Anhörung der Bezirksversammlung nach § 26 BezVG Neuordnung des bezirklichen Beschaffungswesens

 

Hintergrund

Mit Senatsbeschluss vom 13.11.2012 hat der Senat die Neuordnung des Beschaffungswesens in der Hamburger Verwaltung beschlossen. Danach sollen in allen Behörden und Ämtern jeweils einheitliche Beschaffungsstellen für Lieferungen und Leistungen sowie freiberufliche Aufträge (außerhalb der VOB und der HOAI) eingerichtet werden. Sämtliche Bestellvorgänge sollen ab dem 01.04.2014 grundsätzlich über eine neu einzuführende Beschaffungs- und Vergabesoftware (SAP-Modul für elektronische Beschaffung) unterstützt werden. Besonders komplexe Vergabevorgänge (über 100.000 €) sollen von spezialisierten zentralen Vergabestellen der Finanzbehörde, der Behörde für Inneres und Sport, der Behörde für Justiz und Gleichstellung sowie der Behörde für Schule und Bildung durchgeführt werden.

Im Rahmen des Umsetzungsprojektes „Konzentration des Einkaufs in den Bezirksämtern“ haben die Bezirksamtsleitungen in der Sitzung der Lenkungsgruppe am 24.10.2013 beschlossen, zur Durchführung von Beschaffungen und Vergaben künftig eine gemeinsame zentrale Beschaffungsstelle für alle sieben Bezirksämter einzurichten.

Durch die Einrichtung der zentralen bezirklichen Beschaffungsstelle werden Aufgaben mehrerer Bezirksämter im Wege einer überbezirklichen Zusammenarbeit bei einem Bezirksamt zusammen gefasst. Die Bezirksamtsleitung hört daher die Bezirksversammlung  gem. § 26 BezVG an.

Anbindung

Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass im Bezirksamt Altona bereits vor einigen Jahren eine Prüf- und Servicestelle für Vergaben eingerichtet wurde, sind die Dezernenten für Steuerung und Service übereingekommen, die künftige gemeinsame bezirkliche Beschaffungsstelle auch beim Bezirksamt Altona einzurichten. Die im Bezirksamt Altona praktizierte Anbindung beim dortigen Rechtsamt hat sich bewährt und soll daher für die künftige gemeinsame bezirkliche Beschaffungsstelle fortgeführt werden.

Personalbedarf

Nach Abklärung aller Daten mit den betroffenen Bezirksämtern ergibt sich für einen etablierten Betrieb der bezirksübergreifenden Beschaffungsstelle ein Bedarf von rd.  10 Stellen (1 Stelle Leitung, 9 Stellen Sachbearbeitung). Um die Rechtssicherheit auch bei komplexen Verfahren sicherzustellen, soll die künftige zentrale Beschaffungsstelle zusätzlich mit einer 0,5 Stelle Volljurist/in ausgestattet werden.

Diese Personalausstattung ist um ca. drei bis fünf Stellen wirtschaftlicher als bei einer klassischen dezentralen Lösung (Einrichtung einer eigenen Beschaffungsstelle in jedem Bezirksamt).

Die Personalrekrutierung soll durch interne Ausschreibung innerhalb der Bezirksverwaltung erfolgen. Die Personalkosten werden von allen Bezirksämtern gemeinsam getragen.

Zeitplanung

Nach derzeitiger Planung wird die zentrale Beschaffungsstelle ihre Arbeit mit der Inbetriebnahme des elektronischen Bestellwesens (Webshop) am 01.04.2014 aufnehmen. Zu diesem Zeitpunkt wird sie die Bestellungen für die drei Pilotierungsämter Hamburg-Mitte, Altona und Harburg durchführen und mit 6 Vollkräften (VK) ausgestattet sein.

Die weitere Planung sieht vor, dass beginnend ab 01.10.2014 quartalsweise in einer noch festzulegenden Reihenfolge der Beitritt der übrigen Bezirksämter erfolgt und jeweils mit dem Beitritt eines weiteren Bezirksamtes dann auch eine weitere Stelle besetzt wird. Die Umsetzung in allen Bezirksämtern ist nach dieser Zeitplanung im Juli 2015 abgeschlossen. Zu diesem Zeitpunkt erreicht die Beschaffungsstelle ihre geplante Personalstärke von 10 VK.

Die Einrichtung der zentralen Beschaffungsstelle und der anschließende Beitritt der vier Bezirksämter Eimsbüttel, Hamburg-Nord, Wandsbek und Bergedorf wird durch eine regelmäßige Evaluation der Geschäftsprozesse und des Ressourcenbedarfs begleitet. Beginnend mit dem 30.06.2014 wird den Dezernenten für Steuerung und Service quartalsweise über die Arbeit und den Ausbau der Beschaffungsstelle berichtet, um gegebenenfalls nachsteuern zu können.