Ergebnisse vom Auditbericht 2020 für M/JA

Lfd.

Nummer

Verbesserungspotential

Bedeutung für das JA-Mitte

Status

1

Es sollte eine strukturierte

Auseinandersetzung mit den von den im Bereich des Bezirksamtes Mitte eingesetzten

Ombudsleuten geäußerten kritischen Hinweise etabliert werden; z.B. durch Einbindung in den Prozess

Beschwerdemanagement oder

Vorschlagswesen.

Die Auseinandersetzung erfolgt im Jahr 2021, und soll im dezentralen Management Review am 22.01.2021 so beschlossen werden. Hier ist insbesondere zu betrachten wie ein Fehlermanagement etabliert und nutzbar gemacht werden kann.

Befassung und Beschluss erfolgt im dezentralen Management Review am 22.01.2021

2

Die im Arbeitsbereich des

Kinderschutzbeauftragten geführte Liste „Kinderschutz Controlling“ stellt im

Zusammenhang mit dem JusIT-System eine

Doppelstruktur dar, die durch doppelte Datenführung ein Risiko als Fehlerquelle

darstellt.

Durch die Überarbeitung des Prozesses zur Bearbeitung von Kinderschutzfällen insgesamt, sowie die einhergehende Änderung im Fachverfahren, haben die Liste entbehrlich gemacht

Mit Beschluss in der der erweiterten JA-DB am 09.12.2020 wurde die Liste abgeschafft.

3

Die Definition und Ausgestaltung von

Qualitätszielen der Organisation durch die

eingerichtete Arbeitsgruppe „Neue Qualitätsziele“ hat dazu geführt, dass in einigen Bereichen für das Jahr 2020 keine Qualitätsziele formuliert wurden.

Dies betraf lediglich den Bereich WJH. Hier sind die überbezirklichen Gespräche mit der Sozialbehörde zum Qualitätsziel fast abgeschlossen und werden voraussichtlich im Februar per FAJU Beschluss eingesetzt

AG Neue Qualitätsziele beendet im Januar die Arbeit und legt das Ergebnis der FAJU vor.

4

In der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WJH) in der Region 4 sind aktuell keine konkreten Qualitätsziele formuliert worden; das ehemalige Ziel „Heranziehung innerhalb 6 Wochen“ wurde durch Beschluss der

Fachbesprechung Jugendhilfe (FaJu)

ausgesetzt. Grundlegende Zielsetzungen wie z.B. die Einhaltung von Fristen in der

Fallbearbeitung, Widerspruchs- oder Klagequoten sind nicht explizit definiert worden und Zielerreichungsgrade werden

nicht gemessen.

s.o.

s.o.

5

Im Bereich des ASD in der Region 2 entspricht das vorhandene Organigramm

nicht den tatsächlichen Begebenheiten, da

der operativ bereits eingerichtete ASD 4

„Eingangsmanagement“ noch nicht abgebildet ist.

Bereits erledigt.

Bereits erledigt.

6

Bei der Dokumentation der Fallbearbeitung im System JusIT sollte auf sorgfältige Eingabe der entsprechenden Inhalte geachtet werden,

um eine Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten

(Rechtschreibung, Syntax, Grammatik etc.)

Lücken und Fehler in der Dokumentation müssen durch Leitungen noch stärker kontrolliert werden. So sind regelmäßige Aktenprüfungen unabdingbar

Der FaJu wird im Februar ein Vorschlag zu Checklisten bei Einrichtung von Antragsleistungen im System Jus-It vorgelegt. Diese ersetzt die bis November in Mitte eingesetzte Checkliste in Papierform.

7

Bei der Dokumentation der Fallbearbeitung im System JusIT ist darauf zu achten, dass diese vollständig und lückenlos erfolgt.

s.o.

s.o.

8

Aufgrund eines Personalengpasses im ASD

Region 2 wurden das Eingangs- und das

Fallmanagement getrennt. Nach einer Befragung der Kunden, der freien Träger und

der Mitarbeitenden soll diese Maßnahme dauerhaft fortgeführt werden. Eine

Evaluierung im Regelbetrieb ist nicht vorgesehen.

Hierzu wird im Management Review ein Beschluss gefasst, ob und wenn ja wie eine erneute Evaluation stattfinden soll.
 

Befassung und Beschluss im dezentralen Management Review am 22.01.2021

9

Eine Fortbildung zur Kultursensibilität ist

bisher nicht Bestandteil der Einarbeitung

neuer Mitarbeiter.

Im Management Review wird besprochen, ob dies nur die „Asyl-Abteilung“ betrifft oder alle und wie man eine solche Fortbildung regelhaft anbieten und umsetzen kann.

Befassung im Management Review 22.01.2021

10

Die Zusammenarbeit des ASD mit der

Amtsvormundschaft im Bezirksamt Mitte laut

Kooperationsvertrag wird noch nicht durchgängig und regelmäßig umgesetzt.

Der eigentlich jährlich stattfindende Fachtag zur Kooperation ASD-AV konnte aufgrund von Corona in diesem Jahr nicht stattfinden.

2021 wird wieder ein Fachtag stattfinden, der sich mit dem Thema befasst.