit mehr bekommen, um mehr Transparenz zu politischen Prozessen herzustellen oder mehr Mitwirkung zu realisieren. Der Fokus von mehr Transparenz und mehr Beteiligung liegt aber auch auf dem Thema Inklusion und Teilhabe, sonst sind die Bedingungen nicht erfüllt und es wird kein Geld zur Verfügung gestellt.

Herr Trispel regt an, die Bürgerschafts-Drucksache an das Protokoll (Anlage 2) anzuhängen. Die Verwaltung und die Politik werden aufgefordert Ideen zu entwickeln.

Dieser Tagesordnungspunkt soll auf eine der nächsten Tagesordnungen gesetzt werden.

Die Gestaltungsmittelübersicht vom 22.02.2019 wird zur Kenntnis genommen.

Es liegen keine Mitteilungen vor.

Es werden keine Themen angesprochen.