Antwort: Gremienbetreuung (Anfrage der Fraktion DIE LINKE)

Fragesteller: Christine Detamble-Voss, Steffen Leipnitz, Ina Morgenroth, Tim Eckbrett, Maureen Schwalke, Stefan Dührkop, Tilman Rosenau

 

Die stellvertretende Fachamtsleiterin, sowie Abteilungs- und Abschnittsleiterin des Fachamtes Interner Service hat am 14. November 2018 in einer Mail die Fraktionsbüros persönlich darüber informiert, dass die personelle Situation in der Gremienbetreuung sehr angespannt sei. Zurzeit sei die Betreuung folgender Ausschüsse nur auf Zuruf möglich:  Jugendhilfeausschuss, Bauausschuss, Kulturausschuss, Regionalausschuss Wilhelmsburg/Veddel mit Unterausschuss Bau, Cityausschuss. Ausschuss für Verkehr und Umwelt. „Momentan sind nur noch 2 Kolleginnen und ein Kollege in der Gremienbetreuung tätig.“, schreibt sie in Ihrer Mail. Und weiter: „Auf diesem Wege möchte ich Sie alle noch einmal um Ihr Verständnis bitten und wiederholen, was Herr Droßmann gesagt hat:

 

„Herr Droßmann hat die Bezirksversammlung im Anschluss an die Beschlussfassung über die Ausschusstermine 2019 über derzeitige Stellenvakanzen in der Gremienbetreuung informiert.

 

In diesem Zusammenhang hat er die Bezirksversammlung dringend gebeten, die Geschäftsordnung einzuhalten und zwar insbesondere im Hinblick auf die Einreichungsfrist von Anträgen bis 11.00 Uhr (§ 6 Abs. 4 GO) sowie den Grundsatz der Einmalbefassung (§ 10 Abs. 9 GO).

 

Herr Droßmann hat darüber hinaus mitgeteilt, dass die Gremienbetreuung zukünftig von Verlaufsprotokollen absehen und ausschließlich Ergebnisprotokolle liefern wird.

 

Weiterhin hat er darum gebeten, die Referententhemen pro Ausschuss-Sitzung auf maximal zwei Themen zu beschränken.

 

Herr Droßmann hat angekündigt, die Bezirksversammlung zu informieren, sobald die Stellen nachbesetzt wurden und wieder zum bisherigen Verfahren zurückgekehrt werden könne.“

 

Dies voraus geschickt fragen wir die Verwaltung:

 

1. a) Wie viele Gremienbetreuer waren im Mai 2014 im Inneren Service beschäftigt?

 

Im Mai 2014 waren 5 Gremienbetreuer/-innen in der Gremienbetreuung beschäftigt.

 

b) Wie viele Arbeitsstunden (WAZ) wurden insgesamt für die Gremienbetreuung aufgewandt?

 

Um Rückschlüsse auf Arbeitszeitmodelle Einzelner zu vermeiden, wird unter Hinweis auf § 24 BezVG Abs. 2 nicht näher auf die Frage eingegangen.

 

c) Wie viele Gremienbetreuer sind im November 2018 im Inneren Service beschäftigt?

 

Im November 2018 waren 5 Gremienbetreuer/-innen in der Gremienbetreuung beschäftigt. 

 

d) Wie viele Arbeitsstunden (WAZ) wurden insgesamt für die Gremienbetreuung aufgewandt?

 

Siehe 1 b.

 

1. Wie genau lautet die Aufgabenbeschreibung für eineN MitarbeiterIn der Gremienbetreuung?

 

In der gültigen GO der BV heißt es im § 8 Niederschrift: „Über die Sitzung ist zeitnah durch die Verwaltung eine Niederschrift zu führen, in die die Namen der Anwesenden, Beschlüsse, Erklärungen und der wesentliche Inhalt der Beratungen aufzunehmen sind.“

 

Die Gremienbetreuung ist zuständig für

 

• die Erstellung von Sitzungseinladungen und Organisation der Sitzungsorte in Zusammenwirken mit den Ausschussvorsitzenden,
• Erstellung von Vorlagen und Anträgen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachämtern und Fraktionen,
• Teilnahme an Sitzungen, Erstellung der Sitzungsprotokolle und Koordinierung der Beschlussumsetzungen,
• Auszahlungen von Sitzungsgeldern und Fraktionszuschüssen

 

Die Sachbearbeitung erfolgt in einem IT-Fachverfahren (ALLRIS).

 

1. Wie soll die notwendige Transparenz und Öffentlichkeit der Ausschussberatungen hergestellt werden können, wenn nur mehr Beschlussprotokolle gefertigt werden?

 

Aus der Mail von der stellvertretende Fachamtsleiterin, sowie Abteilungs- und Abschnittsleiterin des Fachamtes Interner Service: „Die Ausschreibungen für die beiden Stellenvakanzen in der Gremienbetreuung laufen bis zum 06.12.18.“,

 

Die Erstellung von Ergebnisprotokollen ist ein mit der Politik und der Bezirksamtsleitung einvernehmlich abgestimmtes Verfahren für die Zeit bis zur Besetzung der beiden ausgeschriebenen Stellen. Am Sitzungsablauf ändert sich nichts, die Bürger können sich in der öffentlichen Fragestunde an die Politik wenden und/oder an den Sitzungen teilnehmen. Die Sitzungsunterlagen sind für die Bürger im Bürgerinformationssystem oder Transparenzportal sichtbar.

 

1. Wann genau ist mit der Rückkehr zu einem GO-konformen transparenten Procedere zu rechnen?

 

Die Ausschreibungsfrist endet am 06.12.18. Mit Besetzung beider Stellen ist bei einer adäquaten Bewerberlage im Frühjahr 2019 zu rechnen.