Digitale Infrastruktur des Bezirksamtes Hamburg Nord - Wie geht es nach dem Support-Ende von Windows 7 weiter?

Im Januar 2020 endet der offizielle Support für Windows 7 (https://query.prod.cms.rt.microsoft.com/cms/api/am/binary/RE342zV), ab diesem Zeitpunkt werden von Microsoft keine weiteren Sicherheitsupdates für das Betriebssystem mehr zur Verfügung gestellt, so dass der Umstieg auf Windows 10 oder ein anderes Betriebssystem nötig wird.

Es gibt einige relevante Eckpunkte und Rahmenbedingungen, die mehrere Fragen betreffen und daher hier zusammengefasst dargestellt werden. Die Infrastruktur eines Bezirksamtes muss als Gesamtpaket gesehen und bewertet werden. Nicht alleine Betriebssystem und Office-Paket sind relevante Faktoren, sondern überdies standardisierte Technikausstattung, Supportprozesse (u.a. User Help Desk), professionalisierter IT-Betrieb, die gesamte FHH als Einkaufsgemeinschaft, ein leistungsfähiger IT-Dienstleister mit passenden Angeboten, Kompatibilität der Fachanwendungen mit der Infrastruktur usw.. In der FHH und teilweise darüber hinaus in den anderen Trägerländern von Dataport werden diese verschiedenen Komponenten standardisiert und mit dem Fokus auf Microsoft Produkte angeboten.

Die sieben Bezirksämter haben vor 15 Jahren als bewusste Entscheidung die operative IT-Administration auf Dataport als IT-Dienstleister der FHH übertragen. Seitdem nutzen die Bezirksämter für ihre Infrastruktur grundsätzlich die Standardangebote der FHH und von Dataport. Grundsatzentscheidungen für die FHH werden durch SK/ITD (als für IT zuständiges Senatsamt) und Dataport und bei Bedarf unter Einbeziehung der Hamburger Behörden und Bezirke sowie der anderen Dataport-Trägerländer getroffen.

Insbesondere die Bezirksämter als bürgernahe Verwaltung verarbeiten die Daten von Bürger*innen - deren Daten sind ein hohes Gut, welches unbedingt geschützt werden muss. Angesichts der digitalen Bedrohungen und der Anforderungen an die IT-Sicherheit kann der Betrieb einer IT-Infrastruktur heutzutage faktisch von der Bezirksverwaltung nicht mehr selber geleistet werden, sondern muss durch professionelle IT-Dienstleister erbracht werden. Real führt dies zu einer - gewollten - Standardisierung der angebotenen Infrastrukturen; in der FHH mit dem Schwerpunkt Microsoft.

Für die Bezirksämter ist weniger die Infrastruktur relevant, sondern vielmehr die auf der Infrastruktur laufenden kommunalen Fachanwendungen. Die Fachanwendungen bringen Mehrwerte für die Mitarbeiter*innen - laufen aber oft nur unter Windows. Der Markt für kommunale Softwarelösungen ist sehr begrenzt und dementsprechend gibt es nur relativ wenige Angebote. Eigenentwicklungen für Hamburg sind regelhaft teurer als Fachverfahren, die auch in anderen Kommunen laufen. Eigenentwicklungen bieten zudem meistens nicht die Möglichkeit, sich Kosten mit anderen Kunden der Softwarehersteller zu teilen. Aus Sicht der Bezirksämter ist der Einsatz von Windows daher sinnvoll und oftmals führt für die bezirklichen Fachämter nach wie vor kein Weg an Windows als Infrastrukturkomponente vorbei.

