Allris Kleine Anfrage Nr. 84/2018 von Herrn Bernd Kroll, CDU

Allris stand im September über einen längeren Zeitraum nicht zu Verfügung. Auch jetzt steht es noch nicht wieder im bisherigen Umfang zur Verfügung.

„Aufgrund technischer und rechtlicher Probleme ist es zurzeit nicht möglich, auf Anlagen zu Drucksachen und Sitzungen zuzugreifen. Die Überprüfung des Problems wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir bemühen uns um eine zügige Problemlösung und danken für Ihr Verständnis.“

Vor diesem Hintergrund frage ich die Leitung des Bezirksamtes Hamburg-Nord:

Vorbemerkung:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit meldete sich am 30.08.2018 mit dem Hinweis, dass geschwärzte personenbezogene Daten in zwei Anlagen von Drucksachen (je eine in ALLRIS Hamburg-Nord und ALLRIS Wandsbek) wieder reanonymisiert werden konnten.

Die Schwärzung von Anlagen zu Dokumenten erfolgt außerhalb des Fachverfahrens vor dem Hochladen in ALLRIS. Lediglich die Veröffentlichung der Dokumente und Anlagen erfolgt über die Informationsportale – Bürgerinformationssystem und Ratsinformationssystem – von ALLRIS. Es handelt sich demnach nicht um einen Fehler im Fachverfahren ALLRIS selbst sondern in einem vorgelagerten Arbeitsschritt der Dokumentenschwärzung.

Die Ausschussdienste der Bezirksämter nutzen unterschiedliche Schwärzungsverfahren. Neben der manuell vorgenommenen Schwärzung wird in mehreren Bezirksämtern die Software Adobe Acrobat Pro eingesetzt. Eine Reanonymisierung von manuell geschwärzten Dokumenten ist nicht bekannt.

 

Die nähere Analyse muss nunmehr unter anderem klären, ob ein technisches Problem mit der Schwärzungsfunktion der Software Adobe Acrobat Pro besteht oder ein schlichter Anwen­dungsfehler zu der reanonymisierbaren Anlage führte. Des Weiteren sind die in der Vergangen­heit eingestellten Anlagendokumente auf reanonymisierbare Schwärzungen und datenschutz­rechtliche Konformität zu prüfen.
 

1. Wie ist der aktuelle Stand bzgl. der Verfügbarkeit der verschiedenen Funktionen von Allris?
    

Das Bürgerinformationssystem ist verfügbar. Die Sitzungstermine, Tagesordnungen, Nieder­schriften und Drucksachen sind abrufbar. Anlagen zu Drucksachen, Sitzungen und Nieder­schriften sowie Dokumentenzusammenstellungen der Sitzungen wurden ausgeblendet.

Das Ratsinformationssystem ist vollumfänglich für die Mitglieder der Bezirksversammlung ver­fügbar.
 

1. Welche Funktionen von Allris standen den verschiedenen Nutzern von wann bis wann und aus welchen technischen und rechtlichen Gründen jeweils nicht zur Verfügung bzw. auch jetzt noch nicht wieder zur Verfügung?

Das Bürgerinformationssystem und das Ratsinformationssystem des Mandanten Hamburg-Nord wurden am 30.08.2018 (Tag der Beauftragung) abgeschaltet.

Das Ratsinformationssystem wurde am 06.09.2018 (Tag der Beauftragung) wieder für die Mitglie­der der Bezirksversammlung eingeschaltet.

Das Bürgerinformationssystem wurde am 10.09.2018 (Tag der Beauftragung) wieder einge­schal­tet. Anlagen zu Drucksachen, Sitzungen und Niederschriften sowie Dokumentenzusam­men­stel­lungen wurden im Bürgerinformationssystem einstweilen ausgeblendet.

Für die Gründe siehe Vorbemerkung.
 

1. Sofern die Ursache technische Probleme waren bzw. sind:
   
   Bei wem wird Allris betrieben, wer ist für die technischen Probleme verantwortlich und warum stand kein Backup-System zur Verfügung?

Die fachliche Leitstelle ALLRIS befindet sich im Bezirksamt Hamburg-Nord. Technisch wird die Anwendung von Dataport betrieben. Für komplexe Anwendungen steht grundsätzlich kein Zweitverfahren zur Verfügung.
 

4.Angeblich soll der Hamburger Datenschutzbeauftragte Kritik an in Allris verfügbaren Inhalten geäußert haben:
 

a.Wie lautet die Kritik genau bzw. was wurde wann von dem Datenschutzbeauftragten in welcher Form kritisiert?

In dem gemeldeten Fall für Hamburg-Nord konnte im Einzelfall die Schwärzung von personenbezogenen Daten in der Anlage einer Drucksache reanonymisiert werden.
 

b.Ist die Kritik aus Sicht der Verantwortlichen im Bezirk Hamburg Nord berechtigt oder unberechtigt?

Die Reanonymisierung konnte in dem gemeldeten Fall nachgestellt und bestätigt werden. Die Anlage zur Drucksache wurde entsprechend korrigiert.
 

c.Betrifft die unter a. aufgeführt Kritik alle Bezirke oder nur den Bezirk Hamburg-Nord?

Siehe Vorbemerkung.
 

d.Was hat die Leitung des Bezirksamtes Hamburg-Nord bisher unternommen, um auch die kritisierten Teile von Allris den verschiedenen Nutzern wieder zur Verfü­gung zu stellen?

Siehe zunächst Vorbemerkung.

Im Übrigen wird derzeit an einer technischen Lösung gearbeitet, zumindest diejenigen Anlagen, in denen keine Schwärzungen vorgenommen worden sind, wieder online für die Bürger verfügbar zu machen. Es ist möglich, die Anlagen kostenfrei beim Ausschussdienst anzufordern.
 

e.Wann wurden die politischen Gremien über die Kritik des Datenschutzbeauftragten detailliert informiert?

Sofern eine detaillierte Information nicht stattgefunden haben sollte:
Warum nicht und wer hat dieses wann in Abstimmung mit wem entschieden?

In der Sitzung des Hauptausschusses vom 25.09.2018 wurde über die Situation umfassend informiert.

f.Was bedeutet, dass die Überprüfung des Problems einige Zeit in Anspruch nehmen wird?

Dies bedeutet, dass eine technische Lösung im Sinne der Antwort zu Frage 4 d) einen Beauftragungs- und Durchführungsaufwand verursacht, dessen Zeitbedarf derzeit nicht abschätzbar ist.

g.Warum ist es in den Allris Systemen anderer Bezirksämter problemlos möglich, auf die Anlagen zu Drucksachen und Sitzungen zuzugreifen, während dieses im Bezirk Hamburg-Nord nicht möglich ist?

Nicht alle Bezirksämter veröffentlichen die Anlagen zu Drucksachen. Sie sind daher von diesem Problem nicht betroffen.
Siehe zur unterschiedlichen Aufstellungen bezüglich der Schwärzungen die Vorbemerkungen.

 

 

16.10.2018

Yvonne Nische
 

 

Keine