Konsequenzen aus dem Jahresbericht 2024 des Rechnungshofes
Der Rechnungshof der Freien und Hansestadt Hamburg hat im Jahresbericht 2024 unter anderem die Vergabe freiberuflicher Leistungen durch das Bezirksamt Hamburg Nord geprüft. Dabei stellte dieser bei fünf geprüften Vergabeverfahren insgesamt 14 Fehler fest:
- In zwei Fällen handelte es sich um Verstöße gegen den Wettbewerbsgrundsatz.
- In vier Fällen erfolgte keine ausreichende Eignungsprüfung der Bieter.
- In drei Fällen war die Annahme, Aufbewahrung und Öffnung der Angebote nicht manipulationssicher.
- In allen fünf Fällen war die Vergabedokumentation mangelhaft und stellte zumindest teilweise einen Verstoß gegen den Transparenzgrundsatz dar.
Weitere Details können den Seiten 172 bis 177 des Jahresberichtes, welche dieser Anfrage als Anzug angefügt sind, entnommen werden.
Als Ergebnis kritisierte der Rechnungshof bei der Veröffentlichung des Berichtes die Vergabepraxis durch die Bezirksämter - somit auch des Bezirksamtes Hamburg-Nord scharf. Von exemplarisch geprüften Auftragsvergaben sei „keine regelgerecht durchgeführt“ (S. 147 des Jahresberichtes) worden. „Bei mangelhaft durchgeführten Vergabeverfahren besteht ein erhebliches Korruptionsrisiko“, verkündete der seinerzeit amtierende Präsident des Rechnungshofes, Dr. Stefan Schulz, auf der Pressekonferenz zur Vorstellung des Jahresberichtes. Hinweise auf Korruption seien nicht gefunden worden, dafür etliche andere Fehler wie die „verbotene Direktbeauftragung“. Der damalige Präsident äußerte eine grundsätzliche Kritik: „Wesentliche vergaberechtliche Regelungen werden schlicht nicht beachtet.“
Ein Auszug aus der Rede ist dieser Anfrage ebenfalls als Anhang beigefügt.
Die Bewertungen durch den Rechnungshof hat die FDP-Fraktion mit regem Interesse zur Kenntnis genommen und stimmt den Implikationen zu.
Das Bezirksamt Hamburg-Nord hat die vom Rechnungshof aufgezeigten Mängel und
Fehler laut dem Jahresbericht eingestanden und Abhilfe zugesagt. Da seit der Veröffentlichung des Berichtes beinahe ein Jahr vergangen ist, erkundigt sich die FDP-Fraktion nach dem aktuellen Stand der Umsetzung.
Petitum/Beschlussvorschlag:
Vor diesem Hintergrund fragen wir die Verwaltung:
1) Sind die genannten Fehler und Mängel durch das Bezirksamt bereits abgestellt worden?
Das Bezirksamt Hamburg-Nord überprüft fortlaufend die Beschaffungsprozesse auf Optimierungsmöglichkeiten. Dabei wird auch die flächendeckende Einführung des E-Vergabe-Systems im Bezirksamt Hamburg-Nord mitberücksichtigt und weiter vorangetrieben.
Weiterhin wurden die fachamtsinternen Leitfäden zur Vergabe von Bauleistungen und Freiberufliche Leistungen neu strukturiert und optimiert, so dass die Mitarbeitenden eine eindeutige Vorgabe für die Abarbeitung der Arbeitsprozesse haben. Die Anwendung der Leitfäden ist den Mitarbeitenden verbindlich vorgeschrieben, mögliche Fehlerquellen in den Vergabeprozessen sind dadurch auf ein Minimum reduziert worden.
2) Falls dieser Prozess noch nicht abgeschlossen worden ist: Welche Gründe sind dafür verantwortlich und in welchem Abschnitt des Prozesses befindet sich das Bezirksamt?
Bis auf die Einführung einer Vergabestelle ist der Prozess abgeschlossen. Die Einrichtung der Vergabestelle ist in Vorbereitung, konnte jedoch aufgrund fehlender Personalressourcen bislang nicht umgesetzt werden.
3) Welche konkreten Einzelmaßnahmen wurden von der Verwaltung bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt umgesetzt und welche internen Abläufe angepasst, um die im Sachverhalt aufgeführten Fehler zukünftig zu vermeiden? Bitte für jeden durch den Rechnungshof beanstandeten Mangel einzeln aufführen und gegebenenfalls erläutern.
Es wurde eine verwaltungsinterne Arbeitsgruppe gebildet, die die Leitfäden für die Vergabe von freiberuflichen Leistungen und für Bauleistungen neu erarbeitet hat. Dabei wurden die Kritikpunkte des Rechnungshofes berücksichtigt.