Microsoft-Produkte sind überdies der de Facto Standard, den der überwiegende Teil der Mitarbeiter*innen vermutlich privat ebenfalls nutzt - dadurch entstehen Synergieeffekte zum dienstlichen Einsatz, z.B. bzgl. Schulungen (siehe auch die Diskussionen über LiMux in München). Heute werden die standardisierten BASIS-Windows-Endgeräte aus dem Gesamthaushalt der FHH finanziert - Endgeräte mit speziellen Konfigurationen müsste die Bezirksverwaltung vermutlich aus den eigenen Haushalts-Eckwerten finanzieren. Überdies würde der Support durch Dataport für spezielle Endgeräte vermutlich teurer werden als die heutigen BASIS-Standard-Supportprozesse. Unterschiedliche Infrastrukturen innerhalb der FHH und zwischen den Bezirken und Externen könnten zu Kompatibilitätsproblemen und damit zu erhöhtem Aufwand für die bezirklichen Mitarbeiter*innen führen. Eine isolierte Abkehr der Bezirksämter von Windows könnte also dazu führen, dass der Gesamtaufwand für die Bezirksämter eher steigen wird.

Vor dem Hintergrund, dass sowohl für Office-Produkte als auch für Betriebssysteme zahlreiche quelloffene ("Open-Source") Alternativen zu Microsoft-Produkten existieren, fragen wir das Bezirksamt Hamburg-Nord:

1. Wie viele Workstations / Server laufen im Bezirksamt Hamburg-Nord unter Windows 7 oder anderen Windows-Varianten (Anzahl und Anteil, je nach System)?

Falls mit „Workstations / Server“ ausschließlich Applikations-, Datenbankserver oder ähnliches gemeint sein sollten: keine. Solche Workstations / Server werden seit mehr als 10 Jahren vom Bezirksamt nicht mehr selber betrieben, sondern ausschließlich Dataport oder andere IT-Dienstleister mit dem Betrieb beauftragt. Falls „Workstations / Server“ auch die Endgeräte der Anwender*innen umfassen sollte: siehe Antwort zur Frage 5.

2. Ist dem Bezirksamt bekannt, dass

a) Microsoft in Deutschland trotz massiver Gewinne (unter Anderem auch aus der mit Steuergeldern finanzierten Verwaltung) kaum Steuern zahlt und

Die grundsätzliche Problematik ist bekannt.

b) Windows 10 von verschiedenen europäischen Institutionen als nicht vereinbar mit europäischen Datenschutzregelungen eingestuft wird (z.B. https://www.heise.de/newsticker/meldung/Windows-10-erneut-im-Fokus-der-EU-Datenschuetzer-4509119.html) und dass Microsoft Office 365 laut dem hessischen Datenschutzbeauftragten aufgrund von Datenschutzbedenken z.B. nicht in Schulen eingesetzt werden sollte (https://datenschutz.hessen.de/pressemitteilungen/stellungnahme-des-hessischen-beauftragten-f%C3%BCr-datenschutz-und)?
Wenn dies bekannt sein sollte: wie steht die Bezirksamtsleitung zu diesem Sachverhalt?

Die grundsätzliche Problematik ist bekannt und wird vom Bezirksamt ebenfalls kritisch gesehen. Die kritisierten Punkte treten im Bezirksamt Hamburg-Nord allerdings nicht auf. Zudem wurde der HmbBfDI im Kontext Windows 10 in Bezug auf die Telemetriedaten beteiligt; Dataport hat durch Gruppenrichtlinien eine Ausprägung erreicht, die einen sicheren Betrieb bietet.

Die Datenschützer haben Windows 10 Home und Professionell kritisiert. In der FHH wird allerdings Windows 10 Enterprise eingesetzt. Zitat aus dem in der KA genannten Artikel: „Nach Ansicht der niederländischen Datenschutzbehörde verstoßen Windows 10 Home und Pro durch die Sammlung von Telemetriedaten weiterhin gegen die DSGVO. …. Im damaligen DPA-Bericht wurden explizit die Produkte Windows 10 Home und Windows 10 Professional als Datenschutz-mäßig problematisch erwähnt. …. Für Unternehmen bietet Windows 10 Enterprise inzwischen viele Möglichkeiten, den Grad der Telemetriedatenerfassung über Gruppenrichtlinien einzuschränken.“.

