Verfahrensabläufe vereinfachen
Verfahrensabläufe vereinfachen – Gremien, Träger und Verwaltung entlasten!
Mittelvergabe aus den Rahmenzuweisungen „Offene Kinder- und Jugendarbeit/ Jugendsozialarbeit“ (KJ), „Förderung der Erziehung in der Familie“ (FamFö) und „Sozialraumorientierte Angebote der Jugend- und Familienhilfe“ (SAJF) durch den Jugendhilfeausschuss (JHA). Hier: Vorschlag der Verwaltung zur künftigen Beschlussfassung und zur Begleitung des Zuwendungsverfahrens.
Entwurf M/SR22, Stand 12.06.2020
Vorbemerkung
Der JHA hat im Zusammenhang mit dem Haushaltsbeschluss für das Jahr 2020 die Absicht geäußert, die Vergabe von Fördermitteln künftig verstärkt entlang fachlich-konzeptioneller Überlegungen zu steuern. Es wurde das Ziel formuliert, die Beschlussfassung konsequent an vorhandenen Bedarfen auszurichten und sich dabei so wenig wie möglich von der „Haushaltsstruktur“ (also vom Vorhandensein verschiedener „Fördertöpfe“ oder Kostenarten) einengen zu lassen.
Parallel dazu ist die Verwaltung von der Finanzbehörde aufgefordert worden, Vereinfachungsmöglichkeiten im Bereich der Zuwendungsgewährung auszuschöpfen und die Vollzugswirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns – im Sinne von §7 LHO – weiter zu verbessern.
Mit dem Wunsch nach Vereinfachung der Verwaltungsabläufe im Zuwendungsbereich wenden sich auch die Träger regelmäßig an die Verwaltung.
Deshalb regt die Verwaltung an, die Abläufe bei der Beschlussfassung über die Rahmenzuweisungen KJ, FamFö und SAJF zu verändern, um erste Verbesserungen im Sinne der oben genannten Punkte zu erreichen.
Dies vorausgeschickt macht die Verwaltung folgenden Beschlussvorschlag:
Aufstellung des Haushalts
Vorschlag der Verwaltung |
Nutzen |
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Im Haushaltsvorschlag wird künftig pro Träger nur noch eine Gesamtsumme kalkuliert. Der Beschluss des JHA wird nicht mehr nach Kostenarten aufgeschlüsselt (Personalkosten, Honorare, Sachmittel), sondern es wird ein Gesamtbetrag bewilligt, der vom Träger im Sinne des Zuwendungszwecks einzusetzen ist.
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Deutlicher Fokus auf den Zuwendungszweck anstelle kleinteiliger Planung entlang verschiedener Kostenarten; Betonung der fachlich-konzeptionellen Steuerung der Vorgänge. Vereinheitlichung der Verfahren, analoges Vorgehen wie in den Bereichen SHA oder Stadtteilkultur. Reduktion des Verwaltungsaufwandes, schlankere und übersichtlichere Beschlussvorlage.
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Erteilung der Zuwendungsbescheide
Vorschlag der Verwaltung |
Nutzen |
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Die Zuwendungsbescheide werden nicht nur für ein Haushaltsjahr, sondern für die Laufzeit des gesamten Doppelhaushaltes erteilt. Der nächste Zuwendungszeitraum dauert demnach vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2022
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Größere Planungssicherheit für die Träger. Möglichkeit der Vereinbarung längerfristiger Zuwendungszwecke. Reduktion des Aufwandes für Träger und Verwaltung (da pro Doppelhaushalt nur ein Antrag und nur ein Zuwendungsbescheid erforderlich sind).
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Dem Träger wird im Zuwendungsbescheid eine volle Deckungsfähigkeit aller Kostenarten eingeräumt. Die Verwaltungsgemeinkosten werden auf einen Höchstbetrag begrenzt um sicherzustellen, dass die Fördermittel nicht in unverhältnismäßiger Höhe in den Verwaltungsbereich fließen. Das Besserstellungsverbot bleibt hiervon unberührt.
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Erleichterung der flexiblen Steuerung des Projekts entlang inhaltlicher Ziele für den Träger. Betonung der Trägerverantwortung für die Erreichung des Zuwendungszwecks. Größere Flexibilität für den Träger, weil die Beschlussfassung durch den JHA zur Nutzung von Deckungsfähigkeiten entfällt (keine Wartezeiten auf Beschlüsse zwischen den Sitzungen und während der Sitzungspausen). Entlastung von JHA und Verwaltung, durch Wegfall kleinteiliger Beschlüsse zur Nutzung von Deckungsfähigkeiten.
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Wenn das Besserstellungverbot greift, können Personalkosten nur bis zu der entsprechenden Obergrenze gemäß TVL geltend gemacht werden. Dies wird im Zuwendungsbescheid geregelt. |
Erfüllung der Vorgaben aus dem aktuellen Haushaltsbeschluss sowie aus der VV zu §46 LHO und dem einschlägigen Leitfaden der Finanzbehörde. |
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In Fällen, in denen das Besserstellungsverbot nicht greift, werden die Eingruppierungen und Personalkosten im Rahmen der Antrags- und Verwendungsnachweisprüfung fachlich und hinsichtlich der Größenordnung auf Plausibilität geprüft. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind vom Träger in jedem Fall einzuhalten.
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Reduktion des Verwaltungsaufwandes. Detaillierte Prüfung des Besserstellungsverbots nur in Fällen, in denen dies aufgrund rechtlicher Vorgaben erforderlich ist. Dadurch Verbesserung der Vollzugswirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns gemäß §7 LHO.
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Begleitung des laufenden Verfahrens
Vorschlag der Verwaltung |
Nutzen |
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Unterjährige Änderungsanträge wird die Verwaltung eigenständig bearbeiten, sofern der Zuwendungszweck nicht berührt ist und keine Mehrkosten ausgelöst werden (z.B. bei Stellennachbesetzungen).
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Schnellere Rückmeldung an den Träger, da die Bearbeitung unabhängig von den Sitzungsterminen des JHA erfolgen kann. Dadurch schnellere Rechtssicherheit für den Träger. Vereinheitlichung der Verfahren – in anderen Förderbereichen werden unterjährige Änderungsanträge (z.B. zu Stellennachbesetzungen) ebenfalls ohne weitere Beschlussfassung verwaltungsmäßig bearbeitet. Entlastung des JHA durch den Wegfall kleinteiliger Beschlüsse.
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Lediglich Änderungsanträge, die zu einer Aufstockung der Zuwendungssumme führen, werden dem JHA zur Beschlussfassung vorgelegt.
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Verantwortung und „Steuerungshoheit“ des JHA für haushaltsrelevante Beschlüsse bleibt unangetastet. |
Um Beschlussfassung wird gebeten.