Verwendung öffentlicher Gelder und Vergabepraxis im Zusammenhang mit dem Fest zur Deckeleröffnung in Schnelsen am 25.09.2022

07.12.2022

Lfd. Nr. 188 (21)

 

Kleine Anfrage gemäß § 24 BezVG der Mitglieder der Bezirksversammlung Eimsbüttel, Andreas Stonus, Rüdiger Kuhn und Christian Holst (CDU-Fraktion)

 

Verwendung öffentlicher Gelder und Vergabepraxis im Zusammenhang mit dem Fest zur Deckeleröffnung in Schnelsen am 25.09.2022

 

Die Kleine Anfrage wird wie folgt beantwortet:

 

 

 

Vorbemerkungen:

Nach fast zehn Jahren Lärm- und Staubbelastung sollte das Fest zur Eröffnung des Schnelsener Deckels am 25.09.2022 eine Belohnung für Schnelsens Bürger werden. Relativ kurzfristig wurde das Datum fixiert und kommuniziert, vermeintlich auch, um die Eröffnung durch Hamburgs Ersten Bürgermeister Tschentscher durchführen zu lassen.

Parallel fanden an dem Wochenende die Schnelsener Kunstmeile statt und die Geschäfte konnten öffnen.

Durch die Verwaltung ist ein Finanzierungsbedarf für das Deckelfest von 40.000 Euro ermittelt worden. Aufgrund eines Beschlusses der Bezirksversammlung im Februar 2022 sind Sondermittel der Bezirksversammlung in Aussicht gestellt worden. Mit der Drucksache 21-3166 wurden diese durch die Verwaltung beantragt, diskutiert und beschlossen. Es handelte sich um eine Zuwendung in Höhe von 25.000 Euro.

 

Vor diesem Hintergrund fragen wir:

 

1. Wie ist der Bedarf von 40.000 Euro durch welche Stelle konkret ermittelt worden?

 

Der Bedarf wurde durch das Fachamt Management des öffentlichen Raumes anhand von Kostenrahmen vergleichbarer Feierlichkeiten abgeschätzt.

 

2. Auf welche Art und Weise sind die inhaltlichen Planungen der Deckelveranstaltung durch welche Stelle durchgeführt worden?

Falls einzelne Leistungen durch Angebotsanfragen ermittelt worden sind, stellen Sie bitte dar, welche rechtliche Grundlage dem Vorgehen zugrunde gelegen hat oder ob dies im Zuge einer Markterkundung erfolgte.

 

Es wurde eine konzeptionelle Ausschreibung durch das Fachamt Management des öffentlichen Raumes erarbeitet, welche die Organisation und Durchführung eines eintägigen Bürger- und Parkfestes mit hamburgweiter Ausstrahlung zur Übergabe der Parkanlage an die Öffentlichkeit im Rahmen einer Eröffnungsfeier beinhaltete. Die Vergabe erfolgte durch das Rechtsamt / Zentrale Beschaffungsstelle der Bezirksämter im Bezirksamt Altona als Verhandlungsvergabe nach der Unterschwellenvergabeordnung  (UVgO). Am 23.05.2022 erfolgte die Submission. Es lagen keine Angebote vor. Nach erneuter Ausschreibung der Leistung mit Submission am 28.06.2022 erfolgte am 24.08.2022 der Zuschlag auf das Angebot der Heimathafen Hamburg Events GmbH.

 

3. Zu welchem Zeitpunkt ist der 25. September 2022 als endgültiger Termin für die Durchführung des Deckelfestes fixiert worden? Wann erfolgte die Kommunikation an die politischen Gremien in welcher Form?

 

Maßgeblich für die Festlegung des Veranstaltungstermins war der voraussichtliche Fertigstellungszeitpunkt der Baumaßnahme. Zum Zeitpunkt der Veranstaltungsplanung war eine Fertigstellung im September 2022 absehbar. Am 15.08.2022 fand ein Vorgespräch mit den Initiatoren des Schnelsenfestes statt, um die gemeinsame Durchführung am 25.09.2022 zu diskutieren und die Machbarkeit zu prüfen. Zu diesem Zeitpunkt hatte bereits BGM I freie Kapazitäten für den 25.09.2022 zugesagt. Im Folgenden prüfte der Event-Manager, ob er die notwendige Veranstaltungstechnik (Bühne, Technik, Mobiliar,..) ebenfalls zum 25.09.2022 organisieren kann. Mit Drucksache 21-3166 wurde das Veranstaltungsdatum im RaLoNiS am 22.08.2022 bekannt gegeben.

 

4. Sind regionale Geschäfte oder Unternehmen für Catering oder sonstige Tätigkeiten angefragt worden oder hatten die Möglichkeit, sich für die Dienstleistung zu bewerben?
   Falls ja, wie viele haben einen Zuschlag erhalten?

Falls nein, warum nicht?