Der zweite genannte Artikel bezieht sich explizit auf die Speicherung personenbezogener Daten in der Microsoft Cloud. Zitat aus dem in der KA genannten Artikel: „Der Einsatz von Microsoft Office 365 an Schulen ist datenschutzrechtlich unzulässig, soweit Schulen personenbezogene Daten in der europäischen Cloud speichern“. Eine Speicherung personenbezogener Daten des Bezirksamtes in der Microsoft Cloud findet nicht statt.

3. Welche Alternativen zu Microsoft-Produkten (Betriebs- und Office-Systeme) sind dem Bezirksamt Hamburg-Nord bekannt? Gibt es möglicherweise bereits entsprechende Erfahrungen?

Mögliche Alternativen zu Microsoft-Produkten gibt es einige, u.a. Linux, Open Office oder Libre Office. Eigene dienstliche Erfahrungen des Bezirksamtes hierzu gibt es nicht. Es gibt allerdings die Erfahrungen der Stadt München, die mit dem Projekt LiMux jahrelang einen Umstieg der Infrastruktur auf Open Source Produkte versucht und 2017 letztendlich beschlossen hat, doch wieder zu Microsoft-Produkten zurückzukehren. Siehe u.a. https://www.heise.de/newsticker/meldung/Endgueltiges-Aus-fuer-LiMux-Muenchener-Stadtrat-setzt-den-Pinguin-vor-die-Tuer-3900439.html.

4. Wurde vor dem Hintergrund, dass Windows 10 und Microsoft Office-Produkte unter Anderem hinsichtlich Datenschutz, Kosten, Hardwareanforderungen und fehlender Abwärtskompatibilität fragwürdig sind, Alternativen wie z.B. Open-Source-Systeme in Betracht gezogen? Wenn ja, welche? Wenn nein, warum nicht?

Nein. Zu den Gründen siehe Vorbemerkung und Antwort zu Frage 3.

5. Welche Maßnahmen sind für die Zeit nach dem Support-Ende geplant bzw. sogar schon teilweise umgesetzt? Welche Kosten fallen dafür voraussichtlich an bzw. sind bereits angefallen? Bitte zwischen Anschaffungs- und laufenden Kosten unterscheiden.

Alle rund 8.000 Bildschirmarbeitsplätze der sieben Bezirksämter wurden bzw. werden von Windows 7 auf Windows 10 umgestellt. Die Maßnahme soll bis Ende diesen Jahres abgeschlossen sein. Die laufenden Kosten der Infrastruktur sind unter Windows 10 dieselben wie unter Windows 7. Die Umstellung auf neue Betriebssystem- und Officeversionen sind durch die Microsoft-Rahmenverträge, die Dataport mit Microsoft abgeschlossen hat, abgedeckt.

Softwares (inkl. Fachverfahren) werden unabhängig von Betriebssystemwechseln (früher von Windows XP auf Windows 7 und jetzt auf Windows 10) sowieso regelmäßig aktualisiert und die jeweils aktuellen Versionen unterstützen regelhaft die neueren Versionen des Betriebssystems. Die Umstellung auf Windows 10 hat insofern bisher ausgebliebene Updates in einem engeren Zeitkorridor forciert, aber bzgl. der Softwares keine erkennbaren wesentlichen Kosten verursacht, die nicht sowieso auch bei Beibehaltung von Windows 7 angefallen wären. Für die Windows 10 Umstellung der Softwares wurden vom zentralen Fachamt „IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung (N/ITB)“ Mittel aus dem IT-Globalfond beantragt, von denen bisher rund 12,5 T€ ausgegeben wurden. Ausgaben von weiteren rund 26 T€ sind avisiert, aber vom IT-Dienstleister noch nicht in Rechnung gestellt worden.

Im zentralen Fachamt „IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung (N/ITB)“ wurde ein Projekt mit drei Mitarbeiter*innen zur Koordination der Windows 10 Umstellung eingerichtet. Der Personalaufwand von 2017 bis 2020 beträgt hierfür insgesamt rund 427 T€. Das Projekt koordiniert die Umstellung aller sieben Bezirksämter, also von rund 8.000 Bildschirmarbeitsplätzen. Es ergibt sich somit ein personeller Aufwand von einmalig rund 53 € pro Arbeitsplatz. Von diesem Durchschnittswert müsste eigentlich noch der (nicht zu beziffernde) Koordinierungsaufwand abgezogen werden, der bei Beibehaltung von Windows 7 sowieso angefallen wäre.

