Wie meistert das Bezirksamt die Corona bedingten digitalen Herausforderungen? Kleine Anfrage von Katarina Blume (FDP-Fraktion)

Die Covid-19-Pandemie hat im Zeitraum der aktiven Kontaktbeschränkungen zwischen März und Mai 2020 Bürger und Arbeitgeber gleichermaßen vor große Herausforderungen gestellt. In kürzester Zeit mussten Arbeitsprozesse flexibel auf Telearbeit umgestellt, notwendige IT-Ausstattung wie Bildschirme und Laptops nachbeschafft und Homeoffice Arbeitsplätze eingerichtet werden.

Manche Branchen wurden oder sind noch immer durch den begleitenden Konjunktureinbruch gezwungen für Mitarbeiter Kurzarbeit zu beantragen oder der Geschäftsbetrieb musste aufgrund der inzwischen wieder aufgehobenen Kontaktbeschränkungen gänzlich eingestellt werden, wie beispielsweise in der gesamten Gastronomie und Veranstaltungsbranche.

Dies trifft im übertragenen Sinne auch auf die Ämter zu: Einrichtungen, die vornehmlich der Bearbeitung von Anliegen von Bürgern im persönlichen Kontakt dienen, mussten für den Publikumsverkehr geschlossen werden. Gleichzeitig gab es in anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung, wie z. B. den Gesundheitsämtern, ein deutlich erhöhtes Arbeitsaufkommen.

Angesichts erneut steigender Fallzahlen ist es notwendig eine Bilanz zu ziehen, wie amtsseitig unter Nutzung digitaler Infrastruktur auf die veränderten Arbeitsumstände und -aufwände reagiert wurde, welche Lehren daraus gezogen und Maßnahmen eingeleitet wurden.

 

Das Bezirksamt Altona beantwortet die Fragen wie folgt:

 

1. Wie groß ist der prozentuale Anteil der Mitarbeiter des Bezirks Altona, der über die technische IT-Ausstattung zur mobilen Arbeit (z. B. Laptop oder Tablet) verfügt?

 

Zu 1:

Die ermittelten Anteile beziehen sich auf die mit Laptops ausgestatteten Arbeitsplätze.

 

1.a  Stand: Anfang März 2020.

 

Zu 1.a:

22,2 %

 

 

 

1.b  Stand: August 2020.

 

Zu 1.b:

52,7%

 

1. Wie groß ist die absolute Zahl der mit technischer IT-Ausstattung zur mobilen Arbeit ausgestatteten Mitarbeiter?

 

Zu 2:

Die ermittelten Zahlen beziehen sich auf die mit Laptops ausgestatteten Arbeitsplätze.

 

2.a  Stand: Anfang März 2020.

 

Zu 2.a:

282 Arbeitsplätze

 

2.b  Stand: August 2020.

 

Zu 2.b:

658 Arbeitsplätze

 

1. Wie hoch ist das prozentuale Ausstattungsziel für IT-Ausstattung zur mobilen Arbeit bezogen auf die Mitarbeiterzahl? Gibt es einen Zielzeitpunkt zur Erreichung dieses Ausstattungsziels?

 

Zu 3:

Derzeit erfolgt die Ausstattung mit Laptops mit dem Ziel, möglichst für alle Bereiche, die sich für eine Aufgabenerledigung im Rahmen mobiler Arbeit eignen, eine entsprechende Möglichkeit zu schaffen. Zur Erreichung dieser Zielsetzung werden auch (dezentrale) organisatorische Regelungen und Absprachen in den einzelnen Bereichen, insbesondere die abwechselnde Nutzung von Laptops, eingesetzt.

 

1. Werden Teilbereiche der Ämter gegenwärtig gezielt prioritär mit technischer IT-Ausstattung zur mobilen Arbeit ausgestattet?

1. Wenn ja, welche?
2. Welche Fachämter waren oder sind aktuell betroffen?

 

Zu 4.a und b:

Eine priorisierte Ausstattung mit Laptops erfolgt vor dem Hintergrund der in Antwort 3 genannten Zielsetzung, sodass für alle Fachämter Neu- und Ersatzbeschaffungen von Laptops getätigt werden.

 

1. Sofern die dienstliche IT-Ausstattung ausreichend war, gab es andere Einschränkungen durch technische Infrastrukturdefizite (kein Internetanschluss, nicht ausreichende Bandbreite etc.) aufseiten der Mitarbeiter im Homeoffice?

 

Zu 5:

Entsprechende Infrastrukturdefizite aufseiten der Beschäftigten sind nicht bekannt.