Die Vergaben MR (Fachamt Management des Öffentlichen Raumes) erfolgen generell entsprechend der Vergabevorschriften im Wettbewerb.
Die Eignungsprüfung erfolgt seit Bekanntwerden von Mängeln in der Verfahrensdurchführung regelhaft im erforderlichen Umfang. Neben der fachlichen Qualifikation (technische und berufliche Leistungsfähigkeit) werden auch jeweils wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit der Bieter in jedem Vergabeverfahren berücksichtigt. Die Eignungsprüfung wird dokumentiert.
Darüber hinaus muss bei Vergaben im Zuständigkeitsbereich des Fachamtes MR bei allen Ausschreibungen vom Bieter das Formblatt „Eignung“ der VVBau ausgefüllt werden. Die Eintragungen werden im Vergabeverfahren geprüft und das Ergebnis entsprechend Vorgabe dokumentiert.
Bei der Formulierung der Leistungsbeschreibung wird verstärkt auf ausführliche Formulierungen geachtet, die Auslegungsspielräume in den zu erbringenden Leistungen minimiert.
SL (Fachbereich Stadt- und Landschaftsplanung) wickelt bei eigenen Vergaben mittlerweile diese Punkte über das SL-Geschäftszimmer und das SL-Funktionspostfach ab. Der Eingang der Angebote an zentraler Stelle wird durch ein Postfach in der Geschäftsstelle gesichert.
MR (Fachamt Management des Öffentlichen Raumes):
Angebote sind ausschließlich in einem verschlossenen Umschlag abzugeben. Die Angebote werden in der Submissionsstelle bis zur Angebotsöffnung verwahrt. Eine elektronische Abgabe von Angeboten ist erst wieder mit Einführung der E-Vergabe möglich.
Die Leistungsbeschreibung ist grundsätzlich mit einer Matrix mit den maßgebenden Wertungskriterien zur späteren Angebotsauswertung ergänzt. Diese wird mitversandt, sodass in der Wertung der Angebote größtmögliche Transparenz hergestellt wird.
Die Vergabedokumentation wird mittlerweile entsprechend der Hinweise des Rechnungshofs erstellt. Es werden alle wesentlichen Vergabeschritte und Entscheidungen im Vergabevermerk dokumentiert, sodass eine Einhaltung der Vergabevorschriften gewährleistet ist.
4) Hat das Bezirksamt eine Prüfung vorgenommen, ob die durch den Rechnungshof ermittelten Fehler und Mängel nicht nur bei den freiberuflichen Leistungen zu finden sind, sondern auch in anderen Vergabebereichen aufgetreten sind oder hätten auftreten können?
a) Falls ja - welche konkreten Bereiche oder Einzelvergaben wurden geprüft und welches Ergebnis wurde erzielt? Bitte den Bereich und die geprüfte Vergabe aufführen und gegebenenfalls erläutern.
b) Falls nein - aus welchen Gründen hat das Bezirksamt auf eine derartige Prüfung verzichtet?
Zu 4 a und b: Die unter 3) in der Vorbemerkung erwähnte Arbeitsgruppe hat sich sowohl mit den Arbeitsschritten der Vergabe der freiberuflichen Leistungen, als auch mit den Arbeitsschritten der Vergabe von Bauleistungen auseinandergesetzt.
Neue Kenntnisse und Änderungen in der Vergabepraxis werden auf alle Ausschreibungen übertragen. Die aktualisierten Leitfäden zur Vergabe von Freiberuflichen Leistungen und für die Vergabe von Bauleistungen wurden den Mitarbeitenden, die mit der Vergabe betraut sind, erläutert und ihre Anwendung verbindlich eingeführt. Sämtliche Vergaben werden beim Unterschriftengang auf ihre Übereinstimmung mit den Vergabebestimmungen überprüft.
5) Hat das Bezirksamt eine ganzheitliche Prüfung sämtlicher Vergabebereiche, in denen der Bezirk Hamburg-Nord Vergaben durchführt, vorgenommen? Falls nein - welche Segmente oder Vergabebereiche wurden nicht geprüft? Bitte eine entsprechende Begründung hinzufügen.
vgl. Antwort zu 4)
Michael Werner-Boelz 05.02.2025
(Bezirksamtsleitung)
- Auszug aus dem Jahresbericht 2024 des Rechnungshofes der Freien und Hansestadt Hamburg, Seiten 172 bis 177
- Auszug aus der Rede des Präsidenten als Teil der Pressekonferenz des Rechnungshofes der Freien und Hansestadt Hamburg (abgehalten am 19. Februar 2024), Seiten 7 und 8
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