Die Windows 10 Umstellung der Arbeitsplätze der kritischen Kundenbereiche der Bezirksämter, zum Beispiel der Einwohnerkundenzentren, ist vorsorglich von Technikern vor Ort begleitet worden, damit auf auftretende Probleme sofort reagiert werden kann und die Bedienung der Bürger*innen jederzeit sichergestellt ist. Hierfür sind einmalig insgesamt rund 304 T€ eingeplant worden. Wie groß der tatsächliche Aufwand sein wird, kann erst nach Abschluss der Maßnahme gesagt werden. Aufgrund der bisher erreichten Umstellungsquote steht aber jetzt schon fest, dass nicht die komplette Summe ausgeschöpft werden wird.

6. Für den Fall, dass auch nach dem Support-Ende von Windows 7 weiterhin Microsoft-Produkte (Betriebssystem und Office-Produkte) eingesetzt werden sollen: wurde ein Vergleich zu entsprechenden Open-Source-Systemen hinsichtlich Leistungsfähigkeit, Kosten, Sicherheit, Hardwareanforderungen, Usability, möglichem Aufwand in Bezug auf Umrüstung, Schulungsbedarf, etc. vorgenommen? Wenn ja, mit welchen Ergebnissen? Wenn nein, warum nicht?

Nein. Zu den Gründen siehe Vorbemerkung und Antwort zu Frage 3.

7. Wie schätzt das Bezirksamt das Potential quelloffener Systeme in Hinsicht auf einen Einsatz in der öffentlichen Verwaltung ein? Bitte dabei sowohl auf interne Abläufe als auch auf Kommunikation mit Externen (Bürgern und Ämtern) eingehen.

Grundsätzlich wäre mehr Einsatz quelloffener System zu begrüßen. Allerdings wird das Potential als eher gering eingeschätzt. Die Kommunikation mit Externen erfolgt (u.a. aus Gründen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes) über definierte Schnittstellen und Anwendungen. Konkret Onlineanwendung laufen im GovernmentGateway bzw. auf der OSI-Plattform - diese sind unabhängig davon, ob in der Verwaltung oder bei den Externen quelloffene oder proprietäre Systeme eingesetzt werden. Bei der Kommunikation mit Externen mittels Dokumenten wäre eine Abkehr von Microsoft Office eher kontraproduktiv, da Microsoft Office der de Facto Standard ist und der Umstieg auf andere Produkte Probleme beim Austausch von Dokumenten und Kompatibilitätsprobleme erwarten lässt; die Erfahrungen des Open Source Einsatzes in München stützen diese Einschätzung. Bei FHH-internen Abläufen hängt der Nutzen und das Potential sehr viel mehr von den Fachanwendungen ab als von den Infrastrukturkomponenten; viele der am Markt erhältlichen Fachanwendungen setzen aber als Infrastrukturkomponente zwingend Windows voraus.

8. Existieren im Bezirksamt konkrete Bestrebungen, die IT-Infrastruktur auf Open-Source-Systeme umzustellen? Wenn ja, welche? Wenn nein, warum nicht?

Grundsätzlich Nein. Zu den Gründen siehe Vorbemerkung und die Antworten zu den anderen Fragen. Sofern es allerdings technisch und wirtschaftlich möglich und sinnvoll ist, werden natürlich in Einzelfällen Open Source Produkte eingesetzt und unterstützt. Zum Beispiel entwickeln zurzeit der LGV und die HCU im Auftrag des Bezirksamtes Hamburg-Nord das „Cockpit Städtische Infrastrukturen CoSI“. CoSI wird als Open Source unter der MIT-Lizenz veröffentlicht. Die Nutzung durch andere Länder und Kommunen ist dadurch weltweit möglich.

Tom Oelrichs 18.09.2019