 

Der Event-Manager hatte die Organisation und Durchführung des Festes als Gesamtpaket übertragen bekommen, so dass keine weiteren Dienstleistungen ausgeschrieben werden mussten. Das 1. Konzept des Event-Managers hatte vorgesehen, Food-Trucks aus dem Hamburger Raum zur gastronomischen Versorgung zu gewinnen. Da keine Gewinngarantie bestand aufgrund fehlender Kenntnis zur Besucheranzahl, die Ende September witterungsbedingt stark schwanken kann, konnte hier kein Anbieter akquiriert werden. Nach dem Gespräch mit Herz von Schnelsen wurde auch die Freiwillige Feuerwehr, die beim Schnelsenfest grillt, angefragt, einen zusätzlichen Stand auf dem Deckelfest zu betreiben. Dies wurde aufgrund von Personalmangel seitens der Feuerwehr abgelehnt. Schlussendlich konnte ein eventerfahrener Gastronom aus Schenefeld, Small & Tall Catering, zur gastronomischen Versorgung auf dem Deckelfest gewonnen werden.

 

5. Welche Gebühren hatten gastronomische Betriebe zu entrichten, um beim Deckelfest ihre Ware anbieten zu können und wie hoch sind diese gewesen?

Haben gastronomische oder sonstige Anbieter Einnahmen erzielt oder Vorgaben für Preisobergrenzen vorgeschrieben bekommen?

Wurden Erlöse oder Teil-Erlöse aus Verkaufstätigkeiten zur Refinanzierung des Deckelfestes genutzt, um die Kosten der öffentlichen Hand zu reduzieren?

 

Es wurden keine Gebühren erhoben. Die Verkaufspreise von Small & Tall Catering wurden vorab bezirksintern bekannt gegeben und als marktüblich eingeschätzt. Die Erlöse wurden nicht zur Refinanzierung der Kosten der öffentlichen Hand genutzt.

 

6. Wie und durch wen ist zu welchen Zeitpunkten die konkrete Beauftragung der einzelnen Dienstleister erfolgt?

 

Die Fa. Heimathafen Hamburg Events GmbH wurde auf Grundlage der Verhandlungsvergabe durch die Zentrale Vergabestelle der Bezirksämter mit der Erbringung der Gesamtdienstleistung beauftragt (vgl. Antwort zu 2). Die AKS GmbH (Einrichtung Halteverbotszone) wurde am 23.09.2022 durch das Fachamt Management des öffentlichen Raumes direkt beauftragt.

 

7. Ist nach Abrechnung der Veranstaltung der gesamte Betrag von 40.000 Euro benötigt worden?
   Falls nein, welche Summe wurde benötigt und welche Restsumme wurde an wen zurückgeführt?
   Falls ein Finanzierungsdefizit besteht, wie und durch wen ist dies ausglichen worden?

 

Ja. Die Schlussrechnung des Veranstalters beträgt in Summe 42.605,21 € brutto. Die Abrechnung erfolgt je hälftig aus dafür veranschlagten Projektmitteln und bezirklichen Sondermitteln. Die nicht benötigten Sondermittel werden zurückgegeben. Es besteht kein Finanzierungsdefizit.

 

8. Wie setzen sich die entstandenen Kosten konkret zusammen?

Bitte um Darstellung, für welche Leistungen welche Einzelbeträge an welche Firmen, Organisationen, Agenturen etc. geflossen sind.

 

Die Fa. Heimathafen Hamburg Events GmbH übernahm den Auftrag zur Organisation und Durchführung des Bürger- und Parkfestes für das Gesamtbudget von 42.605,21 € brutto. Zur Vorhaltung einer Andienungszone wurden durch die Albert Kliche Strassenbau GmbH Halteverbotszonen für 238,00 € brutto eingerichtet.

 

Um ihre Arbeit vorstellen zu können, gab es Stände und Zelte von Vereinen und Organisationen auf dem Deckel. Hierzu sei eine Gebühr zu entrichten gewesen.

 

9. Wie wurde an diese kommuniziert, dass eine Präsentation möglich ist? Wie viele Anfragen/Interessierte gab es und wie viele Genehmigungen wurden erteilt?

 

Über örtliche Multiplikatoren z. B. aus der Bezirkspolitik oder der Fa. Zum Felde BID Projektgesellschaft GmbH sowie aufgrund von Interessensbekundungen wurde die Möglichkeit zur Präsentation örtlicher Vereine kommuniziert. Alle an das Bezirksamt gerichteten Interessensbekundungen und Kontakte wurden an den externen Event-Manager weitergegeben. Dieser kontaktierte die Vereine und Akteure und recherchierte darüber hinaus eigenständig weitere in Schnelsen und Umgebung ansässige Vereine, um eine mögliche Präsentation auf dem Eröffnungsfest anzubieten. Eine konkrete Anzahl bezüglich Anfragen/Interessierte wurde nicht erfasst. Es wurden keine Genehmigungen erteilt.

 

10. Entspricht es den Tatsachen, dass für die Darstellung der Tätigkeiten von nicht kommerziellen Vereinen eine Gebühr erhoben wurde?

Falls ja, wie hoch war diese und wer hat diese Gelder eingenommen?

Falls ja, warum wurden solche Kosten nicht aus dem Gesamtbudget übernommen?

 

Das Bezirksamt und das beauftragte Eventmanagement haben von den mitwirkenden Vereinen und Akteuren keine Gebühren erhoben. Für das Schnelsenfest wurden Gebühren in Höhe von 383,- € erhoben für Marktfestsetzung, Sondernutzung und Alkoholausschank.

 

 

ohne

 

 

keine