Abgabefristen Förderanträge auf Projektförderung Stadtteilkultur

Derzeitige Praxis:

Die Antragsteller werden von der Verwaltung gebeten, Ihre Antragsunterlagen jeweils sechs Wochen vor der Sitzung des Kulturausschusses vorzulegen.

Nach Eingang werden die Unterlagen geprüft, mit einem Aktenzeichen versehen und die Antragsteller werden ggf. um Nachträge gebeten (Finanzierungspläne, Veranstaltungstermine, konzeptionelle Konkretisierungen usw.).

Die Unterlagen werden ggf. ergänzt und anschließend 10 Tage vor der Sitzung des Kulturausschusses an die Gremienbetreuung weitergegeben, die das Material den Mitgliedern des Kulturausschusses zur Verfügung stellt.

Gelegentlich gehen noch sehr kurz vor der Sitzung des Kulturausschusses eilige Anträge bei der Verwaltung ein. Derzeit werden solche Anträge dem Kulturausschuss kurzfristig per Nachverschickung zur Verfügung gestellt. Hintergrund: Die Verwaltung wollte sich bisher nicht in Eigenregie gegen die Weitergabe der Unterlagen entscheiden – zumal viele Antragsteller auf anderslautende mündliche Absprachen mit Mitgliedern des Kulturausschusses verweisen.

Nachteil: Es entsteht ein großer Zeitdruck, die Unterlagen können von der Verwaltung nicht gründlich geprüft werden, die Antragsteller können keine Nachlieferungen mehr vornehmen. Gemäß DSGVO muss das Fachamt im Antrag und in den Anhängen all das schwärzen, was auf persönliche Daten (Namen, Fotos u.a.) schließen ließe. Auch evtl. urheberrechtlich geschützte Daten sind von einer Veröffentlichung ausgenommen, es sei denn, es liegt vorab eine schriftliche Einverständniserklärung des Rechteinhabers vor. Die Mitglieder des Kulturausschusses haben keinen Vorlauf, um sich in Ruhe mit den Anträgen zu beschäftigen oder sich fraktionsintern über die Anträge zu beraten.

Vorschlag der Verwaltung zum künftigen Vorgehen

Im Sinne der Einheitlichkeit und Transparenz des Vorgehens für Antragsteller schlägt die Verwaltung für die Zukunft folgendes Verfahren vor:

 Die Antragsteller werden gebeten, Ihre Unterlagen sechs Wochen vor der jeweiligen Sitzung des Kulturausschusses vorzulegen

 Im Ausnahmefall kurzfristig eingehende Anträge werden nur bis 11 Tage vor der Sitzung (also einen Tag vor der Verschickung an die Gremienbetreuung) angenommen.

 Anträge die nach dem Verstreichen dieser Frist eingehen können erst in der übernächsten Sitzung des Kulturausschusses berücksichtigt werden.

 Die Verwaltung informiert die Antragsteller über dieses Vorgehen mit einem Informationsblatt das auf der Webseite www.hamburg.de/mitte/stadtteilkultur veröffentlicht wird.

Um Beschlussfassung wird gebeten.

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