 

1. Wenn ja, welche?
2. Welche Hilfestellung wurde bei der Behebung geleistet?

 

1. Wie viele Mitarbeiter der Ämter waren durch eine zeitweise Schließung ihrer Arbeitsstandorte von Homeoffice betroffen?
   1. Angabe in Prozent.
   2. Welche Abteilungen waren oder sind aktuell betroffen?

 

 

Zu 6.a und b:

Fachamt	Betroffene Mitarbeiter*innen
EA	30%
FABEA	100%
HB	70%
GS	15%
JA	50%

 

1. Gab es Mitarbeiter, bei denen ein Großteil der üblichen Arbeitsaufgaben durch temporäre Schließungen oder durch Wegfall des Kundenverkehrs z. B. in Bürgerämtern, entfiel?
   1. Wenn ja, wie viele Mitarbeiter waren hiervon betroffen?
   2. In welchen Fachämtern?

 

Zu 7.a und b:

Fachamt	Betroffene Mitarbeiter*innen
EA	70%
FABEA	5 Mitarbeiter*innen
JA	50%

 

1. Gab es Kurzarbeit bei Mitarbeitern des Bezirks Altona?

 

Zu 8:

Nein

 

1. Wenn ja, wie viele Mitarbeiter waren betroffen?
2. Aus welchen Fachämtern?

 

1. Wurden Mitarbeiter über Fachbereichsgrenzen hinweg mobilisiert, um Mehrbedarfe anderer Fachbereiche zu decken?
   1. Wenn ja, wie viele?

 

Zu 9.a:

Ca. 20 Personen aus Altona wurden / werden zeitweise umgesetzt.

 

1. Welche Fachbereiche wurden unterstützt?

 

Zu 9.b:

Das Fachamt Gesundheit wird unterstützt.

 

1. Konnten Mitarbeiter im Homeoffice durch fehlende technische IT-Ausstattung zum mobilen Arbeiten keine oder nur eingeschränkte Arbeitsleistung erbringen?
   1. Wenn ja, wie viele?

 

Zu 10.a:

Fachamt	Betroffene Mitarbeiter*innen
EA	44 Mitarbeiter*innen sind noch nicht vollumfänglich technisch ausgestattet, die Arbeit konnte jedoch durch die Nutzung eines Programms, welches den Zugang über ein privates Endgerät ermöglicht, geleistet werden.
HB	22 Mitarbeiter*innen sind noch nicht vollumfänglich technisch ausgestattet, die Arbeit konnte jedoch durch die Nutzung eines Programms, welches den Zugang über ein privates Endgerät ermöglicht, geleistet werden.

 

 

1. Wurden ergänzende organisatorische Maßnahmen in Vorbereitung einer möglichen erneuten Kontaktbeschränkung getroffen?
   1. Wenn ja, welche?

 

Zu 11 und 11.a:

Neben der laufenden Ausstattung weiterer Mitarbeiter*innen mit Laptops haben einige Fachämter besondere Maßnahmen ergriffen:

Fachamt	Maßnahme
HB	Neben den Sicherheitskonzepten für den Krisenmodus innerhalb der Dienststelle wurden Vorkehrungen für den Kontakt mit Publikum getroffen. Die bisherigen Schutzmaßnahmen werden im Wesentlichen beibehalten. Publikumsverkehr findet nur nach Terminvergabe und nur im Eingangsbereich statt, Nachvollziehbarkeit möglicher Infektionsketten durch Erfassung der Kontakte, Nutzung von Mund-Nasenschutz, Spuckschutzwände aus Plexiglas, Hand-und Flächendesinfektion
MR	Mitarbeiter*innen werden im tageweisen Wechsel eingesetzt über mobiles Arbeiten daheim und Arbeit im Büro oder im Außendienst
FABEA	Neben dem Sicherheitskonzept für die Dienststelle wurden Maßnahmen für den Kontakt mit dem Publikum getroffen. Darüber sind nur Kolleg*innen in der Dienststelle, deren Anwesenheit zwingend notwendig ist.
JA	Kundenintensive Dienststellen haben alle einen Sichtschutz- Spuckschutz, die Abstände zum Frontoffice sind durch Klebestreifen gem. den Abstandsvorschriften gekennzeichnet. Fast alle Abteilungen können die Antragstellung der Kunden online bearbeiten. Der ASD, der für Krisenfälle Hausbesuche vorhalten muss, ist mit Sicherheitsanzügen ausgestattet. Alle Dienststellen haben ausreichen Desinfektionsmittel und Mund- Nasenmasken. Die Möglichkeit zum Homeoffice bleibt bestehen. Die Dienststellen sind mit entsprechender Technik ausgerüstet. In der offenen Kinder- Jugendarbeit / Familienförderung gibt es Konzepte, die bei erneuter Kontaktbeschränkung Projekte und Maßnahmen online anbieten können. Alle Einrichtungen haben Hygienekonzepte nach denen Einzelkontakte oder Angebote in kleineren Gruppen stattfinden können.

