Überlastungsanzeigen im Bezirksamt Hamburg-Nord Kleine Anfrage von Claus-Joachim Dickow, Dr. Wieland Schinnenburg, Robert Bläsing und Lars Jessen

Eine kleine Anfrage in der Hamburgischen Bürgerschaft (Drs. 22/12919) ergab, dass im Bezirksamt Hamburg-Nord Anfang September 2023 100 Überlastungsanzeigen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorlagen. Dies ist gemäß der beantworteten kleinen Anfrage die zweithöchste Zahl aller Hamburger Behörden.

Vor diesem Hintergrund fragen wir die Verwaltung:

1) In welchen Situationen sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angehalten, Überlastungsanzeigen abzugeben?

Antwort der Verwaltung:

Gemäß der Dienstvereinbarung zum Umgang mit Rückstandsanzeigen ist eine Rückstandsanzeige konkret dann abzusetzen, wenn die zu leistende Arbeit nicht mehr ordnungsgemäß erledigt werden kann. Des Weiteren soll die Dienststelle durch die Beschäftigten vor drohenden oder voraussehbaren Schäden gewarnt werden.

Die Anzeige kann im Falle einer Rückstandssituation auch als weiteren Zweck haben:

• Indikator für möglicherweise drohende Gefährdung für die Gesundheit der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;
• Hinweise zur Optimierung von Arbeitsabläufen abzugeben;
• Hinweise auf Missstände in der Dienststelle zu geben;
• Hinweise auf mangelnde Personal- oder Sachressourcenausstattung zu geben.

2) In welchen Dezernaten und in welchen Fachämtern des Bezirksamtes Hamburg-Nord erfolgten diese Überlastungsanzeigen? Bitte detailliert angeben, welche Anzahl von Überlassungsanzeigen in welchen Dezernaten und Fachämtern erfolgten.

Antwort der Verwaltung:

3) Wie wurde die Überlastung jeweils begründet? Bitte für jede Überlastungsanzeige angeben.

Antwort der Verwaltung:

Die Gründe betreffen vor allem die folgenden Sachverhalte:

GS:

hohe Fallzahlen, Herausforderungen in Bezug auf das Fachverfahren, Vakanzen

JA:

Fluktuation und Vakanzen, Aufgabenverdichtung, neue gesetzliche Regelungen

WBZ:

Vakanzen, hohes Arbeitsaufkommen

ST:

krankheitsbedingte Personalausfälle, Aufwuchs an zum Teil komplexen Fällen

GA:

erhöhtes Arbeitsaufkommen

MR:

zusätzliche bzw. umfangreichere Aufgaben, Vakanzen, krankheitsbedingte Personalausfälle

IS:

erhöhtes Arbeitsaufkommen, Vakanzen

RS:

erhöhtes Arbeitsaufkommen, Vakanzen

4) Was wurde von der Bezirksamtsleitung jeweils unternommen, um die Überlastung zu beheben? Bitte für jede Überlastung angeben.

Antwort der Verwaltung:

Die wesentlichen Maßnahmen in den Fachämtern betreffen:

GS:

- Nachbesetzungen

- Aufstockungen

WBZ:

- zügige Auswahlverfahren

- Fachvorträge und Schulung in der WBZ-Akademie, Inhouse-Schulung für neues Fachverfahren

- Mitwirkung an der bezirklichen Fachkräftegewinnung

- standardisierte und einheitliche Regelungen

ST:

- verrentete Kollegen werden mit geringen Stundenanteilen beschäftigt

- Einsatz von Unterstützungskräften

JA:

- Reduzierungen der Vor-Ort-Sprechstunden

- Unterstützung durch die Nachbarabteilung

- Priorisierung von Aufgaben

IS:

- Priorisierung von Aufgaben

- Schaffung einer zusätzlichen Stelle

RS:

- zügige Stellennachbesetzungen

- Priorisierung von Aufgaben

- Durchführung von Personalentwicklungs- und Teamentwicklungsmaßnahmen

- Optimierung von Prozessen

GA:

- Priorisierung von Aufgaben

- zügige Stellennachbesetzungen

MR:

- Priorisierung von Aufgaben

- Umverteilung von Aufgaben

- zügige Nachbesetzungen

5) Welche der Überlastungsanzeigen wurden inzwischen zurückgenommen?

Antwort der Verwaltung:

Keine

6) Welche Folgen hatten die einzelnen Überlastungen, z. B. die Versäumung von Fristen oder überlange Wartezeiten für Bürgerinnen und Bürger? Bitte für jede einzelne Überlastungsanzeige angeben.

Antwort der Verwaltung:

RS und IS sind interne Dienstleister. Im Übrigen:

GA:

- Durch Mehrarbeit/Überstunden konnten Einschränkungen im Dienstleistungsangebot des Gesundheitsamtes für die Bürgerinnen und Bürger bislang vermieden werden.

WBZ:

- längere Bearbeitungszeiten für nicht hochprioritäre Aufgaben

- Zurückstellung von Aufgaben, die keinen besonderen Fristen unterliegen, z.B. Überwachungen

- längere Antwortzeiten auf Anfragen

- längere Wartezeiten auf Termine

ST:

- Wartezeiten auf Erstbeurkundungen (Geburten und Sterbefälle), Wartezeiten auf Termine zu Nachbeurkundungen von z.B. im Ausland geschlossenen Ehen, Namensänderungen oder Vaterschaftserklärungen oder für Urkundenausstellungen aus den Bestandsregistern.

GS:

- Priorisierung von Anliegen, längere Bearbeitungsdauer bei nicht hochprioritären Anliegen.

MR:

- längere Bearbeitungszeiten für und Zurückstellung von nicht hochprioritären Aufgaben, die nicht der Verkehrssicherung oder Fristen unterliegen

Michael Werner-Boelz Hamburg, 11.10.2023

Bezirksamtsleitung