 

 

1. Sind bereits Mitarbeiter aus dem Homeoffice an ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt?
   1. Wenn ja, wie viele?
   2. Aus welchen Fachämtern?

 

Zu 12.a und b:

Fachamt	Rückkehr aus dem Homeoffice
EA	Ja, ca. 10 Mitarbeiter*innen, mit Schichtpräsenz
FABEA	Alle Kolleg*innen sind je nach Erfordernis wieder in der Dienststelle anwesend
HB	Ja, 35% der Mitarbeiter*innen sind wieder im Büro. Durch Nutzung von Einzelbüros findet eine Schichtpräsenz statt.
GS	Da die Dienststellen publikumsfrei sind und überwiegend in Einzelbüros gearbeitet wird, kann unter Berücksichtigung der Corona Schutzmaßnahmen der Dienstbetrieb im Haus erfolgen.
JA	Ja, die meisten Mitarbeiter*innen sind mittlerweile wieder im Büro-

 

 

1. Gibt es vorhandenes Personal, das aktiv darauf vorbereitet und eingeplant wird, im Falle erneuter Kontaktbeschränkungen Abteilungen mit erhöhtem Arbeitsaufkommen und Mitarbeiterbedarf zu unterstützen?
   1. Wenn ja, wie viele?

 

Zu 13.a:

Die Unterstützung von 5 Kolleg*innen hält aktuell weiter an, s. Frage 9.

 

1. Aus welchen Fachämtern?

 

Zu 13.b:

Die 5 Kolleg*innen kommen aus den Bereichen SDZ, IS, RA und JA.

 

1. Haben die Erfahrungen aus der ersten Phase der Kontaktbeschränkungen Hinweise darauf ergeben, dass verstärkte Mitarbeiterschulungen im Umgang mit IT-Ausstattung und Software zur Telearbeit notwendig sind?
   1. Wenn ja, in welchem Umfang wurden Schulungen durchgeführt
   2. Sind weitere Schulungen geplant? Welche und in welchem Umfang?

 

Zu 14:

Das Bezirksamt hat keine expliziten Hinweise aus dem Kreise der Mitarbeiterschaft erhalten. Dies ist ggf. dadurch bedingt, dass zeitnah diverse zentrale Schulungsangebote des ZAF initiiert wurden, s. Anlage.

 

1. Wie viele der Beschäftigten sind durch Vorerkrankungen vorbelastet und werden daher bis auf Weiteres im Homeoffice tätig sein müssen?

 

Zu 15:

Die Anzahl sämtlicher Beschäftigter mit Vorerkrankungen ist dem Bezirksamt nicht bekannt.

Es besteht keine Verpflichtung den Arbeitgeber darüber zu informieren.

Sind Vorerkrankungen von Mitarbeitern bekannt, wird neben anderen alternativen Schutzmaßnahmen u.a. geprüft, ob Home-Office eine sinnvolle Möglichkeit aus Sicht der Dienststellen und Mitarbeiter*innen ist. Home-Office ist insofern keine unmittelbare Folge einer bestehenden Vorerkrankung.

 

1. Ist dieser Umstand dem Bezirksamt bewusst und wie wird darauf reagiert?

 

Zu 15.a:

Siehe oben.

 

1. Wird die Ausstattung ergänzt oder werden Mitarbeiter dabei unterstützt, um den Übergang zu einem regulären Homeoffice zu schaffen?

 

Zu 15.b:

Dies ist einzelfallabhängig und kann daher nicht pauschal beantwortet werden.

Im Übrigen siehe oben.

 

1. Bitte geben sie an, ob der finanzielle Mehrbedarf für Ausstattung, Schulungen etc. bereits ermittelt wurde.

1. Falls ja, in welcher Höhe?
2. Falls nein, warum nicht?
3. Ist die Finanzierung der Mehrbedarfe gesichert?
4. Aus welchen Mitteln werden die Mehrbedarfe finanziert?

 

Zu 16.a bis d:

Die Ausstattung mit Laptops führt im Vergleich zu Standard-PC-Arbeitsplätzen zu etwa doppelt so hohen Kosten. Die diesbezüglichen Mehrkosten werden über den IT-Globalfond zentral durch die Freie und Hansestadt Hamburg getragen.

 

Kosten für Schulungen werden zumeist zentral durch die Freie und Hansestadt getragen. Etwaige Mehrkosten, die durch zusätzliche Schulungen entstanden sind oder entstehen und nicht zentral getragen werden, gleichen sich durch Minderkosten aufgrund einer geringeren Teilnahme an anderen Fortbildungsveranstaltungen während der Corona-Krise aus.

 

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